Die Verwaltung von Vermögenswerten, insbesondere die Überwachung von Beständen, Anlagenzuständen, Garantien und Wartung, kann oft sehr komplex und schwierig sein. Glücklicherweise gibt es eine Lösung für dieses Problem, und zwar das CAFM-System (Computer-Aided Facility Management), das einen einfachen Zugang zu Daten bietet, um eine kosteneffiziente Methode zur vollständigen Nutzung des Lebenszyklus von Anlagen zu ermöglichen. In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, wie CAFM-Software die Anlagenverwaltung vereinfachen und noch effizienter gestalten kann.
Was ist Vermögensverwaltung?
Asset Management ist nichts anderes als die geschickte Verwaltung von Sachwerten vom Zeitpunkt ihrer Anschaffung bis zu ihrer Entsorgung. Wir unterscheiden vier Phasen, die die zyklische Lebensdauer von Anlagen definieren:
1) Akquisition - Entscheidung über den Kauf
2) Betrieb - Verwaltung und Nutzung der Anlage bis zu ihrer Inbetriebnahme
3) Instandhaltung - Verwaltung von Vermögenswerten während ihrer zyklischen Lebensdauer
4) Entsorgung - Ende des Lebenszyklus der Ausrüstung
Die Notwendigkeit der Kostenvorhersage, die aufgrund ungeplanter Arbeiten und Reparaturen der Geräte in der dritten und vierten Phase anfallen werden, ist heutzutage keine Herausforderung mehr, die den größten Produktionsunternehmen vorbehalten ist. Der Informations- und Automatisierungsgrad, der in fast allen Immobilienbranchen vorhanden ist, macht eine korrekte Bestimmung des notwendigen Budgets für die Nutzung (OPEX), basierend auf der Kenntnis des Zustands der Anlagen, auch für Investitionen (CAPEX), und die Fähigkeit, schnell zu überwachen und zu reagieren, im Rahmen einer verantwortungsvollen Haushaltspolitik notwendig. Ohne eine aktuelle und zuverlässige Bewertung des Zustands und des Werts unserer Anlagen werden wir dazu nicht in der Lage sein.
Digitale Bestandsverwaltung mit CAFM-Software
Heute verlassen wir uns immer noch auf die Angaben und Empfehlungen der Hersteller, wenn es darum geht, den Lebenszyklus von Geräten zu bestimmen. Wir berücksichtigen nicht die Veränderungen, die seit der Installation eingetreten sind, und die örtlichen Bedingungen, unter denen die Geräte arbeiten. Eine Lösung, die es ermöglicht, alle wesentlichen Aspekte zu überwachen, die den Lebenszyklus von Geräten beeinflussen - ihre Betriebs- und Notfallkosten einerseits und die Gewissenhaftigkeit des Service andererseits - sind computergestützte Facility-Management-Systeme (CAFM).
Warum Digital Asset Management wichtig ist
Mit diesem Wissen sind wir nicht nur in der Lage, den Zustand unserer Anlagen zu überwachen; wenn wir den Zustand und die Beschaffenheit der Anlagen kennen, können wir unseren eigenen Bedarf für die Aufrüstung bestimmter Anlagen unbestreitbar präziser definieren. Wir können auch den Lebenszyklus von Geräten definieren oder die Anforderungen bei Ausschreibungen, z. B. für Facility-Management-Dienstleistungen, klären.
Dieses Wissen ist vor allem für Immobilienverwalter oder Eigentümer von Immobilienportfolios wichtig. Wie im weiteren Verlauf dieses Artikels gezeigt wird, ermöglicht die Analyse der von CAFM-Plattformen gesammelten Daten einen dynamischen Vergleich des Zustands der Anlagen innerhalb des Portfolios oder eine Bewertung der Anlagen bestimmter Hersteller im Hinblick auf Zuverlässigkeit und Betriebskosten.
