Probablemente ya conozca las numerosas ventajas que el software de gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM) ofrece a los administradores de fincas. Pero, ¿se da cuenta de lo útil que puede ser ese mismo software para los inquilinos que utilizan el espacio? Dado que muchos inquilinos pertenecen a las generaciones del milenio y Z, las opciones que modernizan una propiedad y añaden comodidad a sus vidas pueden ser muy útiles.
Con este tipo de software, así como con un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (GMAO), se puede elaborar rápidamente un programa de mantenimiento y hacer un seguimiento de los procedimientos para que todo el mundo esté de acuerdo. ¿No está seguro de las ventajas que esto supone para los ocupantes de los edificios? Hay muchas y a continuación le explicamos cómo funciona exactamente.
Mejor comunicación para todos gracias al software de GMAO
¿Cansado de tener que hacer llamadas interminables y escribir docenas de correos electrónicos para mantenerse en contacto con todos los empleados de un centro? Esos días ya pueden considerarse superados. Aunque no podemos prometerle que no volverá a recibir una llamada de emergencia, la comunicación es más natural con el software CAFM para sus instalaciones. Puede ahorrarle tiempo y energía cada día, lo que empieza a sumarse rápidamente.
Todas las partes implicadas pueden comunicarse de forma ágil. Esto incluye:
- Administradores de fincas
- Gestores de activos
- Proveedores de servicios de limpieza
- Gestores de instalaciones
- Proveedores de servicios de seguridad
Existe una opción de comunicación social a través del módulo de noticias para mantener a todo el mundo informado. Todo lo que tiene que hacer un inquilino es abrir su software de portal de inquilinos y ver lo que ha sucedido desde la última vez que lo comprobó. Algunas de las características exclusivas del módulo de noticias son:
- Uso extensivo - Posibilidad de ofrecer a los clientes códigos promocionales o cupones de restaurantes y tiendas cercanas o compartir información esencial de cualquier otra forma.
- Comunicación racionalizada - Ofrece un mejor nivel de comunicación para los inquilinos y puede proporcionar información a todos ellos en un solo lugar y a la vez para evitar la falta de comunicación.
- Facilidad para compartir archivos - Las noticias pueden tener archivos adjuntos que los inquilinos pueden descargar para ofrecer información adicional sobre el resumen de la noticia.
Este tipo de software de gestión de instalaciones también permite añadir notas en los tickets, que pueden entregarse a la persona que necesite verlas. Es la solución perfecta para propietarios de inmuebles, gestores de instalaciones, gestores de activos, técnicos y otros. No hay necesidad de múltiples canales de comunicación cuando todo puede hacerse en un único espacio.
Los inquilinos pueden añadir solicitudes de trabajo en cuestión de segundos
A todos nos ha pasado. Un equipo de un edificio de oficinas se avería en el peor momento. No sabes cómo manejar la situación, aparte de llamar y enviar correos electrónicos a la dirección. Esperas con todas tus fuerzas que las cosas se solucionen rápidamente para poder volver a tu día como siempre. Cuando eso ocurra, podrás seguir adelante y olvidarte del problema que te atormenta en ese momento.
Con el software de gestión del mantenimiento GMAO, los inquilinos no tienen por qué sufrir ese tipo de estrés. Con una aplicación de portal del inquilino, los problemas del edificio pueden notificarse inmediatamente y enviarse a las personas adecuadas. Un inquilino simplemente elige un tipo de ticket, escribe un asunto y añade una nota de voz, y pulsa "añadir ticket". Algunos de los elementos incluidos en un ticket son:
- Empresa
- Edificio
- Ubicación de las entradas
- Tipo de billete
- Prioridad
- Sistema (como mantenimiento, pedidos, ascensores, etc.)
- Asunto
- Descripción del billete
Además de dejar una nota para que alguien responda, un inquilino puede incluso añadir una foto al ticket para mostrar qué ha ido mal. Esto facilita que un técnico determine cuál es el problema y proponga una solución. Después, sólo hay que tratar el problema de la forma más adecuada.
El software FM de mantenimiento también ofrece a los inquilinos la opción de marcar exactamente dónde se produce el problema en situaciones como la rotura de un equipo. Hay menos necesidad de mantener una comunicación constante para resolver un problema. Se puede añadir un pequeño plano y un punto de referencia para que solucionar el problema sea simplemente cuestión de visitar el lugar y ponerse manos a la obra.
