Wahrscheinlich kennen Sie bereits die vielen Vorteile, die computergestützte Gebäudemanagement-Software (CAFM) für Immobilienverwalter bietet. Aber wissen Sie auch, wie nützlich dieselbe Software für die Mieter sein kann, die den Raum nutzen? Da viele Mieter heute zur Generation der Millennials und der Generation Z gehören, können Optionen, die eine Immobilie modernisieren und ihr Leben bequemer machen, einen langen Weg zurücklegen.
Mit dieser Art von Software sowie mit einem computergestützten Wartungsmanagementsystem (CMMS) können Sie schnell einen Wartungsplan erstellen und die Verfahren verfolgen, so dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Sie sind sich nicht sicher, inwiefern dies für die Nutzer von Gebäuden von Vorteil ist? Es gibt viele davon, und wir werden Ihnen im Folgenden genau erklären, wie das Ganze funktioniert.
Bessere Kommunikation für alle durch CMMS-Software
Sind Sie es leid, endlose Anrufe zu tätigen und Dutzende von E-Mails zu schreiben, um mit allen Mitarbeitern einer Einrichtung in Kontakt zu bleiben? Diese Zeiten sind nun vorbei. Wir können Ihnen zwar nicht versprechen, dass Sie nie wieder einen Notruf erhalten werden, aber die Kommunikation wird durch den Einsatz von CAFM-Software für Ihre Einrichtung viel natürlicher. Sie können jeden Tag Zeit und Energie sparen, was sich schnell summiert.
Alle beteiligten Parteien können auf effiziente Weise kommunizieren. Dies schließt ein:
- Immobilienverwalter
- Vermögensverwalter
- Anbieter von Reinigungsdiensten
- Gebäudemanager
- Anbieter von Sicherheitsdienstleistungen
Es gibt eine Option für die soziale Kommunikation über das Nachrichtenmodul, um alle auf dem Laufenden zu halten. Ein Mieter muss nur seine Mieterportalsoftware öffnen und sehen, was seit der letzten Überprüfung passiert ist. Einige der einzigartigen Merkmale des Nachrichtenmoduls sind:
- Umfassende Nutzung - Möglichkeit, Kunden Werbecodes oder Gutscheine für nahe gelegene Restaurants und Geschäfte anzubieten oder anderweitig wichtige Informationen zu teilen.
- Rationalisierte Kommunikation - Sie bietet eine bessere Kommunikationsebene für die Mieter und kann Informationen für alle an einem Ort und zu einer Zeit bereitstellen, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Einfache Dateifreigabe - Nachrichten können mit angehängten Dateien versehen werden, die von den Mietern heruntergeladen werden können, um zusätzliche Informationen über die Kurznachrichten zu erhalten.
Mit dieser Art von Gebäudemanagement-Software können Sie auch Notizen in Tickets einfügen, die an die Person weitergeleitet werden können, die sie sehen muss. Es ist die perfekte Lösung für Immobilieneigentümer, Facility Manager, Asset Manager, Techniker und andere. Es besteht keine Notwendigkeit für mehrere Kommunikationskanäle, wenn alles an einem einzigen Ort erledigt werden kann.
Die Möglichkeit für Mieter, in Sekundenschnelle Arbeitsanfragen hinzuzufügen
Wir alle haben das schon erlebt. Ein Gerät in einem Bürogebäude geht kaputt, und das zu einem denkbar ungünstigen Zeitpunkt. Sie sind sich nicht sicher, wie Sie mit der Situation umgehen sollen, außer mit Anrufen und E-Mails an die Geschäftsleitung. Sie hoffen inständig, dass die Störung schnell behoben wird, damit Sie Ihren gewohnten Tagesablauf wieder aufnehmen können. Wenn das geschehen ist, können Sie weitermachen und das Problem, das Sie im Moment plagt, vergessen.
