Con el comienzo del nuevo año, se hace necesario ocuparse de las inspecciones planificadas de gestión del mantenimiento. Por eso debe revisar y ampliar los calendarios de las inspecciones existentes o incluir algunas nuevas definiciones de inspección.
Un buen mantenimiento planificado y preventivo garantiza que su equipo esté listo y siempre en funcionamiento, al tiempo que reduce el riesgo de tiempos de inactividad y costes inesperados. En este artículo, vamos a cubrir los detalles dentro del módulo de Mantenimiento Planificado y Preventivo (PPM) de Singu FM que le permite programar las inspecciones de la manera correcta y fácil.
Las principales conclusiones del artículo
Preparar cuidadosamente las listas de comprobación de la inspección
- -Asegúrate de que las has dividido en secciones más pequeñas para que sean más razonables. Cuando tienes una lista de comprobación asignada a tu inspección es mucho más fácil para la gente seguir el progreso de tus comprobaciones y hace que todo el proceso sea mucho más claro.
Ciclo de mantenimiento correcto
- No planifique su inspección con cinco años de antelación. En su lugar, considere la posibilidad de utilizar la función de ampliación automática. En general, no genere como 100 o 1000 inspecciones a la vez, limítese a utilizar las funciones de ampliación automática.
Responsabilizar a todo el departamento siempre que sea posible
- Siempre es mejor tener más personas establecidas como responsables de una inspección determinada. Así evitará los tiempos muertos y los retrasos en su propiedad.
Establece la notificación de recordatorio en función de las características de la inspección
- No hay necesidad de establecer un recordatorio en caso de inspección diaria o semanal, sin embargo, puede ser muy útil para aquellos menos frecuentes para recordar acerca de ellos.
Considerar la ampliación automática de la inspección
- De este modo, usted y su equipo nunca se olvidarán de ampliar las inspecciones y agilizarán su trabajo.
Apoyo a proveedores de servicios externos
- No tengas miedo de cooperar con proveedores. Singu FM apoya dicha cooperación, y deberías sentirte completamente seguro dando acceso a la aplicación a servicios externos.
¿Qué es la definición de inspección?
Recordemos que cada definición de inspección describe un conjunto de inspecciones, y dentro de cada definición de inspección se puede especificar el número de inspecciones, la frecuencia con la que se realiza el mantenimiento, por ejemplo, mensual, trimestral, semestral o anual, etc. Una definición de inspección se refiere a un tipo de inspección de edificios.
¿Cómo ampliar los calendarios de mantenimiento existentes?
Durante su trabajo con el módulo de inspecciones de la gestión del mantenimiento, es posible que se haya encontrado con una situación en la que la definición de la inspección haya caducado y desee ampliar esta definición para otro ciclo. ¿Cómo prolongar rápidamente la inspección finalizada utilizando el software de mantenimiento GMAO? El proceso es muy intuitivo.
Lo primero que debe hacer es ir al menú de definiciones de inspección de Singu FM y seleccionar la casilla de verificación "Incluir cerradas y canceladas". Esta casilla, cuando está activada, muestra una lista tanto de las inspecciones abiertas como de las cerradas o canceladas.
Para prorrogar la inspección realizada o caducada, es necesario abrir su ficha con todos los datos de la inspección. Aquí encontrará el botón "Ampliar".
Tras seleccionar este botón, el sistema le sugerirá automáticamente un nuevo final de ciclo de inspección. El ciclo sugerido está relacionado con el ciclo de la inspección original. Por ejemplo, si la inspección original estaba programada para seis meses, el sistema le sugiere ampliar el ciclo otros seis meses. Por supuesto, este campo es totalmente personalizable, por lo que puede cambiar esta fecha como desee. Tras guardar los cambios, se abrirán nuevas inspecciones.
¿Cómo ampliar automáticamente las inspecciones?
Para evitar ampliar manualmente sus inspecciones cada vez que el ciclo llega a su fin, existe una opción mejor para automatizar este proceso.
En los detalles de definición de la inspección, puede seleccionar una opción adicional que amplía la inspección automáticamente después de la fecha de vencimiento de la última. Con esta casilla activada, una vez que la última inspección de su ciclo llegue a su fin, Singu FM generará automáticamente un nuevo ciclo para sus inspecciones.
Cómo crear una nueva definición de inspección
Ya sabe cómo prorrogar fácilmente las inspecciones que han llegado a su fin utilizando Singu FM. Sin embargo, a veces es necesario crear una nueva inspección. ¿Cómo hacerlo? En este apartado aprenderá a crear una definición de inspección y algunas buenas prácticas que puede seguir al crear dichas definiciones.
El nuevo creador de definiciones es intuitivo e incluye algunos campos para rellenar, como:
- Nombre de la definición de inspección
- Complejo al que desea asignar la inspección
- Edificio
- Responsable (un usuario seleccionado o todo el departamento responsable de la inspección)
- Opcionalmente, también puede asignar un o un proveedor de servicios externo a la inspección
- Categoría y tipo de inspección
- Duración y hora de la inspección
- Lista de control
- Ciclo de inspección: detalles sobre la frecuencia con la que debe generarse la inspección, cuándo empieza y termina el ciclo o cuántos días antes de la inspección debe enviarse un recordatorio.
¿Cuáles son las mejores prácticas para programar inspecciones de mantenimiento planificadas?
Ahora, es el momento de algunas buenas prácticas relativas a la adición de una nueva definición de inspección.
