La gestión de activos, especialmente la supervisión de inventarios, condiciones del sistema, garantías y mantenimiento, puede resultar a menudo muy compleja y difícil. Afortunadamente, existe un remedio para este problema, y la solución es el sistema CAFM (gestión de instalaciones asistida por ordenador) que proporciona un fácil acceso a los datos para permitir un método rentable de utilizar plenamente el ciclo de vida de los activos. En este artículo, exploraremos cómo el software CAFM puede facilitar y agilizar la gestión de activos.
Qué es la gestión de activos
La Gestión de Activos no es más que una gestión hábil de los activos físicos desde el momento de su adquisición hasta su eliminación. Distinguimos cuatro fases que definen la vida cíclica de los equipos:
1) Adquisición: decisión de compra
2) Explotación: gestión y uso del activo hasta su lanzamiento.
3) Mantenimiento - gestión de activos durante su vida cíclica
4) Eliminación - fin del ciclo de vida de los equipos
La necesidad de previsión de costes, que tendrán que nacer debido a obras no planificadas y reparaciones de dispositivos durante la tercera y cuarta fase, no son un reto reservado hoy en día a las mayores empresas de producción. El nivel de informatización y automatización presente en casi todas las ramas inmobiliarias, hace que una correcta determinación del presupuesto necesario para la explotación (OPEX), basada en el conocimiento del estado de los equipos, también en las inversiones (CAPEX), y capacidad de seguimiento y respuesta rápida; pueda resultar necesaria en el contexto de una política presupuestaria responsable. No podremos hacerlo sin una evaluación actualizada y fiable del estado y el valor de nuestros activos.
Gestión de activos digitales con el software CAFM
Hoy en día, seguimos basándonos en la información y las recomendaciones del fabricante cuando se trata de determinar el ciclo de vida de los aparatos. No tenemos en cuenta los cambios que se han producido desde su instalación ni las condiciones locales en las que funcionan los dispositivos. Una solución que permite controlar todos los aspectos esenciales que influyen en el ciclo de vida de los equipos -sus costes de funcionamiento y emergencia, por un lado, y el carácter concienzudo del servicio, por otro- son los sistemas de gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM).
Por qué es importante la gestión de activos digitales
Con estos conocimientos, no sólo podemos supervisar el estado de nuestros equipos; conociendo el estado y la condición de los activos, podemos, de forma innegablemente más precisa, definir nuestras propias necesidades de mejora de instalaciones específicas. También podemos definir el ciclo de vida de los dispositivos o aclarar los requisitos con ocasión de licitaciones, por ejemplo, de servicios de gestión de instalaciones.
Este conocimiento es especialmente importante para los administradores o propietarios de la cartera inmobiliaria. Como se demostrará en la siguiente parte de este artículo, el análisis de los datos recopilados por las plataformas CAFM permite realizar comparaciones dinámicas del estado de los activos dentro de la cartera, o evaluar los equipos de fabricantes específicos en función de la fiabilidad y los costes de funcionamiento.
Conocimiento del equipo = Control del equipo
Por desgracia, resulta que son los equipos los que a veces parecen tener el control sobre nosotros: detienen el funcionamiento de las líneas de producción, hacen necesario cerrar el almacén y ponen patas arriba nuestros planes presupuestarios. Aunque las inspecciones periódicas, las comprobaciones y el mantenimiento de los equipos son la base de las empresas de hoy en día, la mayoría de ellas siguen basándose en libros de mantenimiento en papel. Debido a ello, el acceso a los datos sigue estando relacionado con la consulta de carpetas para encontrar un informe elaborado por los técnicos o enviado por un servicio externo. Un sistema CAFM complementario y bien implementado puede venir al rescate. No sólo le permitirá organizar su trabajo de servicio e inspección, sino que, sobre todo, le proporcionará una herramienta analítica potente y de fácil acceso.
Centralizar o... pagar el precio
Cuando se habla de Industria 4.0 y de la necesidad de digitalizar los datos, a menudo se hace hincapié en las necesidades especiales y en las herramientas que deben satisfacerlas. Como resultado, podemos encontrarnos con una situación en la que, en un mismo inmueble, se utilizan herramientas distintas para controlar diferentes procesos. Las más importantes son:
1) Mantenimiento reactivo - Gestión de incidencias y respuesta de la comunicación con servicios externos
2)Gestión de activos y costes: gestión del inventario de equipos e instalaciones y control de los costes en que incurrimos.
3) Mantenimiento planificado y preventivo - Planificación y control de revisiones, auditorías, servicios y puntualidad de las inspecciones.
La dispersión de estos elementos y la falta de una herramienta para intercambiar información entre ellos se traduce en una falta de visión holística de nuestros activos. Al mismo tiempo, observar una correlación entre el estado de un dispositivo y los costes de servicio incurridos es extremadamente difícil.
