La implantación de un software de CAFM es una de las decisiones más trascendentales que puede tomar un equipo de gestión de instalaciones. Permite centralizar las operaciones, reducir el trabajo manual y ofrece a los propietarios y gestores de inmuebles una visión en tiempo real de toda su cartera.
Pero adquirir el software es solo el principio. Según Boston Consulting Group, solo el 30 % de los proyectos de transformación digital tienen éxito. Las razones rara vez son de carácter técnico: se deben a una planificación deficiente, a pasos que se han omitido y a subestimar el aspecto humano del cambio.
Hemos observado que estos errores en la implantación de software CAFM se repiten en organizaciones de todos los tamaños. A continuación, te explicamos cuáles son y cómo evitarlos.
Puntos clave
- Error n.º 1: Empezar sin metas claras; si no hay objetivos, no hay forma de medir el éxito.
- Error n.º 2: Migrar datos erróneos: los datos erróneos en un nuevo sistema CAFM dan lugar a decisiones erróneas.
- Error n.º 3: Elegir un sistema CAFM solo para el presente; una plataforma que no pueda adaptarse a las necesidades futuras tendrá que ser sustituida.
- Error n.º 4: Formación puntual: los usuarios que no reciben una formación adecuada vuelven a caer en sus viejos hábitos.
- Error n.º 5: Prescindir de la gestión del cambio: la adopción fracasa sin una comunicación activa y una gobernanza adecuada.
¿Qué es un sistema CAFM?
La gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM) es un tipo de software de gestión de instalaciones que reúne todas las operaciones del edificio en una única plataforma. Esto significa que las órdenes de trabajo, el mantenimiento preventivo, el seguimiento de activos, el cumplimiento normativo, la elaboración de informes y el análisis de datos se concentran en un solo lugar, en lugar de estar dispersos entre hojas de cálculo, correos electrónicos y herramientas inconexas.
A menudo se confunde con un CMMS —un sistema informatizado de gestión del mantenimiento—, pero ambos tienen un ámbito de aplicación diferente. Un CMMS se centra específicamente en la gestión del mantenimiento: órdenes de trabajo, historial de mantenimiento y solicitudes de mantenimiento. Un sistema CAFM abarca toda la gama de procesos de gestión de instalaciones: gestión de activos, coordinación de proveedores, elaboración de informes estratégicos sobre la cartera y mucho más.
Las plataformas modernas combinan cada vez más ambas funciones en una única solución, algo que conviene tener en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores. La diferencia entre el CAFM y el CMMS suele ser menor de lo que parece a primera vista. ¿Cuáles son los errores más comunes en la implementación de software CAFM?
Error n.º 1: Empezar sin unos objetivos claros
El error más frecuente en la implantación de un software de CAFM es ponerlo en marcha sin haber definido unos objetivos.
Sin unos objetivos claros, todo el proceso de selección e implantación se convierte en un proceso reactivo. Los gestores de instalaciones toman decisiones basándose en lo que muestra el proveedor, en lugar de en lo que la organización realmente necesita. El alcance se amplía. Los plazos se retrasan. Y cuando el sistema CAFM entra en funcionamiento, nadie puede evaluar si ha funcionado.
Según Grand View Research, la gestión externalizada de instalaciones representa actualmente el 61,5 % del mercado mundial. Esto significa que la mayoría de las carteras de instalaciones cuentan con múltiples proveedores, regiones y equipos externos, y que todos ellos deben estar en sintonía en cuanto a la función que debe cumplir el sistema CAFM.
Cómo evitarlo
Define tus indicadores clave de rendimiento antes de evaluar cualquier solución de CAFM.
¿Cómo se define el éxito en tu organización? ¿Tiempos de respuesta más rápidos ante las solicitudes de mantenimiento? ¿Menores costes operativos? ¿Un mayor cumplimiento de los requisitos de inspección? Responder a estas preguntas desde el principio determina todas las decisiones posteriores, desde la elección de la solución CAFM hasta la forma de estructurar su implantación.
- Involucrar desde el principio a todas las partes interesadas: la dirección, los responsables de las instalaciones, los técnicos de mantenimiento y los proveedores
- Establece unos indicadores clave de rendimiento (KPI) cuantificables antes de preseleccionar las plataformas
- Documentar los requisitos y los resultados esperados antes de que comience el proceso de implementación
- Utiliza esos indicadores clave de rendimiento (KPI) para hacer un seguimiento del progreso de la implantación del CAFM en cada fase
Si estás planificando tu primera implantación de un sistema CAFM, esta guía paso a paso te explica todo el proceso de selección y puesta en marcha.