- #TIP 1 Al añadir el nombre de la definición de inspección, se recomienda incluir aquí también la información sobre el ciclo de inspección. Puede resultar útil al navegar por la lista de definiciones de inspección.
- #TIP 2 Otro campo importante a la hora de crear una definición de inspección es elegir la parte responsable. Singu FM le da la opción de elegir una persona individual o todo el departamento. La opción recomendada es asignar siempre al departamento técnico o a otros departamentos según su flujo de trabajo. De este modo, evitará problemas adicionales como tiempos de inactividad o retrasos en caso de que la parte responsable no esté presente en las instalaciones.
- #TIP 3 Otra gran práctica a seguir es crear esas inspecciones siempre que sea posible para todo un año con opción de prórroga automática.
- #TIP 4 Al crear una nueva definición de inspección también es posible establecer un recordatorio. Define cuántas veces antes de la inspección un usuario recibirá una notificación por correo electrónico. En caso de que el mantenimiento sea frecuente (inspecciones diarias o semanales), puede considerar dejar vacío este campo de recordatorio. En el caso de las inspecciones trimestrales o anuales, para las que el responsable debe prepararse adecuadamente, se sugiere establecer el recordatorio en un número superior, por ejemplo, 10 días antes.
¿Qué es una lista de inspección?
Las listas de comprobación de inspecciones desempeñan un papel fundamental en la seguridad y fluidez de las operaciones comerciales. Pueden utilizarse en todos los sectores y son una herramienta de gestión esencial para diversos profesionales del sector inmobiliario. Una lista de comprobación ayuda a determinar si un proceso, procedimiento, equipo o instalación se ajusta a las normas gubernamentales, industriales o internas.
Unas listas de comprobación de inspecciones claras y eficaces pueden ayudar a garantizar que los activos de su empresa se inspeccionan correctamente, protegiendo a su personal y sus recursos y asegurándose de que sus activos son seguros de utilizar.
La lista de comprobación de la inspección mediante el software de mantenimiento planificado puede dividirse en secciones más pequeñas. De este modo, es más fácil hacer un seguimiento de todos los elementos de la lista de comprobación que hay que marcar y da un aspecto más profesional a toda la lista.
Las listas de control pueden editarse de forma personalizada. Al añadir una nueva puede:
- Define el nombre de la tarea,
- Seleccione el tipo de tarea, por ejemplo, punto de control, valoración, numérica, ejecución, etc,
- Elija una sección a la que asignar la tarea,
- O cree una nueva sección en la lista de control.
Asignación de inquilinos y vendedores a la inspección
Es posible que tenga miedo y a veces no quiera dar acceso a su software de gestión de mantenimiento a empresas externas. Estas empresas podrían tener acceso a datos sensibles de propiedad intelectual que no deberían ver. Afortunadamente no es un problema. Singu FM está desarrollado para conectar a varios usuarios y profesionales inmobiliarios en una aplicación móvil CAFM/CMMS, y cada tipo de usuario tiene acceso sólo a aquellos datos que debe ver. Por ejemplo, en el caso de asignar a un subcontratista como responsable de una determinada inspección, dicha empresa desde la perspectiva de su cuenta de Singu FM accederá únicamente a aquellas inspecciones a las que haya sido asignada.
Lo mismo ocurre con los inquilinos. Por lo tanto, si desea que su inquilino participe en la inspección y darle acceso a la misma para seguir su evolución, también puede incluirlo en la definición. Además, una vez cerrada la inspección, el inquilino puede tener la posibilidad de descargarse el protocolo de dicha inspección.
Otro escenario que merece la pena tener en cuenta es cuando se opera con empresas de servicios externas. Es habitual que los proveedores de servicios externos no siempre quieran ningún sistema de software. Otro caso es cuando visitan sus instalaciones sólo una vez al año. En esa situación, no hay necesidad real de que utilicen ningún software adicional. Para resolver este problema, puede crear una inspección en nombre de dicho proveedor de servicios, dejar que hagan su trabajo y, una vez finalizada la inspección, dicho servicio podrá entregarle el protocolo de la inspección como prueba de que se ha realizado la inspección. A continuación, puede cargar los documentos del protocolo en el sistema Singu FM para tener la documentación almacenada de forma segura en un único lugar.
Informes anuales de mantenimiento planificado y preventivo
Otra función muy útil de Singu FM y su módulo PPM es el informe anual. Se trata de un informe interactivo en el que se pueden ver todas las inspecciones que se han planificado para todo un año. Todos los datos se muestran en forma de cuadrícula interactiva donde cada cuadrado representa una sola semana del año.
Por último, Singu FM se integra con varios sensores IoT, como balizas o etiquetas NFC. Las etiquetas NFC tratadas como puntos de control ubicados en diferentes lugares de las instalaciones podrían ser útiles, por ejemplo, durante las rondas de seguridad o limpieza. Con las etiquetas NFC es posible seguir los movimientos de los empleados y asegurarse de que la ronda se ha completado. Además, estas etiquetas NFC pueden asignarse a bienes de equipo individuales o incluso a definiciones de inspección completas, por lo que es una forma estupenda de visualizar los datos y agilizar los procedimientos de gestión del mantenimiento.
Reflexiones finales
Programar y realizar (eficazmente) las actividades de mantenimiento planificadas es la mejor manera de evitar paradas imprevistas y reparaciones costosas y de prolongar la vida útil de sus activos. Empezar el nuevo año con una estricta lista de comprobación del mantenimiento es el mejor momento para llevarlo a cabo.
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