Es más, el cálculo del valor residual de los equipos basado en la depreciación, rara vez muestra su verdadero valor, e ignorar su tasa de fallos (esto, a su vez, se debe a la falta de acceso rápido al informe de los costes incurridos) expone a la empresa a pérdidas. Por eso es importante elegir una herramienta que facilite el complejo inventario de bienes y proporcione un acceso rápido no sólo a la información sobre los dispositivos, en forma de fecha de lanzamiento o fin de garantía, sino que también recopile datos, por ejemplo
- Cuántas veces ha apagado el dispositivo el usuario
- Frecuencia de mantenimiento
- Quién y cuándo realizó la última revisión
- ¿En qué costes hemos incurrido como resultado de fallos inesperados en el plazo seleccionado?
Las plataformas CAFM de la clase adecuada, que reúnen todos los atributos anteriores y combinan todos los módulos pertinentes, permiten un rápido "salto" entre ellas, de modo que podemos acceder a la tarjeta digital de nuestro dispositivo con sus datos, a la tarjeta de notificación de servicio o al chequeo; podemos obtener datos relevantes para nosotros en cuestión de segundos.
Gracias al rápido acceso a los datos y a la organización de los costes asociados al funcionamiento diario de los equipos, así como a las inversiones resultantes del análisis de su ciclo de vida, el propietario o gestor inmobiliario puede crear presupuestos de OPEX y CAPEX basados en los datos, que son mucho más veraces que los basados en las recomendaciones del fabricante o en nuestras expectativas.
Qué es IoT y cómo la tecnología IoT puede agilizar la gestión de activos
En la mente de muchos técnicos, gestores o administrativos se cierne la visión de tener que revisar extensas hojas de cálculo de Excel o documentación fotográfica de placas de datos para localizar el dispositivo. Al tener que contar cientos o miles de dispositivos, muchos de los cuales se diferencian entre sí solo por un número de serie, nos enfrentamos a todo un reto, si queremos identificar de forma rápida y eficaz un dispositivo concreto para actualizar sus datos. La solución más sencilla y también la más barata es utilizar la tecnología del Internet de las Cosas (IoT) en forma de pequeñas etiquetas NFC.
Etiquetas NFC emparejados con el equipo dentro del sistema interno de CAFM, etiquetas NFC permiten una rápida identificación del dispositivo, mientras que estar en el camino. Al mismo tiempo, es necesario escanear la etiqueta NFC pegatina moviendo un dispositivo móvil, con una plataforma CAFM instalado, compatible con la tecnología NFC más cerca. Gracias a la integración de los sensores IoT con el software CAFM, después de escanear la etiqueta colocada en el dispositivo concreto, podrá no solo identificarlo, sino también recibir los datos históricos necesarios o descargar archivos de la tarjeta del dispositivo previamente añadidos (por ejemplo, protocolos de servicio, manuales, etc.).
El uso de etiquetas NFC no sólo se limita a dar información sobre los dispositivos, sino que también pueden servir como punto de control. Gracias a ello obtenemos vigilancia sobre las rondas diarias o las inspecciones de los dispositivos, que el dispositivo nos guiará paso a paso, junto con una indicación de las tareas que debemos realizar en él. Lea más y descubra el potencial de los sensores IoT en el sector inmobiliario.
Datos del equipo y qué hacer a continuación
Los datos de los equipos recopilados y actualizados meticulosamente tienen un valor analítico incalculable. Eso sí, siempre que puedan filtrarse, seleccionarse y visualizarse rápidamente. Las plataformas CAFM ofrecen la posibilidad de utilizar decenas de informes ya preparados y permiten configurar fácilmente informes "a medida".
El análisis de los costes incurridos por los dispositivos, los equipos averiados de una determinada marca, la edad media de los dispositivos en un determinado inmueble... son varios ejemplos de datos a los que se puede acceder rápidamente gracias a las soluciones CAFM. La información obtenida permite tomar decisiones acertadas en lo que respecta a la rentabilidad del próximo servicio, o qué marcas de dispositivos elegir en función de su índice de averías y de los costes incurridos. También es importante que la plataforma ofrezca una visión general intuitiva y rápida de los servicios de mantenimiento programados y de las inspecciones de los dispositivos. Gracias a ello podemos asegurarnos de que se les presta el servicio adecuado.
Reflexiones finales
No importa si estamos hablando de un espacio comercial de 500 metros cuadrados, un centro comercial o un parque logístico - dondequiera que nos basamos en dispositivos y tecnologías, las acciones dentro de la gestión de instalaciones deben tener como objetivo maximizar el control de los equipos y procesos, que se producen dentro de los bienes raíces. Un sistema CAFM moderno integrado con sensores IoT beneficiará a los gestores de instalaciones y propiedades:
- Ampliación del ciclo de vida de equipos e instalaciones
- Oportunidad real de determinar el final de la vida útil de dispositivos e instalaciones
- Posibilidad de preparar presupuestos de OPEX y CAPEX significativos.
- Posibilidad de predecir mejor los costes del servicio
- Aumento de la transparencia sobre el estado de los equipos, lo que puede incrementar el valor de la propiedad cuando se venda.
- Posibilidad de comparar equipos de determinados fabricantes
- Optimización de costes mediante datos analíticos
- Aumento del control de los procesos y acceso a los datos a través de la tecnología loT
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