Error n.º 2: Migrar datos incorrectos
La mala calidad de los datos es la causa principal de los fallos en los sistemas CAFM tras su puesta en marcha.
Las organizaciones invierten en un nuevo software de gestión de instalaciones, migran sus registros actuales y, a continuación, descubren que los datos son incoherentes, incompletos o están aislados. El historial de mantenimiento no es fiable. El seguimiento de activos muestra información desactualizada.
En cuanto los usuarios dejan de confiar en los datos de un sistema CAFM, dejan de utilizarlo.
Cómo evitarlo
Realiza una auditoría de datos antes de empezar a utilizar el nuevo sistema CAFM.
Esto no es opcional. La gestión de datos debe realizarse antes de la migración, no después. El equipo de implementación de SINGU ofrece asistencia especializada en la migración de datos, garantizando que los registros históricos se transfieran con precisión y que no se pierda nada importante durante el proceso.
- Realizar una auditoría de todas las fuentes de datos existentes: activos, historial de mantenimiento, contratos y registros de inspección
- Estandarizar los formatos y las convenciones de nomenclatura en todos los sitios web antes de la migración
- Integración con las herramientas existentes para eliminar los silos: consulta todas las integraciones de SINGU.
- Establecer claramente quién es el responsable de los datos desde el primer día, para que los registros sigan siendo precisos tras la puesta en marcha.
Error n.º 3: Elegir un sistema CAFM para el presente, no para el futuro
Elegir un sistema CAFM basándose únicamente en las necesidades actuales es una decisión a corto plazo con consecuencias a largo plazo.
El problema rara vez se manifiesta en el momento de la puesta en marcha. Sale a la luz entre 12 y 24 meses después, cuando el crecimiento de la cartera, las nuevas normativas o la incorporación de nuevas instalaciones hacen que el sistema supere la capacidad para la que fue diseñado. En ese momento, sustituirlo o reconstruirlo resulta costoso y perturba el funcionamiento de las instalaciones.
Cómo evitarlo
Evalúa los sistemas CAFM en función de su cobertura funcional, su escalabilidad y el coste total de propiedad, y no solo por su precio inicial.
Un sistema CAFM escalable se adapta a medida que crece tu organización. SINGU tiene una estructura modular, lo que permite añadir nuevas funcionalidades, sedes e integraciones sin necesidad de volver a crear el sistema desde cero. Tanto si gestionas 5 edificios como 500, la plataforma mantiene la coherencia en todos los procesos de gestión de instalaciones.
- Evalúa las capacidades de integración con sistemas ERP, BMS, software de contabilidad y dispositivos IoT; consulta la sección «Integración del ERP con la gestión de instalaciones».
- Verificar que los técnicos de mantenimiento que trabajan sobre el terreno dispongan de dispositivos móviles
- Calcular el coste total de propiedad a lo largo de un periodo de entre 3 y 5 años
- Pide al proveedor referencias de organizaciones con carteras más amplias que la tuya.
Error n.º 4: Considerar la formación como algo puntual
La falta de formación es el error más evitable en la implantación de un sistema CAFM, y uno de los más habituales.
Cuando los responsables de instalaciones, el personal de mantenimiento y los administradores de fincas no cuentan con la formación adecuada, no sacan el máximo partido al sistema CAFM. Introducen datos incompletos, pasan por alto funciones que les ahorrarían tiempo y, al final, vuelven a recurrir a las hojas de cálculo y a las cadenas de correos electrónicos que el software CAFM se suponía que debía sustituir.
Las mejoras en la eficiencia operativa nunca llegan a materializarse, no porque el sistema haya fallado, sino porque nunca se enseñó a las personas que lo utilizaban cómo sacarle partido.
Los clientes de SINGU registran una tasa de adopción por parte de los usuarios del 86 % durante la primera semana tras la implementación. Esto se debe a una formación estructurada y específica para cada puesto de trabajo que se imparte como parte del proceso de implementación por expertos de SINGU, y no a una simple sesión de una hora en el momento de la puesta en marcha.
Cómo evitarlo
Opta por una implantación por fases, en lugar de un lanzamiento de gran envergadura.
El enfoque más eficaz consiste en empezar poco a poco e ir ampliando el alcance. El proveedor de la solución CAFM forma a un grupo central de «superusuarios» internos, que a su vez facilitan una adopción más amplia por parte de todo el equipo. Los clientes y los inquilinos se incorporan en último lugar, una vez que el personal interno se siente seguro. SINGU asigna un gestor de proyectos específico a cada implementación para coordinar este proceso.
