Echo Investment steigert die Effizienz um 30 % mit dem Garantiemanagement von SINGU

Einführung

Echo Investment, einer der größten Bauträger in Mittel- und Osteuropa nach Projektvolumen und Fläche, hat fortschrittliche Technologielösungen integriert, um seine betriebliche Effizienz und Kundenzufriedenheit zu steigern. Diese Fallstudie untersucht die Herausforderungen, Lösungen und Vorteile, die Echo Investment durch die Implementierung der SINGU-Anwendung für die Verwaltung von Garantieleistungen in ihren Immobilien erzielt hat.

Kundenübersicht

Echo Investment ist auf den Bau, die Vermietung und den Verkauf von Gewerbe- und Büroimmobilien, Wohnanlagen und Immobilientransaktionen spezialisiert. Das Unternehmen setzt auf den Einsatz von Technologie, um den Kundenservice zu verbessern und die Abläufe im Team zu optimieren. Zu den Schwerpunkten gehören Benutzerkomfort, Sicherheit und Zeitersparnis.

Herausforderungen vor der Implementierung

Vor der Einführung von SINGU stand Echo Investment vor mehreren Herausforderungen:

• Der Bedarf an einer rationalisierten Anwendung zur Verwaltung der Garantien für die technische Infrastruktur.
• Senkung der Servicekosten durch standardisiertes Datenmanagement, Kommunikation, Mahnungen und Berichte.
• Verbesserung der Kommunikation zwischen Facility-Management-Unternehmen, externen Dienstleistern (Gewährsleistern) und den Vertretern der Investoren/Vermieter.
• Die bestehenden Kommunikationsmethoden waren ineffizient und stützten sich hauptsächlich auf E-Mails und Telefonate.
• An der Koordinierung der Arbeiten waren mehrere Personen beteiligt, so dass die Einführung eines zentralen Systems für die Bearbeitung von Tickets mit Echtzeit-Informationszugang unerlässlich war.

Umgesetzte Lösungen

Echo Investment entschied sich für die Einführung von SINGU, einer Software für die Verwaltung und Instandhaltung von Immobilien. Zu den wichtigsten von Echo Investment genutzten Funktionen gehören:

Modul Reaktive Wartung:

• Erleichtert die Bearbeitung von Gewährleistungsansprüchen als Generalunternehmer.
• Maßgeschneiderte Ticketing-Workflows, die auf die Anforderungen von Echo Investment zugeschnitten sind.

Berichtswesen:

• Schnelle Meldung von Mängeln mit der Möglichkeit, Entdeckungsdaten, Beschreibungen und Fotos hinzuzufügen (auch über die mobile App).
• Detaillierte Standortregistrierung auf Bauplänen.
• Möglichkeit zur Angabe von Unternehmen, Gebäude, Auftragnehmer, Priorität, Ticket-Typ, SLA und relevantem technischen Bereich.
• Standardisierung der Ticketinformationen für eine einfachere Suche und Filterung.

Geräteliste:

• Einrichtung einer digitalen Gerätedatenbank, die mit gemeldeten Problemen verknüpft ist.
• Die Geräteinformationen umfassen das Ablaufdatum der Garantie und andere relevante Details.

Mobile Anwendung:

• Der Zugriff erfolgt sowohl über Webbrowser als auch über eine mobile App (einschließlich Offline-Modus).
• Zu den mobilen Funktionen gehören die Erstellung von Tickets, das Anhängen von Fotos, Statusänderungen und die Dokumentation von Besuchen vor Ort.
• Verbesserte Kommunikation durch Hinzufügen von Notizen, Statusverläufen und Kontaktlisten für wichtige Mitarbeiter.

Berichterstattung und Kommunikation:

• Möglichkeit, PDF-Berichte mit digitalen Signaturen zu erstellen.
• Verbesserte Kommunikation mit den beteiligten Parteien durch ticket-spezifische Notizen und umfassende Ticket-Historien.