Opción de seguimiento del trabajo de los técnicos in situ
¿Qué más puede ofrecer a los inquilinos un sistema de gestión del mantenimiento basado en la nube? Volviendo al trabajador que tiene un equipo averiado, supongamos que ha enviado un ticket para que se resuelva la situación. Ese inquilino va a querer saber qué está pasando para resolver el problema y evitar que vuelva a ocurrir. Normalmente, esto requeriría una llamada telefónica o un correo electrónico, pero ya no es así.
Afortunadamente, su aplicación de mantenimiento de instalaciones también facilita la comunicación. Un inquilino puede controlar el tipo de trabajo que están realizando los técnicos in situ. Por ejemplo, si alguien está arreglando un aparato de aire acondicionado averiado, el inquilino puede seguir el progreso del trabajo a través de la aplicación. Sabrá exactamente cuándo se ha completado el proceso para poder utilizar el aire acondicionado (u otro elemento) y volver a la vida de siempre.
Es un sistema mejor para todos. Los inquilinos pueden determinar inmediatamente qué está pasando para resolver su problema. Los gestores de las instalaciones y otros empleados del
La construcción también puede ahorrar tiempo al no tener que comunicarse de diferentes maneras para explicar en qué punto del flujo de trabajo se encuentran. Todo el mundo tiene una única fuente de comunicación y seguimiento de los problemas para ahorrar mucho tiempo que podría emplearse en otras cosas.
La satisfacción de los inquilinos está al alcance de su mano con la GMAO
¿Alguna vez se ha preguntado cómo de contentos están sus inquilinos con el edificio y los servicios que ofrece? Todo el mundo lo hace, pero encontrar la respuesta puede ser más complicado de lo que imagina. Puede enviar encuestas o preguntar en persona, pero ambos métodos pueden consumir mucho tiempo y energía. Es tiempo que puede dedicarse a otros aspectos del negocio.
En lugar de recurrir a los métodos tradicionales, puedes utilizar un sistema informatizado de gestión del mantenimiento y un portal del inquilino para estar al día de las preocupaciones de los inquilinos. En lugar de presionar para obtener respuestas a través de preguntas inventadas por ti, los inquilinos pueden dejar sus propios comentarios. Esto mostrará lo que les importa en ese momento, así que puedes utilizarlo de la forma que te parezca más útil.
Cuando se actualiza un ticket, el inquilino puede valorar los resultados en una sencilla escala de valoración de tres a cinco grados. Solo lleva unos segundos, pero ofrece información que el establecimiento puede utilizar para mejorar sus operaciones.
Cuando conozca el nivel de satisfacción de los inquilinos, podrá asegurarse de que los servicios funcionan de forma que generen positividad entre los ocupantes del edificio. No tiene por qué alejarse de los métodos tradicionales, pero es otra forma de mantenerse al día. Incluso puede dar lugar a aprender cosas completamente nuevas sobre cómo se sienten los inquilinos con respecto al edificio de oficinas.
Herramienta de Facility Management para la gestión de activos
Cuando un inquilino tiene curiosidad por saber de qué infraestructura se encarga dentro de una instalación, no siempre le resulta fácil encontrar las respuestas. Los inquilinos llegan con todo tipo de equipos y, con el tiempo, puede resultar confuso saber qué les pertenece y qué les proporcionan los gestores de las instalaciones. Sin embargo, eso no significa que la información no deba ser fácilmente accesible. Debe ser fácil determinar de qué son responsables para que puedan ocuparse del mantenimiento y cuidado de esos elementos.
Entonces, ¿cuál es la solución para proporcionar información sobre la gestión de activos a las personas que la necesitan? Si ha adivinado que el software de gestión del mantenimiento GMAO puede encargarse de eso, además de las cosas anteriores, está en lo cierto al 100%. La aplicación a la que tienen acceso los inquilinos es capaz de listar toda la infraestructura disponible e instalada en la instalación cuando necesitan la información.
Esto no sólo ofrece transparencia a las personas que utilizan su edificio, lo que les hace sentirse más importantes en el gran esquema de las cosas, sino que también les da una idea de cuáles son sus responsabilidades en cuanto a los equipos y elementos a su disposición. Así no quedan dudas sobre quién debe encargarse de qué y a quién dirigirse en caso de algún tipo de preocupación.