Mit einer CMMS-Software für das Wartungsmanagement müssen sich die Mieter diesen Stress nicht antun. Mit einer Mieterportal-App können Probleme im Gebäude sofort gemeldet und an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Ein Mieter wählt einfach einen Ticket-Typ aus, gibt einen Betreff ein, fügt eine Sprachnotiz hinzu und klickt auf "Ticket hinzufügen". Ein Ticket kann u. a. folgende Punkte enthalten:
- Unternehmen
- Gebäude
- Ticket-Standort
- Ticket-Typ
- Priorität
- System (wie Wartung, Bestellungen, Aufzüge usw.)
- Thema
- Ticket Beschreibung
Der Mieter kann nicht nur eine Notiz hinterlassen, auf die jemand reagieren kann, sondern auch ein Foto zum Ticket hinzufügen, um zu zeigen, was schief gelaufen ist. Dies erleichtert es einem Techniker, das Problem zu erkennen und eine Lösung vorzuschlagen. Dann geht es nur noch darum, das Problem auf die am besten geeignete Weise zu lösen.
FM-Software für die Instandhaltung bietet den Mietern auch die Möglichkeit, genau zu markieren, wo das Problem auftritt, z. B. bei einem defekten Gerät. Es ist weniger notwendig, ständig zu kommunizieren, um ein Problem zu beheben. Es gibt einen kleinen Grundriss, und es kann ein Fixpunkt hinzugefügt werden, so dass die Lösung des Problems nur noch eine Frage des Besuchs vor Ort und der Arbeit ist.
Option zur Verfolgung der Arbeit von Technikern vor Ort
Was kann ein cloudbasiertes Wartungsmanagementsystem den Mietern noch bieten? Nehmen wir an, ein Arbeiter, der ein defektes Gerät hat, hat ein Ticket geschickt, um das Problem zu lösen. Der Mieter wird wissen wollen, was passiert, um das Problem zu lösen und zu verhindern, dass es erneut auftritt. Normalerweise würde dies einen Anruf oder eine E-Mail erfordern, aber das ist nicht mehr der Fall.
Glücklicherweise macht Ihre App für die Gebäudewartung auch die Kommunikation zu einem Kinderspiel. Ein Mieter kann tatsächlich überwachen, mit welcher Art von Arbeit die Techniker vor Ort beschäftigt sind. Wenn zum Beispiel jemand eine kaputte Klimaanlage repariert, kann der Mieter den Fortschritt der Arbeit über die App verfolgen. Er weiß genau, wann der Vorgang abgeschlossen ist, so dass er die Klimaanlage (oder einen anderen Gegenstand) wieder benutzen und sein Leben wie gewohnt fortsetzen kann.
Dies ist ein besseres System für alle. Die Mieter können sofort feststellen, was passiert ist, um ihr Problem zu lösen. Hausverwalter und andere Mitarbeiter in den
Gebäude können auch Zeit sparen, weil sie nicht mehr auf unterschiedliche Weise kommunizieren müssen, um zu erklären, wo sie sich im Arbeitsablauf befinden. Jeder hat eine einzige Quelle für die Kommunikation und die Verfolgung von Problemen, was viel Zeit spart, die für andere Dinge genutzt werden könnte.
Mit CMMS haben Sie die Zufriedenheit der Mieter immer im Griff
Haben Sie sich jemals gefragt, wie zufrieden Ihre Mieter mit dem Gebäude und den Dienstleistungen sind, die Sie anbieten? Jeder fragt sich das, aber die Antwort darauf zu finden, kann komplizierter sein, als Sie denken. Sie können Umfragen verschicken oder sie persönlich befragen, aber beide Methoden können viel Zeit und Energie in Anspruch nehmen. Diese Zeit kann für andere Aspekte des Unternehmens verwendet werden.
Anstelle traditioneller Methoden können Sie ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem und ein Mieterportal nutzen, um über die Anliegen der Mieter auf dem Laufenden zu bleiben. Anstatt mit selbst ausgedachten Fragen auf Antworten zu drängen, können die Mieter von sich aus Feedback hinterlassen. Daraus geht hervor, was ihnen im Moment wichtig ist, und Sie können es auf die Weise nutzen, die Ihnen am nützlichsten erscheint.
Wenn ein Ticket aktualisiert wird, kann ein Mieter die Ergebnisse auf einer einfachen drei- bis fünfstufigen Feedback-Skala bewerten. Das dauert nur ein paar Sekunden, bietet aber Informationen, die die Einrichtung zur Verbesserung ihrer Abläufe nutzen kann.
