La automatización de vehículos mediante diversos tipos de sistemas de identificación de vehículos parece una tarea fácil. Lo importante es que las barreras se levanten en el momento adecuado para que el vehículo pueda entrar sin problemas y registrarse en el sistema en un instante. Pero, ¿es realmente tan sencillo?
¿Qué es el sistema automatizado de control de acceso de vehículos?
En resumen, el sistema automatizado de control de acceso de vehículos agiliza y, como su nombre indica, automatiza las entradas y salidas de vehículos acortando el proceso al mínimo. Esto no sería posible sin las adecuadas soluciones de software basadas en la nube e integradas con equipos de automatización de entradas, como reconocimiento de matrículas (LPR)/matrículas automáticas (ANPR), identificación por radiofrecuencia (RFID), CCTV IP y otras tecnologías. Una solución de este tipo proporciona información en tiempo real sobre todas las entradas y salidas de vehículos, ilustrando el tráfico actual y contribuyendo a la mejora de la seguridad en las instalaciones.
¿Cómo implantar el software de control automático de acceso de vehículos?
La implantación de un software basado en la nube para el control de acceso de vehículos implica una amplia gama de etapas y grupos de los que hay que ocuparse para que el vehículo que se aproxima pase por el proceso de registro y entrada sin problemas. Uno de los factores clave que determinan la eficacia de la implantación y el funcionamiento del sistema de automatización de vehículos son:
- Infraestructura adecuada o posibilidad de adaptarla
- Identificación de coordinadores de proyectos
- Aplicación y material didáctico personalizados
- Realización de pruebas y verificación del funcionamiento del sistema
Vamos a explicar cada uno de esos pasos en detalle.
Infraestructura adecuada o posibilidad de adaptarla
En la fase inicial, es crucial considerar las posibilidades actuales de infraestructura para instalar con precisión un sistema de automatización en parques logísticos (o en otro tipo de instalaciones). No en vano, el sistema automatizado de identificación de vehículos sólo se implantará en aquellos parques que cumplan los requisitos básicos para su instalación o en aquellos que estén dispuestos a adaptarse. Teniendo en cuenta estas cuestiones en la fase de proyecto, podemos esperar los más altos parámetros de lectura y una gran eficacia de la solución implantada.
Los trabajos de instalación suelen implicar la contratación de contratistas adicionales, la reconstrucción de entradas/salidas o la realización de obras en el terreno. La instalación de la infraestructura de telecomunicaciones tiene lugar durante la fase final de instalación, previa consideración de las disposiciones de protección contra incendios y tráfico rodado.
Identificación de coordinadores de proyectos
Para completar todo el proyecto correctamente, la fase de instalación debe combinarse con la implementación del software, que es una parte esencial del sistema. Para implantar con éxito el hardware de identificación de vehículos junto con el software basado en la nube para el control de acceso de vehículos es necesario identificar a dos coordinadores del proyecto, que serán responsables de estos dos elementos. La cooperación eficaz de ambos coordinadores redunda en el éxito de todo el proyecto. Esta división permite una implementación eficiente de ambas partes del sistema de automatización (hardware y software) y, como resultado, la entrega de una solución totalmente funcional.
El coordinador de software tiene que enfrentarse a todo un reto. Su responsabilidad durante la implantación del sistema de automatización será crear un entorno en la nube en el Singu Smart Security Desk, RFID-LPR System With Automated Vehicle-Access Control, incluida una configuración precisa del sistema. Esta persona también será responsable del contacto principal con el coordinador en nombre del cliente; de completar la aplicación con los datos de los pases permanentes para los inquilinos del parque; de la producción de etiquetas RFID y de la formación de cada grupo que utilice la aplicación.
Durante la implantación del sistema automatizado, podemos distinguir cuatro grupos diferentes que intervienen en el uso de Singu Smart Security Desk, y que son:
- Administrador de fincas (a menudo coordinador en nombre del cliente)
- Técnicos inmobiliarios
- Trabajadores de seguridad
- Inquilinos
1. Identificación y cooperación con el coordinador de ejecución en nombre del cliente
Considerando un proyecto de instalación correctamente realizado, junto con la identificación de dos coordinadores internos - es importante añadir un tercer factor que mostrará indiscutiblemente el éxito de la implantación; y es la identificación y cooperación con el coordinador por parte del cliente (a menudo un Administrador de Fincas, raramente un trabajador técnico).