Wissen über die Ausrüstung = Kontrolle über die Ausrüstung
Leider stellt sich heraus, dass es die Geräte sind, die manchmal die Kontrolle über uns zu haben scheinen - sie stoppen den Betrieb von Produktionslinien, machen die Schließung des Geschäfts notwendig und stellen unsere Haushaltspläne auf den Kopf. Obwohl regelmäßige Inspektionen, Überprüfungen und Wartungen der Anlagen heute die Grundlage der Unternehmen bilden, arbeiten die meisten von ihnen noch immer mit Wartungsbüchern auf Papier. Daher ist der Zugriff auf die Daten immer noch mit dem Durchblättern von Ordnern verbunden, um einen von Technikern erstellten oder von einem externen Dienst gesendeten Bericht zu finden. Ein ergänzendes und gut eingeführtes CAFM-System kann hier Abhilfe schaffen. Es ermöglicht Ihnen nicht nur, Ihre Wartungs- und Inspektionsarbeiten zu organisieren, sondern bietet vor allem ein leistungsfähiges und leicht zugängliches Analyseinstrument.
Zentralisieren oder... den Preis zahlen
Wenn über Industrie 4.0 und die Notwendigkeit der Digitalisierung von Daten gesprochen wird, geht es oft um spezielle Anforderungen und Werkzeuge, die diese erfüllen sollen. Dies kann dazu führen, dass in einer Immobilie verschiedene Werkzeuge zur Steuerung unterschiedlicher Prozesse eingesetzt werden. Die wichtigsten sind:
1) Reaktive Wartung - Bearbeitung von Vorfällen und Reaktion auf die Kommunikation mit externen Diensten
2) Vermögens- und Kostenmanagement - Verwaltung des Bestands an Ausrüstung und Anlagen sowie Kontrolle der anfallenden Kosten
3) Geplante und vorbeugende Instandhaltung - Planung und Steuerung von Check-ups, Audits, Dienstleistungen und rechtzeitigen Inspektionen
Die Streuung dieser Elemente und das Fehlen eines Instruments für den Informationsaustausch zwischen ihnen führt zu einem Mangel an ganzheitlicher Sicht auf unsere Anlagen. Gleichzeitig ist es äußerst schwierig, eine Korrelation zwischen dem Zustand eines Geräts und den anfallenden Servicekosten zu erkennen.
Darüber hinaus zeigt die Berechnung des Restwerts der Geräte auf der Grundlage der Abschreibung selten ihren wahren Wert, und die Vernachlässigung ihrer Ausfallrate (die wiederum auf den fehlenden schnellen Zugriff auf die angefallenen Berichtskosten zurückzuführen ist) setzt das Unternehmen Verlusten aus. Deshalb ist es wichtig, ein Tool zu wählen, das eine komplexe Inventarisierung des Eigentums erleichtert und einen schnellen Zugriff nicht nur auf die Geräteinformationen in Form des Einführungsdatums oder des Endes der Garantie ermöglicht, sondern auch Daten sammelt, z.B.:
- Wie oft das Gerät vom Benutzer ausgeschaltet wurde
- Wie oft müssen wir es warten?
- Wer und wann die letzte Wartung durchgeführt hat
- Welche Kosten sind uns durch unerwartete Ausfälle innerhalb des gewählten Zeitraums entstanden?
CAFM-Plattformen der entsprechenden Klasse, die über alle oben genannten Attribute verfügen und alle relevanten Module kombinieren, ermöglichen ein schnelles "Überspringen" zwischen ihnen, so dass Sie auf die digitale Karte Ihres Geräts mit seinen Details, auf die Servicemeldekarte oder den Check-up zugreifen können; wir können innerhalb von Sekunden die für uns relevanten Daten gewinnen.
Dank des schnellen Zugriffs auf die Daten und der Organisation der Kosten, die mit dem täglichen Betrieb der Anlagen verbunden sind, sowie der Investitionen, die sich aus der Analyse ihres Lebenszyklus ergeben, kann der Eigentümer oder der Immobilienverwalter auf der Grundlage der Daten OPEX- und CAPEX-Budgets erstellen, die viel genauer sind als diejenigen, die auf den Empfehlungen des Herstellers oder unseren Erwartungen basieren.
Was ist IoT und wie kann die IoT-Technologie die Vermögensverwaltung rationalisieren?
Die Vorstellung, riesige Excel-Tabellen oder Fotodokumentationen von Datenschildern zu durchforsten, um das Gerät zu finden, ist für viele Techniker, Manager oder Verwaltungsangestellte eine große Herausforderung. Wenn wir Hunderte oder Tausende von Geräten zählen müssen, von denen sich viele nur durch eine Seriennummer unterscheiden, stehen wir vor einer ziemlichen Herausforderung, wenn wir ein bestimmtes Gerät schnell und effizient identifizieren wollen, um seine Daten zu aktualisieren. Die einfachste und auch kostengünstigste Lösung ist die Nutzung der Internet of Things (IoT)-Technologie in Form von kleinen NFC-Tags.