Transparencia y flujo de trabajo ágil con el software Tenant Portal
Acabamos de mencionar la transparencia, pero va más allá de ofrecer información sobre la infraestructura de una instalación u otro edificio. El uso de este tipo de software permite crear un flujo de trabajo más rápido cuando hay que hacer algo. Todo está recopilado en un solo lugar, por lo que hay menos necesidad de consultar correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas telefónicas. Puedes ver lo que hay que hacer de inmediato sin tener que ponerte en contacto con nadie individualmente.
Además, ofrece un mayor nivel de transparencia en cuanto a la aprobación de trabajos y costes adicionales. Puede ver qué honorarios se han liquidado ya y cuáles han sido aceptados, así como los que puedan no haberlo sido. Utilizar un sistema basado en la nube
sistema de gestión del mantenimiento, cualquiera que esté autorizado a ver esta información puede hacerlo en cuestión de segundos.
También hay varios informes disponibles utilizando la solución de software para que pueda echar un vistazo a lo que ha ocurrido en el pasado. ¿Alguna vez ha querido consultar informes históricos pero le ha parecido un proceso complicado? No lo es cuando se utiliza este tipo de software. No sólo puede consultar los informes históricos, sino también los defectos y otros aspectos que pueden afectar a las decisiones que tome hoy.
Integración disponible del sistema de gestión de aparcamientos y visitantes
Si elige una herramienta de gestión de instalaciones robusta, es capaz de integrarse con otras soluciones de Smart Security. Esto significa que el software puede hacer aún más cuando se conecta a otras soluciones que ya esté utilizando. Tendrá las cosas enumeradas anteriormente que pueden ayudar a sus inquilinos, así como cualquier otra funcionalidad que otra aplicación le proporcione.
Por ejemplo, puede tener una aplicación de gestión de aparcamientos que le permita saber cuántos coches hay aparcados, si pertenecen a inquilinos o invitados y cuántas plazas quedan libres. Esto puede integrarse en la GMAO para que pueda hacer todo lo anterior al tiempo que gestiona el aparcamiento. Se acabó el tener que cambiar entre aplicaciones y sistemas, ya que puede hacerlo todo desde un único lugar.
Lo mismo ocurre cuando desea tener acceso inmediato a un sistema de gestión de visitas. Puede integrarse directamente en el sistema. Hay otras integraciones disponibles, pero estas dos son más comunes para edificios de oficinas y otras instalaciones que utilizan software de comunidad de inquilinos. La innovación es esencial y disponer de las opciones que necesita es algo que no se puede pasar por alto.
Base de datos de contactos para facilitar la comunicación
La mejor solución para la gestión de sus instalaciones dispondrá de una base de datos de contactos para que la gente pueda ponerse rápidamente en contacto con las personas que necesite en el momento en que se le requiera. Por ello, los mejores portales de inquilinos mostrarán los datos de contacto de los usuarios del sistema y de los inquilinos, entre otros:
- Nombre y apellidos
- Situación
- Número de teléfono
- Correo electrónico
- Información adicional
Esto garantiza que el inquilino pueda ponerse en contacto con quien necesite cuando algo vaya mal. Además, les hace sentirse parte de las instalaciones, ya que también figuran en la base de datos. Esto puede contribuir en gran medida a demostrar que usted se preocupa por todas las personas que eligen su edificio de oficinas para sus necesidades laborales.
En conclusión
El software de gestión del mantenimiento puede beneficiar a los inquilinos de muchas maneras. Puede mejorar la comunicación, facilitar el acceso a las solicitudes de mantenimiento, simplificar el seguimiento, mejorar la transparencia y mucho más. Los inquilinos que tienen acceso a una aplicación con este tipo de información suelen tener una opinión más positiva del edificio y sus gestores que los que no lo tienen.
Singu FM es un programa informático de gestión del mantenimiento con todas las funciones que ofrece Velis Real Estate Tech. Cada una de las cosas enumeradas en el artículo anterior se proporciona a través de nuestro software, que satisface las necesidades de gestión de edificios, así como los inquilinos que dependen de usted para el espacio y la infraestructura. Para obtener más información, lea las tendencias actuales de FM .
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