Zusätzliche Module:

• SINGU-Datenraum für die Digitalisierung der Dokumentation nach dem Bau.
• SINGU Property Survey für Inspektionen und Audits von Immobilien.

"Unser Hauptziel war die Verwaltung technischer Fragen, einschließlich der Garantien. Dies ist ein entscheidender Teil der SINGU-Anwendung. Überraschenderweise müssen dabei viele Elemente miteinander verknüpft werden. Das System steht sowohl unseren Unterauftragnehmern, wie z. B. Gewährleistungsunternehmen und technischen Firmen, als auch den Mietern zur Verfügung. Jedes dieser Unternehmen hat direkten Zugriff auf die Anwendung, wobei die Sichtbarkeit auf ausgewählte Funktionen beschränkt ist. Es war wichtig, dass alle diese Elemente miteinander verbunden sind und dass die Kommunikation reibungslos funktioniert.

Wir mussten über alles, was in einer bestimmten Immobilie passiert, auf dem Laufenden bleiben und genaue Informationen über die Infrastruktur, Garantien, Arbeitsfristen und Methoden zur Bearbeitung von Anfragen haben. Wir brauchten auch die Möglichkeit, Aufgaben nach Verträgen zu kategorisieren. Wir können diese Aufgaben auf keine andere Weise mehr bewältigen. Alle Aktivitäten werden innerhalb des SINGU-Systems durchgeführt. Jeder Auftrag wird in der Anwendung registriert, und die Benutzer haben klar definierte Rollen. So haben wir in Echtzeit Einblick in das Geschehen auf den Grundstücken und können schnell reagieren.

Ilona Bejma
Managerin für Immobilienportfolio-Management

Schlussfolgerung

Die Integration von SINGU hat die Prozesse des Gewährleistungsmanagements von Echo Investment verändert und zu erheblichen operativen Verbesserungen, Kosteneinsparungen und verbesserter Kommunikation geführt. Diese Fallstudie unterstreicht, wie wichtig es ist, fortschrittliche technologische Lösungen einzusetzen, um den sich wandelnden Anforderungen der Immobilienbranche gerecht zu werden.

"Wir planen, unsere langfristige Zusammenarbeit fortzusetzen. Jede unserer neuen Immobilien ist mit der SINGU-Plattform ausgestattet. Unser Ziel ist es, die etablierten Standards in neuen Gebäuden nahezu automatisch umzusetzen. Dank der vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten des Systems passen wir die Funktionalität teilweise an, indem wir die Anzahl der notwendigen Module erhöhen oder umgekehrt nur einen kleinen Teil davon implementieren. Dank des etablierten Kooperationsmodells ist die Einführung der SINGU-Anwendung heute untrennbar mit dem Erwerb einer Immobilie oder ihrer endgültigen Übergabe an die Endnutzer verbunden.

Ilona Bejma
Leiterin des Immobilienportfolio-Managements

Key Benefits

Die Einführung von Singu in 18 Komplexen und 20 Gebäuden in Polen, an denen 42 Mieter beteiligt sind und an denen 224 externe Dienste beteiligt sind, hat erhebliche Vorteile gebracht:

Verbessertes Verfahren für Garantieansprüche: ‍Effiziente Bearbeitung von Garantieansprüchen, unterstützt durch die mobile App.

Verbesserter Informationszugang: Schneller Zugriff auf das Ablaufdatum der Garantie, wodurch potenzielle Kosten reduziert werden.

Kostenreduzierung: Erinnerungen an auslaufende Garantien und effiziente Verwaltung von Serviceaufträgen.

Verbesserte Kommunikation: ‍ Bessere Kommunikation zwischen den technischen Leitern, den externen Diensten und den Mitarbeitern von Echo Investment.

Digitalisierung: Umstellung auf elektronische Dokumentenspeicherung, Erleichterung des Zugriffs auf Dokumente über die Cloud.

Effiziente Berichterstattung: Die Möglichkeit, elektronische Berichte zu erstellen, erhöht die Transparenz und Rechenschaftspflicht.