Wenn Sie den Grad der Mieterzufriedenheit kennen, können Sie sicherstellen, dass die Dienstleistungen so funktionieren, dass sie bei den Bewohnern des Gebäudes eine positive Stimmung erzeugen. Sie müssen nicht von traditionellen Methoden abrücken, aber dies ist eine weitere Möglichkeit, den Überblick zu behalten. Vielleicht erfahren Sie dabei sogar ganz neue Dinge darüber, wie die Mieter über das Bürogebäude denken.
Facility Management Tool für die Vermögensverwaltung
Wenn ein Mieter sich fragt, für welche Infrastruktur er in einem Gebäude zuständig ist, ist es nicht immer einfach, die Antworten zu finden. Da die Mieter alle möglichen Geräte mitbringen, kann es mit der Zeit verwirrend werden, was ihnen gehört und was von den Facility Managern bereitgestellt wird. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Informationen nicht leicht zugänglich sein sollten. Es sollte leicht festzustellen sein, wofür sie zuständig sind, damit sie die Wartung und Pflege dieser Geräte übernehmen können.
Was ist also die Lösung für die Bereitstellung von Asset-Management-Informationen für die Personen, die sie benötigen? Wenn Sie erraten haben, dass eine CMMS-Software für das Instandhaltungsmanagement dies zusätzlich zu den oben genannten Punkten leisten kann, liegen Sie zu 100 % richtig. Die App, auf die die Mieter Zugriff haben, ist in der Lage, die gesamte verfügbare und in der Einrichtung installierte Infrastruktur aufzulisten, wenn sie die Informationen benötigen.
Dies bietet nicht nur Transparenz für die Nutzer Ihres Gebäudes, die sich dadurch wichtiger fühlen, sondern gibt ihnen auch eine Vorstellung von ihren Zuständigkeiten in Bezug auf die ihnen zur Verfügung stehenden Geräte und Gegenstände. So bleibt keine Frage offen, wer sich um was kümmern muss und wer im Falle eines Problems zu kontaktieren ist.
Transparenz und schneller Workflow durch Mieterportal-Software
Wir haben gerade die Transparenz erwähnt, aber sie geht über die Bereitstellung von Informationen über die Infrastruktur in einer Anlage oder einem anderen Gebäude hinaus. Die Verwendung dieser Art von Software ermöglicht einen schnelleren Arbeitsablauf, wenn etwas erledigt werden muss. Da alles an einem Ort gesammelt wird, müssen weniger E-Mails, Texte und Telefonanrufe ausgewertet werden. Sie können sofort sehen, was zu tun ist, ohne jeden Einzelnen kontaktieren zu müssen.
Darüber hinaus bietet es eine höhere Transparenz in Bezug auf Arbeitsgenehmigungen und zusätzliche Kosten. Sie können sehen, welche Gebühren bereits abgerechnet und welche akzeptiert wurden und welche nicht. Die Nutzung einer cloudbasierten
Wartungsmanagementsystem kann jeder, der diese Informationen einsehen darf, dies in Sekundenschnelle tun.
Mit der Softwarelösung stehen Ihnen auch verschiedene Berichte zur Verfügung, mit denen Sie zurückblicken können, was in der Vergangenheit geschehen ist. Wollten Sie schon einmal historische Berichte durchsehen, haben aber festgestellt, dass dies ein komplizierter Prozess ist? Das ist nicht der Fall, wenn Sie diese Art von Software verwenden. Sie können nicht nur historische Berichte einsehen, sondern auch Mängel und andere Dinge, die Ihre heutigen Entscheidungen beeinflussen könnten.
Integration von Park- und Besuchermanagementsystemen verfügbar
Wenn Sie sich für ein robustes Gebäudemanagement-Tool entscheiden, kann es mit anderen Smart Security-Lösungen integriert werden. Das bedeutet, dass die Software noch mehr leisten kann, wenn sie mit anderen Lösungen verbunden wird, die Sie bereits verwenden. Sie haben dann die oben genannten Funktionen, die Ihren Mietern helfen können, sowie alle anderen Funktionen, die eine andere App für Sie bereitstellt.
