Echo Investment aumenta su eficiencia en un 30% con la gestión de garantías de SINGU

Introducción

Echo Investment, uno de los mayores promotores inmobiliarios de Europa Central y Oriental por volumen y superficie de proyectos, ha integrado soluciones tecnológicas avanzadas para mejorar su eficacia operativa y la satisfacción de sus clientes. Este caso práctico explora los retos, soluciones y beneficios obtenidos por Echo Investment gracias a la implantación de la aplicación SINGU para gestionar los servicios de garantía en todas sus propiedades.

Visión general del cliente

Echo Investment está especializada en la construcción, alquiler y venta de propiedades comerciales y de oficinas, promociones residenciales y transacciones inmobiliarias. La empresa se ha comprometido a aprovechar la tecnología para mejorar el servicio al cliente y agilizar las operaciones del equipo. Sus principales objetivos son la comodidad del usuario, la seguridad y el ahorro de tiempo.

Retos previos a la implantación

Antes de adoptar SINGU, Echo Investment se enfrentaba a varios retos:

• La necesidad de una aplicación racionalizada para gestionar las garantías de las infraestructuras técnicas.
• Reducción de los costes de servicio mediante la gestión estandarizada de datos, la comunicación, los recordatorios y la elaboración de informes.
• Mejorar la comunicación entre las empresas de gestión de instalaciones, los proveedores de servicios externos (garantes) y los representantes de los inversores/arrendadores.
• Los métodos de comunicación existentes eran ineficaces y dependían en gran medida del correo electrónico y las llamadas telefónicas.
• La coordinación del trabajo implicaba a múltiples personas, por lo que era esencial introducir un sistema central de gestión de billetes con acceso a la información en tiempo real.

Soluciones aplicadas

Echo Investment decidió implantar SINGU, un software diseñado para la gestión y el mantenimiento de propiedades. Entre las principales funciones utilizadas por Echo Investment se incluyen:

Módulo de mantenimiento reactivo:

• Facilita la tramitación de las reclamaciones de garantía como contratista general.
• Flujos de trabajo de emisión de tickets personalizados adaptados a los requisitos de Echo Investment.

Emisión de informes:

• Notificación rápida de defectos, con opciones para añadir fechas de detección, descripciones y fotos (también a través de la aplicación móvil).
• Registro detallado de la ubicación en los planos del edificio.
• Capacidad para especificar la empresa, el edificio, el contratista, la prioridad, el tipo de ticket, el SLA y el sector técnico pertinente.
• Estandarización de la información de los billetes para facilitar la búsqueda y el filtrado.

Lista de dispositivos:

• Creación de una base de datos de dispositivos digitales vinculada a los problemas notificados.
• La información sobre el dispositivo incluye las fechas de caducidad de la garantía y otros detalles relevantes.

Aplicación móvil:

• Accesible tanto a través de navegadores web como de una aplicación móvil (incluido el modo sin conexión).
• Las funciones móviles incluyen creación de tickets, adjuntar fotos, cambios de estado y documentación de visitas in situ.
• Mejora de la comunicación mediante la incorporación de notas, historiales de estado y listas de contactos del personal clave.

Informes y comunicación:

• Posibilidad de generar informes en PDF con firmas digitales.
• Mejora de la comunicación con las partes implicadas mediante notas específicas de los tickets e historiales completos de los mismos.

Módulos adicionales:

• SINGU Data Room para la digitalización de la documentación posterior a la construcción.
• SINGU Property Survey para inspecciones y auditorías inmobiliarias.

"Nuestro principal objetivo era gestionar las cuestiones técnicas, incluidas las garantías. Esta es una parte crucial de la aplicación SINGU. Sorprendentemente, se trata de vincular muchos elementos entre sí. El sistema está a disposición de nuestros subcontratistas, como los garantes y las empresas técnicas, así como de los inquilinos. Cada una de estas entidades tiene acceso directo a la aplicación, con una visibilidad limitada a determinadas funcionalidades. Era importante que todos estos elementos estuvieran interconectados y que la comunicación fuera fluida.

Necesitábamos estar al día de todo lo que ocurría en una propiedad determinada y disponer de información precisa sobre la infraestructura, las garantías, los plazos de entrega de las obras y los métodos de gestión de las solicitudes. También necesitábamos poder clasificar las tareas en función de los contratos. Ya no gestionamos estas cuestiones de ninguna otra forma. Todas las actividades se realizan dentro del sistema SINGU. Cada pedido se registra en la aplicación, y los usuarios tienen funciones claramente definidas. Esto nos da una visión en tiempo real de lo que está sucediendo en las propiedades, lo que nos permite responder rápidamente"

Ilona Bejma
Directora de Gestión de Cartera de Inmuebles

Conclusión

La integración de SINGU ha transformado los procesos de gestión de garantías de Echo Investment, aportando importantes mejoras operativas, ahorro de costes y una mayor comunicación. Este caso práctico subraya la importancia de adoptar soluciones tecnológicas avanzadas para satisfacer las necesidades cambiantes del sector inmobiliario.

"Tenemos previsto continuar nuestra colaboración a largo plazo. Cada una de nuestras nuevas propiedades está equipada con la plataforma SINGU. Nuestro objetivo es aplicar las normas establecidas de forma casi automática en los nuevos edificios. Gracias a las amplias posibilidades de configuración del sistema, a veces ajustamos su funcionalidad aumentando el número de módulos necesarios o, por el contrario, implantando sólo una pequeña parte de ellos. El modelo de cooperación establecido significa que el lanzamiento de la aplicación SINGU está ahora inseparablemente ligado a la adquisición de un inmueble o a su entrega final a los usuarios finales".

Ilona Bejma
Directora de Gestión de Cartera de Inmuebles

Key Benefits

La implantación de Singu en 18 complejos y 20 edificios de Polonia, con 42 inquilinos y 224 servicios externos, reportó importantes beneficios:

Mejora del proceso de reclamación de garantías: ‍Procesamiento eficiente de las reclamaciones de garantía, con el apoyo de la aplicación móvil.

Mejor acceso a la información: Acceso rápido a las fechas de caducidad de la garantía, lo que reduce posibles costes.

Reducción de costes: Recordatorios de vencimiento de garantías y gestión eficiente de las órdenes de servicio.

Racionalización de la comunicación: ‍ Mejor comunicación entre los gestores técnicos, los servicios externos y el personal de Eco Investment.

Digitalización: Transición al almacenamiento electrónico de la documentación, facilitando el acceso a los documentos en la nube.

Eficacia de los informes: Capacidad de generar informes electrónicos, mejorando la transparencia y la rendición de cuentas.