Si quieres saber más sobre cómo es, en la práctica, una implantación bien estructurada, esta guía recoge siete consejos de implementación que vale la pena leer antes de empezar.
Error n.º 5: Prescindir de la gestión del cambio
Un sistema CAFM puede estar configurado correctamente y, aun así, su implantación puede fracasar.
La gestión del cambio —preparar al personal para los nuevos procesos de gestión de instalaciones, las nuevas herramientas y las nuevas formas de trabajar— es el punto en el que muchos proyectos de CAFM fracasan en la fase final. Sin ella, la resistencia va en aumento. La gente recurre por inercia a lo que ya conoce. La plataforma queda sin utilizar.
No se trata de un problema tecnológico. Es un problema de comunicación y gobernanza.
Cómo evitarlo
Asigna claramente las responsabilidades y mantén una comunicación activa.
Hay dos funciones que resultan fundamentales para el éxito de cualquier implementación de CAFM:
- Responsable del proyecto: se encarga de la puesta en marcha general, vela por que todo vaya según lo previsto y toma decisiones cuando surgen obstáculos.
- Usuarios clave: personas de cada equipo que se familiarizan con el sistema en primer lugar, ayudan a sus compañeros durante la transición y señalan los problemas antes de que se extiendan.
Más allá de la gobernanza interna, es necesario promover activamente el nuevo sistema CAFM. Es importante que las personas comprendan qué está cambiando, por qué cambia y cómo les beneficia. SINGU presta su apoyo en este sentido a lo largo de todo el proceso de implantación, proporcionando materiales de comunicación y orientación para ayudar a los clientes a impulsar su adopción.
Preguntas frecuentes
¿En qué consiste el proceso de implantación de un sistema CAFM?
La implantación de un sistema CAFM se desarrolla en seis fases: definición de los requisitos y de los indicadores clave de rendimiento, selección de una solución CAFM, realización de una auditoría de datos y migración, configuración de las integraciones con los sistemas existentes, impartición de formación por fases y puesta en marcha con asistencia continua. Saltarse cualquier etapa —especialmente la auditoría de datos o la formación— es la causa más habitual de los problemas que surgen tras la puesta en marcha. Si está planeando una implementación, esta guía paso a paso describe todo el proceso con detalle.
¿Cuál es el mejor software de CAFM?
Depende del tamaño de tu cartera, la complejidad operativa y los requisitos de integración. Los criterios más importantes son la escalabilidad, el coste total de propiedad, las capacidades de integración y la calidad del soporte para la implementación. SINGU es una plataforma de CAFM y CMMS basada en inteligencia artificial que utilizan líderes inmobiliarios mundiales en más de 200 millones de metros cuadrados de inmuebles comerciales. Para obtener un desglose detallado de la comparación entre las principales plataformas, consulta «El mejor software de gestión de instalaciones para carteras inmobiliarias en 2026».
¿Cuál es la diferencia entre un sistema CAFM y un CMMS?
Un sistema CMMS se encarga específicamente de la gestión del mantenimiento: órdenes de trabajo, programación del mantenimiento, historial de mantenimiento y solicitudes de mantenimiento. Un sistema CAFM abarca todo eso, además de la utilización del espacio, el seguimiento de activos, la gestión de arrendamientos y la elaboración de informes a nivel de cartera. SINGU combina ambos en una sola plataforma.
¿Cuánto tiempo lleva implementar un sistema CAFM?
Depende del tamaño de la cartera, la calidad de los datos y la complejidad de la integración. SINGU se implantó en más de 1.000 tiendas de LPP en tres meses. Para la mayoría de las carteras de tamaño medio, una implantación por fases del sistema CAFM lleva entre tres y seis meses. Las organizaciones que se saltan la auditoría de datos o no ofrecen una formación suficiente suelen alargar ese plazo.
Reflexiones finales
La implantación de un sistema CAFM supone un cambio operativo que afecta a todos los equipos, todos los procesos y todos los edificios de su cartera. Los cinco errores mencionados anteriormente —objetivos poco claros, datos erróneos, escasa escalabilidad, formación insuficiente y omisión de la gestión del cambio— son todos evitables. Todos ellos comparten una causa común: subestimar lo que realmente requiere la implantación.
Los clientes de SINGU disfrutan de una resolución de incidencias hasta un 40 % más rápida, un cumplimiento del SLA por parte de los proveedores del 90 % y un aumento del cumplimiento de las inspecciones de entre el 25 % y el 50 %. Estas cifras son el resultado de una implementación bien hecha. Si quieres saber cómo aborda SINGU la implementación, ¡reserva una demostración y habla con nuestro equipo!