Sie könnten zum Beispiel eine Anwendung für die Parkraumbewirtschaftung haben, mit der Sie verfolgen können, wie viele Autos auf dem Parkplatz geparkt sind, ob diese Autos Mietern oder Gästen gehören und wie viele Plätze noch frei sind. Diese Anwendung kann in das CMMS integriert werden, so dass Sie all die oben genannten Aufgaben erledigen und gleichzeitig die Parkplätze verwalten können. Sie müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen und Systemen wechseln, sondern können alles von einem Ort aus erledigen.
Dasselbe gilt, wenn Sie sofortigen Zugang zu einem Besucherverwaltungssystem haben möchten. Es kann direkt in das System integriert werden. Es gibt noch weitere Integrationsmöglichkeiten, aber diese beiden sind für Bürogebäude und andere Einrichtungen, die eine Mietergemeinschaftssoftware verwenden, am gebräuchlichsten. Innovation ist unverzichtbar, und die Optionen, die Sie benötigen, dürfen nicht außer Acht gelassen werden.
Kontakt-Datenbank für einfachere Kommunikation
Die beste Lösung für Ihr Gebäudemanagement verfügt über eine Kontaktdatenbank, damit die Mitarbeiter bei Bedarf schnell mit den richtigen Ansprechpartnern in Kontakt treten können. Aus diesem Grund zeigen die besten Mieterportale die Kontaktdaten der Systembenutzer und Mieter an, einschließlich:
- Name
- Status
- Rufnummer
- Zusätzliche Informationen
Dadurch wird sichergestellt, dass ein Mieter sich an jeden wenden kann, den er braucht, wenn etwas nicht in Ordnung ist. Außerdem fühlen sie sich dadurch als Teil der Einrichtung, da sie auch in der Datenbank aufgeführt sind. Damit zeigen Sie, dass Sie sich um jeden kümmern, der Ihr Bürogebäude für seine Arbeit wählt.
Fazit
Es gibt viele Möglichkeiten, wie eine Software für das Instandhaltungsmanagement den Mietern Vorteile bringen kann. Sie kann die Kommunikation verbessern, Wartungsanfragen leichter zugänglich machen, die Nachverfolgung vereinfachen, mehr Transparenz schaffen und vieles mehr. Mieter, die Zugang zu einer App mit dieser Art von Informationen haben, haben oft eine positivere Sicht auf das Gebäude und seine Verwalter als diejenigen, die dies nicht haben.
Singu FM ist ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementprogramm mit vollem Funktionsumfang, das von Velis Real Estate Tech angeboten wird. Jede der im obigen Artikel aufgeführten Funktionen wird durch unsere Software bereitgestellt, die sowohl die Bedürfnisse des Gebäudemanagements als auch die der Mieter erfüllt, die sich auf Ihre Räumlichkeiten und Infrastruktur verlassen. Um mehr zu erfahren, lesen Sie die aktuellen FM Trends.
Unsere mobile Mieterplattform hilft Ihnen, Ihre Mieter rund um die Uhr mit Informationen zu versorgen. Sie bietet Echtzeit- und sicheren Zugang zu immobilienbezogenen Details, um Ihre Arbeit zu erleichtern und Ihre Mieter zufriedener zu machen. Die App ist sogar in einer Offline-Version verfügbar, sodass Helpdesk-Tickets erstellt und Inspektionen ohne Internetzugang aktualisiert werden können.
Sind Sie bereit, das Immobilien- und Facility Management zugänglicher und effizienter als je zuvor zu gestalten? Singu FM ist die erste Wahl, wenn es darum geht, die gesamte Immobilie und ihre Bewohner in den Blick zu nehmen. Wenn Sie herausfinden möchten, wie wir Ihnen helfen können, die Kommunikation zu rationalisieren, die Instandhaltung zu verbessern und den Überblick über Tickets zu behalten, ist heute der richtige Tag, um sich mit uns in Verbindung zu setzen und mit unserer Plattform zu beginnen.
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