Hace sólo cinco años, representantes del sector inmobiliario en sentido amplio se preguntaban en conferencias y reuniones por los sistemas móviles para edificios. Durante muchas ponencias interesantes se alzaron voces diciendo que la movilidad es el futuro, pero que aún no estamos preparados para ella. Solo han hecho falta cinco años y ahora los principales proveedores de software inmobiliario para la gestión y el soporte técnico de los edificios desarrollan sus soluciones siguiendo la tendencia "mobile-first", centrándose en los clientes que utilizan teléfonos móviles y tabletas en su trabajo diario. El aumento en todo el mundo de los usuarios de aplicaciones móviles de diversos tipos - desde la banca, programas de fidelización, compras para el entretenimiento, sólo aumenta aún más el desarrollo del sector de las instalaciones comerciales.
En el artículo, hemos reunido las características más importantes de los sistemas CAFM/CMMS y las nuevas soluciones inmobiliarias, que pueden revolucionar las próximas áreas de la gestión inmobiliaria comercial en los próximos años.
Ventajas de los sistemas CAFM/CMMS móviles
En primer lugar, consideremos qué áreas pueden ser apoyadas por las aplicaciones móviles actuales integradas con el software de gestión inmobiliaria que mantiene las instalaciones técnicas.
La introducción de aplicaciones móviles para el funcionamiento de edificios ha ampliado las posibilidades de comunicación rápida y gestión de procesos complejos. Los datos se recogen en un solo sistema. Las aplicaciones móviles son un complemento natural de los sistemas de escritorio del mismo fabricante. La mayor ventaja de la movilidad es su disponibilidad en cada momento de nuestro trabajo.
Gracias a las aplicaciones móviles, los departamentos técnicos y los gestores inmobiliarios pueden acceder en todo momento a información actualizada sobre las instalaciones. Los datos relativos, por ejemplo, a los tickets del servicio de asistencia técnica, se actualizan automáticamente en la aplicación CAFM móvil y podemos conocer fácilmente el estado de una cosa que nos preocupa. A la hora de elegir el sistema, cabe destacar la posibilidad de que los sistemas móviles de gestión de instalaciones asistida por ordenador estén disponibles también en modo offline.
El software móvil de gestión de instalaciones y mantenimiento agiliza el acceso a la información relativa a:
- Tickets de avería, trabajos adicionales y proyectos
- Inspecciones de mantenimiento y listas de comprobación
- Documentación inmobiliaria
- Documentación sobre equipos y sistemas de las instalaciones
- Inquilinos, lista de contactos y documentación
- Noticias de construcción
La mayor ventaja de las soluciones móviles frente a las de sobremesa
Las capacidades operativas de las aplicaciones móviles nos ofrecen más ventajas que conocer únicamente los datos reales del sistema de sobremesa. Una de las características clave de los sistemas CAFM móviles son:
- Mantenimiento reactivo móvil y creación de órdenes de trabajo con fotos e indicación del lugar de la avería. Permite alertar aún más rápido y con mayor precisión de cualquier problema a personas y departamentos concretos.
- Inspecciones de mantenimiento y rondas técnicas para realizar tareas de inspección con listas de comprobación de mantenimiento preventivo e introducción de los parámetros necesarios de los equipos.
- Documentos digitales: posibilidad de preparar versiones electrónicas de los protocolos con firmas digitales de las personas que realizan o firman los trabajos para cada operación finalizada.
- Inspecciones de la propiedad, como auditorías técnicas y de seguridad o limpieza;
Según una de las investigaciones realizadas por los proveedores de sistemas CAFM/CMMS, el uso de la aplicación móvil durante el mantenimiento técnico del edificio aumenta la productividad de las tareas realizadas en un 40% y disminuye el tiempo de realización por ticket en un 30% aproximadamente. En parte se debe a que el uso de la comunicación digital, junto con la documentación de imágenes, disminuye en un 25% el tiempo necesario para que un técnico llegue al lugar de la avería y verifique el ticket.
En términos de gestión de instalaciones y mantenimiento, combinar la movilidad con las soluciones de sensores del Internet de las Cosas (IoT ) permite una posibilidad aún mayor de agilizar las tareas e informar sobre el rendimiento. En los proyectos en los que es necesaria la confirmación de la presencia de un técnico (por ejemplo, durante las rondas técnicas) se pueden instalar etiquetas NFC pasivas, que pueden integrarse con sistemas CAFM/CMMS. Tras la lectura automatizada (escaneado) de las etiquetas NFC, obtenemos algunos datos útiles, como la fecha y hora de confirmación de la presencia del técnico o de otro servicio del edificio. Alternativamente, otros sensores IoT son las balizas que utilizan la tecnología Bluetooth. Ofrecen una posibilidad adicional de localización, supervisión y seguridad en modo real, sin necesidad de "rebotar" como en el caso de las etiquetas NFC. El uso de balizas permite, por ejemplo, asegurar y seguir la actividad del personal o localizar objetos en almacenes, naves de producción o grandes aparcamientos. Las funcionalidades que conectan las aplicaciones móviles y las soluciones IoT son un tema muy amplio, pero vale la pena mencionar que todos los servicios de un edificio pueden utilizar la tecnología IoT, desde técnicos y empleados de seguridad hasta servicios de limpieza, y todo ello como parte de un sistema in situ ya implementado.
