La transformación digital es esencial para el crecimiento empresarial, especialmente en el sector inmobiliario.
Las empresas se enfrentan a varios retos a la hora de gestionar sus activos, procedimientos o riesgos y, en la actualidad, las herramientas tradicionales, como las hojas de Excel, ya no son suficientes.
Una de las formas más importantes de que las organizaciones estén al día de estas demandas es aprovechar las ventajas de aplicaciones polifacéticas como CAFM o GMAO.
El sistema CAFM/CMMS ayuda a simplificar y optimizar tareas como las órdenes de trabajo, la gestión de activos y equipos, la programación de inspecciones o la comunicación con los ocupantes.
Implantación de software CAFM/CMMS: ¿está seguro de que no es para tanto?
¿Es difícil implantar un sistema CAFM/CMMS?
Implantar nuevas tecnologías es siempre un reto, incluso para las organizaciones más flexibles.
Pero no se preocupe. Basándonos en nuestros conocimientos y experiencia, hemos preparado siete consejos que pueden ayudarle a implantar el software con éxito:
1. Entienda y defina claramente sus objetivos
Para el éxito global de una implantación de CAFM, lo más importante es sentar unas bases sólidas.
El elemento que determina el éxito es la correcta definición de la finalidad del proyecto y el establecimiento del ámbito de trabajo.
Para ello, conviene plantearse preguntas como las siguientes:
- ¿Qué características necesita su empresa?
- ¿Cuáles son prioritarios?
- ¿Qué departamentos de la empresa pueden beneficiarse del uso del sistema?
Una parte muy importante del análisis es la identificación de los procesos empresariales reales que tienen lugar en la empresa.
Esto facilita determinar qué módulos y soluciones se necesitan, qué sistema CAFM cumplirá los requisitos y - qué modificaciones merece la pena introducir en las operaciones de la empresa.
A veces es más fácil anotar los requisitos más importantes en un documento previo a la implantación. Apoyarse en un documento de este tipo puede agilizar y acelerar el proceso de implantación.
2. Elegir al coordinador adecuado del proyecto de ejecución
Se necesita un equipo de implantación eficaz, dirigido por un coordinador de proyecto especializado, para llevar un proyecto CAFM a buen puerto y a tiempo.
El responsable de la implantación debe proceder de la parte operativa de la empresa y ser la persona a la que la mayoría de la gente acude cuando tiene una pregunta o un problema.
El coordinador del proyecto comunicará al proveedor de software los problemas a los que se enfrenta la empresa en relación con las soluciones empresariales.
Esta persona debe tener habilidades comunicativas y conocimientos técnicos y organizativos.
3. Planificación
Benjamin Franklin dijo una vez,
"Si no planificas, estás planeando fracasar".
El plan de ejecución debe incluir todas las tareas necesarias de principio a fin.
La planificación puede marcar la diferencia entre el fracaso y el éxito en la implantación del software CAFM. Por eso conviene dividir el proyecto en fases con plazos concretos.
Al determinar las fechas estimadas de finalización de las tareas, resulta útil planificar hitos en torno a estas fechas y a la finalización del proyecto.
Tras la finalización de cada hito, es útil recoger opiniones y tenerlas en cuenta al pasar a la siguiente fase
La ejecución es un proceso dinámico, por lo que cabe esperar que cambien los hitos, las dependencias y la duración de cada tarea. No obstante, debemos asegurarnos de que el inicio y el final del proyecto se produzcan dentro del plazo previsto.
Durante la planificación de la ejecución, es una buena práctica utilizar diagramas de G antt por la claridad con que se muestra el calendario en la línea de tiempo.
4. 4. Reunión inicial
Un buen comienzo es la mitad de la batalla.
Una reunión de apertura debe servir para motivar a los miembros del equipo y centrar sus esfuerzos en la ejecución táctica. Una reunión inicial sólida puede aumentar las posibilidades de éxito de un proyecto.
Durante la reunión de apertura, conviene establecer las cuestiones más importantes relacionadas con la aplicación.
Deberíamos:
- identificar alcoordinador/equipo del proyecto ,
- discutir los plazos,
- y determinar los próximos pasos de la aplicación.
La reunión de lanzamiento ofrece la oportunidad de examinar el proyecto desde varios ángulos, ya que cada participante se centra en su parte del proyecto y observa los puntos fuertes y débiles del mismo.
Dado que la reunión de apertura es principalmente para mostrar información más que para debatir, algunos asuntos importantes deben aclararse antes de la reunión de apertura, de lo contrario, no podremos mantener el calendario de la reunión.
5. Comunicación constante
Durante la aplicación, tendrá que celebrar muchas reuniones con el equipo del proyecto. Es una buena práctica hacer que las reuniones sean semanales y celebrarlas con regularidad.
Fuera de las reuniones, lo más conveniente es comunicarse por correo electrónico o incluso mediante herramientas de comunicación/gestión de proyectos. Así toda la comunicación sigue siendo transparente. La información transmitida por teléfono puede perderse.
Es mejor utilizar una solución que agregue conocimientos sobre el progreso del proyecto y permita el libre intercambio de opiniones.
6. Formación
El factor determinante del éxito de la implantación de un sistema CAFM son sus futuros usuarios.
Sin duda, los empleados de todas las funciones afectadas por la implantación de CAFM necesitarán formación para comprender los fundamentos del software y las ventajas organizativas generales que aportará.
Es bueno que los usuarios puedan probar y conocer el nuevo sistema incluso antes de que entre en producción.
Hay que tener en cuenta que la formación puede consumir mucho tiempo y recursos, por lo que merece la pena empezar esta etapa lo antes posible.
La formación debe tener una forma atractiva, también vale la pena considerar la posibilidad de impartirla en forma de talleres.
7. Apoyo posterior a la aplicación
Ya se ha implantado el sistema CAFM, ¿y ahora qué?
Asegúrese de que el proveedor de softwarele presta la asistencia adecuada tras la implantación. Esta fase es tan importante como el propio proceso de implantación.
Los usuarios finales deben tener confianza en el funcionamiento de una nueva solución CAFM, por lo que ofrecer una asistencia de alta calidad y eficaz tras la puesta en marcha es crucial para el éxito general de CAFM.
Debe tener la seguridad de que podrá contar con asistencia si observa un mal funcionamiento del sistema.
Implantación del software CAFM - Resumen
Como puede ver, la aplicación se balancea sobre una delgada línea. Por un lado, tenemos el proyecto de aplicación y, por otro, la realidad, que a menudo difiere de él.
Por un lado, tenemos un horario fijo y, por otro, una organización del trabajo que dificulta el correcto desarrollo de la formación.
Son muchos los factores que deben confluir para que la implantación sea todo un éxito.
Esperamos que estos consejos le sean útiles para lograr un gran éxito durante la implantación de CAFM.
¿Busca una herramienta CAFM/CMMS?
Póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo y permítanos ayudarle a implantar un software que satisfaga sus necesidades.
