Elegir e implantar con éxito una solución polifacética como el software CAFM no es fácil. Se trata de rediseñar todas las operaciones, pero hay que mantener un estándar de prestación de servicios y una experiencia coherente en varias instalaciones.
Sin duda, adoptar la solución tecnológica adecuada puede ayudar a enderezar las ineficiencias del proceso empresarial. Sin embargo, según un estudio de McKinsey and Company, menos de un tercio de los resultados de la transformación digital de estas organizaciones se traducen en mejoras sostenibles del rendimiento.
Entonces, ¿cómo asegurarse de que el dinero gastado está bien gastado? Sugerencia: no basta con elegir "la mejor" solución de la estantería de un proveedor. Primero hay que hacer los deberes. En este breve artículo, hemos resumido el aparentemente complejo proceso de selección e implantación de una solución CAFM.
Cómo elegir el software ideal para el sistema CAFM
Adaptar su modelo de negocio a una solución digital es crucial para el éxito de un rediseño organizativo como la implantación de un software de gestión de instalaciones. No puede hacerlo sin obtener respuestas a las preguntas de por qué necesita la tecnología, qué necesita que haga exactamente y cómo necesita que lo haga.
Para obtener respuestas a estas importantes preguntas, he aquí un proceso de descubrimiento en dos pasos que le servirá de guía:
1. Audite su actual proceso de gestión de instalaciones
Antes de definir los objetivos y requisitos que guiarán su selección, debe hacer un desglose de su proceso cotidiano de gestión de instalaciones. Esto es importante para ayudarle a identificar qué áreas de su proceso necesitan una revisión y los retos que hay que resolver.
He aquí algunos consejos para revisar rápidamente su proceso de gestión de instalaciones e identificar problemas:
- Planifique su proceso de principio a fin e identifique qué puede automatizarse para reducir la intervención humana y aumentar la eficacia.
- Fíjese en la rapidez con que se comunican los datos y la información entre el personal interno, los proveedores externos y todas las partes interesadas.
- Tenga en cuenta el proceso de seguimiento de los acuerdos de nivel de servicio, los contratos y el cumplimiento de la legislación.
Al analizar estos importantes procesos de gestión de instalaciones, hay que tener en cuenta aspectos como las infraestructuras y prácticas de trabajo, los costes de personal y funcionamiento, los requisitos informáticos y la eficiencia general de la prestación de servicios.
2. Definir el éxito y los requisitos empresariales
Tras revisar su proceso empresarial e identificar sus retos, defina lo que considerará un éxito en la resolución de esos retos. Para ello, defina sus objetivos e indicadores clave de rendimiento (KPI).
Sus objetivos responderán a la pregunta de por qué necesita un CAFM y cuáles son exactamente los problemas que debe abordar. Sus objetivos pueden girar en torno a la mejora de la eficiencia operativa y la prestación de servicios a los usuarios finales.
Por último, al trazar su solución ideal, defina sus requisitos empresariales. Así sabrá qué forma debe tener su aplicación de mantenimiento de instalaciones para que sea de utilidad óptima para su equipo, proveedores y socios.
He aquí algunos requisitos clave que puede tener en cuenta:
- Tamaño de las instalaciones gestionadas
- El número de usuarios del sistema de GMAO y su competencia técnica
- Posibles integraciones con soluciones existentes
- Módulos funcionales: clave para alcanzar sus objetivos
- Hardware necesario para utilizar un sistema móvil
3. Elección del software de gestión de instalaciones
Una vez trazado el software CAFM ideal, lo siguiente es determinar cuál es el sistema más adecuado de los proveedores. Para ello, debe ser capaz de identificar qué solución de un proveedor satisface sus necesidades y requisitos empresariales. Esto se consigue fácilmente evaluando las características y el conjunto de módulos de procesos de gestión de instalaciones de las soluciones de los proveedores.
En esta decisión también es importante el perfil del proveedor, ya que el nivel adecuado de asistencia es crucial para el éxito de la implantación.
En general, un buen software de sistema CAFM será compatible:
- Captura y seguimiento de datos precisos y en tiempo real
- Análisis holístico de datos e informes simplificados para la toma de decisiones de gestión
- Colaboración sencilla y en tiempo real con el personal interno, los proveedores, los técnicos de campo y otros socios.
- Aumento de la eficiencia de los usuarios finales en la prestación de servicios
- Integración con sus procesos y sistemas existentes.
- Operaciones sin papel y conectividad móvil
Estas características deben reflejarse en todos los módulos de su proceso prioritario de gestión de instalaciones. Por lo general, un buen software de gestión de instalaciones asistido por ordenador y GMAO debe incluir módulos para:
- Mantenimiento reactivo
- Gestión de servicios y horarios
- Gestión de activos y propiedades
- Gestión de contratos y acuerdos de nivel de servicio
- Gestión del cumplimiento
- Geolocalización
- Gestión de recursos
Para evaluar a su proveedor de soluciones CAFM, tenga en cuenta lo siguiente:
- El nivel de asistencia disponible para la incorporación y el mantenimiento continuo.