NFC-Tags gepaart mit Geräten innerhalb des internen CAFM-System, NFC-Tags ermöglichen eine schnelle Identifizierung des Geräts, während auf der Straße zu sein. Gleichzeitig müssen Sie den NFC-Tag-Aufkleber scannen, indem Sie ein mobiles Gerät mit einer installierten CAFM-Plattform, die mit der NFC-Technologie kompatibel ist, näher heranführen. Dank der Integration von IoT-Sensoren in die CAFM-Software können Sie nach dem Scannen des auf dem jeweiligen Gerät angebrachten Tags nicht nur das Gerät identifizieren, sondern auch die erforderlichen historischen Daten erhalten oder Dateien von der zuvor hinzugefügten Gerätekarte herunterladen (z. B. Serviceprotokolle, Handbücher usw.).
Die Verwendung von NFC-Tags beschränkt sich nicht nur darauf, Informationen über die Geräte zu liefern, sondern sie können auch als Kontrollpunkt dienen. Dadurch erhalten wir eine Überwachung über tägliche Rundgänge oder Geräteinspektionen, durch die uns das Gerät Schritt für Schritt führt, zusammen mit einem Hinweis auf die Aufgaben, die wir darin zu erledigen haben. Lesen Sie mehr und erschließen Sie das Potenzial von IoT-Sensoren in Immobilien.
Ausrüstungsdaten und das weitere Vorgehen
Sorgfältig erfasste und aktualisierte Ausrüstungsdaten haben einen unschätzbaren analytischen Wert. Allerdings nur, wenn sie schnell gefiltert, ausgewählt und visualisiert werden können. CAFM-Plattformen bieten die Möglichkeit, Dutzende von bereits vorbereiteten Berichten zu nutzen und ermöglichen eine einfache Konfiguration von Berichten, die "maßgeschneidert" sind.
Die Analyse der angefallenen Gerätekosten, der Ausfall von Geräten einer bestimmten Marke, das Durchschnittsalter der Geräte in einer bestimmten Immobilie... das sind einige Beispiele dafür, auf welche Daten dank der CAFM-Lösungen schnell zugegriffen werden kann. Die gewonnenen Informationen ermöglichen es, gute Entscheidungen zu treffen, wenn es um die Kosteneffizienz der nächsten Wartung geht oder darum, welche Gerätemarken auf der Grundlage der Ausfallrate und der entstandenen Kosten ausgewählt werden sollen. Es ist auch wichtig, dass die Plattform einen intuitiven und schnellen Überblick über die geplanten Wartungsdienste und Geräteinspektionen bietet. So können wir sicherstellen, dass die Geräte ordnungsgemäß gewartet werden.
Abschließende Überlegungen
Es spielt keine Rolle, ob es sich um eine Gewerbefläche von 500 Quadratmetern, ein Einkaufszentrum oder einen Logistikpark handelt - wo auch immer wir uns auf Geräte und Technologien verlassen, sollten Maßnahmen im Rahmen des Facility Managements darauf abzielen, die Kontrolle über Geräte und Prozesse zu maximieren, die innerhalb einer Immobilie stattfinden. Ein modernes CAFM-System, das mit IoT-Sensoren integriert ist, bietet Facility- und Immobilienmanagern viele Vorteile:
- Verlängerung des Lebenszyklus von Geräten und Anlagen
- Echte Chance, das Ende der Lebensdauer von Geräten und Anlagen zu bestimmen
- Möglichkeit, aussagekräftige OPEX- und CAPEX-Budgets zu erstellen
- Möglichkeit einer besseren Vorhersage der Dienstleistungskosten
- Erhöhung der Transparenz über den Zustand der Ausrüstung, was den Wert der Immobilie beim Verkauf steigern kann
- Möglichkeit des Benchmarking von Geräten bestimmter Hersteller
- Kostenoptimierung durch Nutzung analytischer Daten
- Erhöhung der Prozesskontrolle und Zugang zu Daten durch loT-Technologie
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