Las principales tareas del Property Manager van a ser:
- Contacto con los inquilinos
- Obtener datos sobre los pases permanentes
- Definir la configuración del sistema
- Implicación de otros grupos del parque en el uso de la aplicación
Esta persona participa en una reunión de apertura de la implantación, en la que se presentarán todas las etapas de la solución implantada, así como los pasos individuales que deben realizarse. El coordinador de software es responsable del contacto constante con el Gestor y de la actualización de los pasos individuales. También equipa al Gestor con un conjunto de materiales didácticos y contenidos, que se enviían a cada grupo. El Gestor tiene acceso a una lista de comprobación preparada de sus tareas y a la fase exacta de la solución.
2. Formación de técnicos inmobiliarios
Una cuestión crucial durante la implantación del sistema automatizado es identificar a un técnico ubicado en el parque, que recibirá formación sobre los aspectos básicos de los equipos de telecomunicaciones y el cableado. El personal técnico también es responsable del proceso de entrega de nuevos pases a los inquilinos. Está equipado con las instrucciones técnicas adecuadas y tutoriales en vídeo. Este grupo posee los mayores conocimientos técnicos sobre la solución instalada. Es el apoyo interno en las instalaciones para los demás usuarios, de ahí que no pueda omitirse durante la fase de formación.
3. Formación de los agentes de seguridad
La principal tarea de los empleados de seguridad es el registro de los huéspedes que llegan mediante una pantalla táctil instalada en la garita. Para garantizar que los registros de entrada y salida de vehículos son precisos y que el vehículo del huésped se asigna a los inquilinos correctos, este grupo debe recibir formación, pasar un periodo de prueba con el software y recibir instrucciones claras e intuitivas. También es importante mencionar que el coordinador del software se mantiene en contacto con el responsable de seguridad para hacer un seguimiento de la capacidad de uso de la aplicación por parte de los trabajadores de seguridad.
4. Implicar a los inquilinos en el uso del sistema
El último grupo, pero el más numeroso, es el de los inquilinos. De ellos depende sobre todo la rapidez y eficacia del sistema de gestión de vehículos tras su implantación. ¿Por qué?
Durante la fase de implantación, los inquilinos deciden el número de pases RF ID solicitados para sus vehículos (lo que supone una transferencia de números de matrícula). Un vehículo con el pase instalado es leído desde una distancia mayor por las antenas RFID, lo que se traduce en un levantamiento más rápido de la barrera. Teniendo en cuenta el número de vehículos que poseen los inquilinos, la escala de este aspecto tiene un significado enorme. Cuanto mayor sea el número de etiquetas RFID solicitadas y, lo que es más importante, su correcta distribución e instalación, más fácil será el proceso de entrada y salida.
Lo que también es importante es que los inquilinos que utilizan la aplicación Singu pueden aceptar los vehículos de los invitados, lo que se traduce en una entrada más rápida durante las visitas de los visitantes. En el sistema Singu tienen acceso a informes rápidos, mediante los cuales pueden solicitar pases para vehículos que aún no los tienen instalados.
Implementación y material didáctico personalizados
Cada uno de los grupos mencionados está relacionado con un uso específico diferente del software, por eso la fase de implantación debe tratarse de forma individual. Por ese motivo, los usuarios destacados cuentan con un conjunto de materiales personalizados, como: vídeos tutoriales, presentaciones interactivas, folletos o carteles informativos. También debemos añadir que, en los tiempos actuales de mayor seguridad debido a la pandemia de coronavirus, el acceso a todo tipo de materiales, especialmente en forma de recursos en línea, es una base de conocimientos muy valorada.
Realización de pruebas y verificación del funcionamiento del sistema
Una vez concluida la fase de formación e instalación, se pasa a la fase final de pruebas y verificación del funcionamiento del sistema. Tras esta etapa, cada grupo recibe una fecha precisa de lanzamiento del sistema. Se activan las cuentas de los trabajadores técnicos identificados en la plataforma de asistencia y se les facilita un teléfono de alarma. El lanzamiento del sistema tiene lugar en la fecha especificada. En la fase inicial de lanzamiento se adoptan medidas de optimización, como la configuración de la infraestructura de telecomunicaciones para maximizar la lectura de los parámetros.
En conclusión
La eficacia de la implementación y el funcionamiento de la plataforma en la nube para el control de acceso de vehículos, como Singu Smart Security Desk, está influenciada por la metodología concisa y la forma en que Velis Real Estate Tech dirige todo el proyecto. El enfoque individual a cada proyecto, la comunicación constante con el cliente, junto con la realización paso a paso de la empresa son factores que aseguran un alto nivel de implementación.
También es importante recordar que el objetivo de eficacia y rapidez de funcionamiento de dicho sistema depende de las acciones de todos los grupos implicados en el proyecto en las instalaciones.
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