- Conocimiento del sector por parte del proveedor y referencias de usuarios de sus soluciones.
- Compromiso del proveedor con la innovación continua de su plataforma
- Opciones de entrega de la solución del proveedor: in situ o basada en la nube. Elija la opción que mejor se adapte a sus necesidades empresariales.
Cómo implantar el sistema CAFM
1. Planificar el calendario de ejecución del proyecto
Una vez elegida la solución CAFM y el proveedor, es importante acordar con él el calendario de ejecución del proyecto. Este calendario del proyecto debe programarse en hitos de eficacia, desde la fase de puesta en marcha hasta el cierre del proyecto. Debe asegurarse de que se dispone de todos los recursos e infraestructuras necesarios para una implantación satisfactoria.
2. Prepararse para el cambio
El éxito de la implantación de una solución como un software de gestión de instalaciones no depende únicamente de su superioridad técnica. Implica un cambio de cultura. Lo mejor es adoptar un enfoque de marketing en la implantación de la tecnología para conseguir la aceptación de los usuarios y las partes interesadas. Este enfoque significa sencillamente que usted se toma la implantación de su solución CAFM como una forma de marketing interno.
El enfoque de marketing para la implantación empieza desde el primer paso, cuando se traza la solución ideal.
Algunas de las características clave de este enfoque son:
- Participación activa de los usuarios finales y las principales partes interesadas en el diseño de la solución ideal para crear un sentimiento de "propiedad".
- Selección de un Director de Proyecto y, a continuación, de un equipo de promoción. El equipo debe incluir representantes de todos los equipos y socios, para fomentar la aceptación general de la nueva tecnología.
- Comunicación eficaz de las ventajas del nuevo sistema.
Consejos: Para comunicar eficazmente su solución CAFM, cree una historia de cambio para traducir los beneficios organizativos del sistema CAFM en beneficios individuales para su personal interno, proveedores externos y socios.
3. Organice y migre sus datos
Un sistema de gestión del mantenimiento basado en la nube depende en gran medida de los datos, de ahí la necesidad de garantizar una sólida recopilación de datos con un alto grado de precisión. Datos imprecisos e incompletos
pueden hacer fracasar la implantación del software del sistema CAFM. La participación activa del proveedor del sistema también es crucial para el éxito de la migración de datos.
Deje que el proveedor le oriente sobre el tipo de datos que necesita con una plantilla de datos. Esta es una de las razones por las que es crucial conseguir un proveedor que le proporcione el nivel adecuado de asistencia que necesita.
Lo mejor es recopilar todos los datos necesarios, de su sistema heredado y de los recién recopilados, en un sistema unificado para limpiarlos antes de la migración al nuevo sistema. Unos datos bien organizados y completos resultarán muy valiosos para el éxito de su sistema CAFM a largo plazo.
4. Implantar el sistema CAFM
El despliegue del sistema debe hacerse por fases: primero un piloto, luego la formación de los usuarios y, por último, el despliegue a gran escala.
Un proyecto piloto en forma de demostración proporcionará una plataforma para implicar a los usuarios finales y obtener información sobre las mejoras que se introducirán. Así se afianzará aún más la cultura de "propiedad" entre los usuarios finales. El piloto de demostración será también una forma de probar la viabilidad técnica de la solución CAFM a la alta dirección.
Consejos: Para aumentar la adopción por parte de los usuarios durante la implantación a gran escala, se puede adoptar un enfoque de gamificación para crear incentivos de uso. Un ejemplo es puntuar a los gestores de activos en función de la frecuencia de uso del sistema, por ejemplo para crear notas o tickets. El gestor con la puntuación más alta recibe un premio. Este enfoque de gamificación puede crearse de forma innovadora para diferentes grupos de usuarios.
Reflexiones finales
En resumen, el éxito de la implantación de un sistema informatizado de gestión de instalaciones depende de tres factores principales. El primero es el grado de alineación del sistema con su modelo operativo. Para lograrlo, necesita un sistema de software CAFM configurable y ajustable con módulos sólidos de gestión de instalaciones y mantenimiento.
En segundo lugar, el grado de adopción del software de mantenimiento de instalaciones por parte del usuario final es fundamental para el éxito de la implantación. El último factor, y el más importante, es el proveedor del software del sistema CAFM. Nos encontramos en una época de competencia feroz en la que muchas veces las promesas técnicas de los proveedores rara vez coinciden con su cumplimiento. Se necesita un proveedor fiable que ofrezca un soporte profesional pre y postventa durante todas las fases del proyecto.
Un proveedor líder de soluciones CAFM que ofrece el nivel de asistencia y compromiso que necesita es Velis Real Estate Tech, el proveedor de Singu FM, un software basado en la nube creado específicamente para la gestión de instalaciones, propiedades y activos del sector inmobiliario comercial e industrial.
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