Aplicación móvil para inquilinos
I. Oficinas, comercios y usos mixtos
Hasta ahora, hemos analizado sobre todo herramientas móviles para servicios de edificios y administradores de fincas. Compartir soluciones móviles con los inquilinos es un verdadero paso adelante para los locales comerciales. A menudo se han dado situaciones en las que incluso el mejor sistema de tipo CAFM con un portal dedicado al inquilino/cliente en la versión de escritorio, no podía ser utilizado por una gama más amplia de empleados. En los centros comerciales, donde los minoristas en sus tiendas suelen trabajar por turnos, y la especificación de parte de los inquilinos no permite el acceso a los ordenadores en la parte trasera de las tiendas pequeñas, han sido excluidos de un contacto fácil con los servicios de ubicaciones o el director de los centros comerciales.
Mediante el uso de la aplicación móvil para ocupantes, los inquilinos pueden comunicarse con los gestores de la propiedad y las instalaciones, así como con los servicios del edificio, de forma sencilla. Las instalaciones comerciales requieren funcionalidades específicas de los proveedores de software, como:
- Cupones de descuento para empleados de tiendas: los empleados de tiendas particulares pueden hacer la compra con descuento en la tienda de sus "vecinos".
- Informe mensual de beneficios a la oficina del director del centro comercial, que en la mayoría de los casos es la base para el cálculo del alquiler mensual en el siguiente periodo; tal y como se establece en los contratos individuales. De este modo, ya no es necesaria la visita mensual del gerente de cada tienda a la oficina del director con una versión en papel de la declaración.
- Adjuntar documentación que confirme la realización de inspecciones internas de la tienda por parte de los arrendatarios: algunas grandes cadenas realizan por su cuenta (utilizando sus propios servicios) obras/inspecciones, tras lo cual se entrega un informe a los gerentes.
- Permisos de trabajo
II. Emplazamientos logísticos
La sustitución de muchos procesos por soluciones móviles también se aplica a las instalaciones logísticas. Todas las funcionalidades explicadas anteriormente del mantenimiento reactivo, el mantenimiento planificado y preventivo (PPM) o la gestión de activos son necesarias para el mantenimiento de naves. Sin embargo, las especificidades de la industria logística requieren funcionalidades adicionales que no se han presentado hasta ahora.
Una de estas soluciones son los sistemas de control de acceso de vehículos, que automatizan el proceso de entrada y salida de vehículos de los parques logísticos. Un buen ejemplo es el sistema Singu Smart Security Desk, que aumenta el nivel de seguridad en un parque logístico y garantiza la total transparencia del tráfico.
Este tipo de solución para el tráfico de vehículos también puede ser utilizada por los inquilinos, que pueden autorizar la salida de un vehículo concreto del aparcamiento a través de su smartphone. En caso de que no se conceda la salida del vehículo, las barreras no se levantarán para que el vehículo no pueda salir.
El uso de la movilidad reduce el tiempo necesario para la aceptación de la salida. Además, estas soluciones las utilizan las personas encargadas de supervisar la descarga y carga de mercancías, que la mayoría de las veces se encuentran cerca de los muelles y no en una oficina con un ordenador.
El futuro de la movilidad
La industria de los dispositivos móviles utilizados en la vida cotidiana ofrece constantemente nuevas soluciones y modelos de dispositivos. Los desarrolladores de aplicaciones móviles siguen constantemente las nuevas tendencias y la vida cotidiana de determinados lugares comerciales escribe sus propios escenarios para la implementación de nuevas soluciones móviles. Las soluciones móviles ayudan en el trabajo, acortan el tiempo de ejecución de las tareas, mejoran la calidad de nuestros servicios y, gracias a nuestras habilidades, derivadas del uso de soluciones similares en otros ámbitos de nuestra vida, ya no son un obstáculo técnico para los trabajadores. Hoy en día, es habitual que los empleados dispongan de teléfonos de trabajo (smartphones), lo que fomenta el uso de aplicaciones móviles. Por comodidad y eficacia en el trabajo, algunos empleados deciden instalar aplicaciones móviles en sus dispositivos privados. Esto demuestra claramente el valor de este tipo de soluciones para cada usuario.
Un mayor desarrollo de las tecnologías móviles, orientado hacia la realidad aumentada (RA), es decir, la presentación de información adicional en la pantalla de una zona observada utilizando la cámara de un dispositivo móvil, reforzará aún más la tendencia mobile-first. Ya hoy se presentan soluciones de RA para empresas de seguridad, técnicos o limpieza. El impacto significativo de esta tecnología en desarrollo también incluirá las áreas de navegación de los modelos BIM. Es fácil imaginar una situación en la que un técnico que venga a arreglar una avería en la sala de un lugar determinado, tendrá automáticamente pistas sobre dónde se encuentran las instalaciones en las paredes y qué problema técnico podría haberse producido. El futuro de las soluciones móviles que nos espera seguramente nos sorprenderá en más de una ocasión. Y todo ello, teniendo en mente el apoyo constante al trabajo diario en ubicaciones comerciales ampliamente definidas.
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