La gestión de una cadena de tiendas dispersa exige una coordinación constante del trabajo, una comunicación permanente y la gestión de múltiples procesos interdependientes. La tecnología se está convirtiendo en parte integrante de la gestión para apoyar a los responsables de la toma de decisiones y al usuario final. En este post, presentamos un resumen de la reunión de expertos "Tecnología de apoyo a la gestión de cadenas de tiendas - una visión real para el mañana" durante la cual Grzegorz Kossakowski, EMBA - Empik Group, Magdalena Chojnacka-Gabriel - LPP S.A., Adrian Stolarczyk - AmRest, Adam Hołownia - Auchan Retail intercambiaron experiencias y debatieron sobre los principales retos y oportunidades del sector durante el panel "Gestión actual de carteras dispersas de cadenas de tiendas".
¿Cuáles son los principales retos de la gestión de una cartera de cadenas de tiendas dispersas?
El principal reto es que las instalaciones están dispersas por distintos lugares y regiones. Cada día hay que interactuar con diversas entidades. Es fundamental mantener actualizada la documentación y cumplir la normativa. Para hacer frente a estos retos, un amplio grupo de personas debe aplicar elaborados procesos de gestión y garantía de calidad. Además, cada instalación tiene su plan de mantenimiento que debe alinearse con el plan general de la cadena de tiendas para lograr la sinergia entre todas ellas. Para las instalaciones que están dispersas por todo el mundo, un esquema estandarizado de actividades es esencial para facilitar las operaciones diarias. Implantar normas es todo un reto. Esto puede lograrse mediante tecnología y aplicaciones que permitan a los usuarios acceder a todos los datos relacionados con su área de responsabilidad y realizar sus análisis y planes de acción basándose en ellos.
El aspecto más importante, en este caso, es disponer de información precisa sobre todas las instalaciones, incluida su ubicación y estado, así como acceso a datos en tiempo real sobre las actividades de mantenimiento realizadas en cada instalación (como inspecciones o reparaciones). En este ámbito, la colaboración con los subcontratistas debe ser a largo plazo, ya que es importante que conozcan las instalaciones y sus particularidades.
Las cadenas de tiendas a las que acude gente todos los días deben mantener tanto la seguridad como la estética.
¿Cuál es la diferencia de mantenimiento entre las tiendas independientes y las de los centros comerciales?
En las instalaciones independientes propiedad de la marca, gestionadas y administradas por ella, hay un miembro del equipo técnico trabajando allí a diario. La gestión de instalaciones en centros comerciales es en parte responsabilidad del centro, pero también existe una estrecha colaboración con proveedores tecnológicos externos, que suele ser a largo plazo.
La prevención de defectos es esencial en la gestión de una cartera distribuida de cadenas de tiendas.
Hay muchas instalaciones, por lo que responder con rapidez y comprender la instalación es importante porque si hay un fallo, la tienda no puede funcionar, lo que supone un inconveniente para los clientes y una pérdida económica para la empresa. Para una marca, por ejemplo, un simple problema de persianas es una gran pérdida porque la tienda no puede abrir.
Las operaciones de una cadena de restaurantes pueden dividirse en 2 áreas tecnológicas. Se contrata a una empresa especializada para el equipo y la maquinaria utilizados en la elaboración de alimentos, y la segunda área es el mantenimiento de edificios.
¿Qué procesos de gestión deben apoyarse en la tecnología? ¿Qué dificultades plantea su aplicación?
El uso de la tecnología facilita el trabajo, por lo que debe apoyarse en todos los procesos. Cambiar la mentalidad de quienes no son proclives a utilizar aplicaciones móviles, y después formarles en el uso de esta forma de trabajo, es la parte más difícil.
El uso de herramientas de apoyo a la gestión tiene que ver con la mejora continua y el aprendizaje, que también es una tarea exigente.
A la hora de implantar una nueva herramienta o tecnología, ¿en qué merece la pena centrarse?
Es muy importante implicar a todos los usuarios del sistema. La etapa más importante es la formación impartida por el proveedor de una determinada tecnología y el suministro de material de formación (vídeos explicativos, manuales, presentaciones, plantillas, etc.) que pueda utilizarse repetidamente; esto es importante en caso de rotación de empleados y crecimiento del equipo.
Cómo evitar problemas: solución de problemas
La localización de averías es un proceso sistemático de resolución de problemas que suele utilizarse para encontrar y corregir problemas en máquinas, dispositivos electrónicos, etc.
La integración de la resolución de problemas en el sistema de apoyo a la gestión de una cartera distribuida de cadenas de tiendas ahorra tiempo a los administradores del sistema, en primer lugar.
Esto supone un valor añadido para el cliente, ya que el pedido no va a parar a un proveedor sin haber sido comprobado antes, por lo que el cliente evita costes innecesarios.
¿Cómo aprovechar el análisis de datos?
Las pruebas de SLA permiten una facturación detallada a las empresas. Un gran valor es también la capacidad de generar informes de frecuencia de fallos o costes de instalaciones individuales con fines comparativos, tanto de instalación de equipos como de las propias instalaciones. La creación de grupos de los almacenes que tienen problemas recurrentes y la adopción de medidas preventivas específicas o la formación, por ejemplo, de los operarios de los dispositivos individuales, es crucial. Sin los datos generados por el sistema, sería difícil tomar medidas preventivas o eliminar los problemas recurrentes y los fallos.
Resumen
La gestión inmobiliaria es un proceso continuo y a largo plazo en el que la calidad y el compromiso son lo más importante. Para elevar el nivel de las operaciones, merece la pena ir de la mano de la tecnología moderna y de varias soluciones disponibles en el mercado. Con ellas se pueden automatizar muchos aspectos de la gestión, lo que permite tomar mejores decisiones con la ayuda del análisis de datos.
Un agradecimiento especial a todos los medios de comunicación que colaboraron en el acto sobre "Tecnología al servicio de la gestión de las cadenas de tiendas: una visión real del mañana":
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