Industry
Comercial y oficinas
Product
Servicio de asistencia, mantenimiento preventivo, gestión de equipos
Location
Polonia
Use Case
Gestión de instalaciones
Resumen del proyecto
En el corazón del horizonte de Varsovia se alza la Torre Varso, el edificio más alto de la Unión Europea y la pieza central del complejo Varso Place. Para HB Reavis, uno de los principales proveedores internacionales de espacios de trabajo, la gestión de este ecosistema de uso mixto de oficinas, comercios, hostelería y bienestar exigía algo más que las herramientas tradicionales. Para hacer frente a la escala y la complejidad, recurrieron a SINGU, un socio digital que les permite unificar los flujos de trabajo y alcanzar la excelencia operativa.
Retos previos a la implantación
Antes de implantar SINGU, HB Reavis se enfrentó a una serie de retos comunes a los grandes desarrollos dinámicos:
- Los flujos de trabajo dependían en gran medida de la documentación en papel y de herramientas fragmentadas.
- Coordinar las inspecciones, gestionar los permisos y responder a las peticiones de los inquilinos era a menudo lento y reactivo.
- Era difícil obtener una visión transparente y en tiempo real de todas las operaciones.
- Mantenerse al día de los calendarios de inspección y los plazos de garantía era un reto constante.
Como explica Piotr Popławski, Property Manager de HB Reavis:
"Antes de SINGU, nuestros flujos de trabajo dependían en gran medida del papeleo y de herramientas fragmentadas. Coordinar las inspecciones, gestionar los permisos y responder a las peticiones de los inquilinos era lento y reactivo. Necesitábamos visibilidad y control totales".
Solución
SINGU se introdujo durante la fase de construcción de Varso Place y se fue ampliando a medida que maduraba su funcionamiento. En la actualidad, HB Reavis utiliza tres módulos básicos de SINGU para agilizar los flujos de trabajo diarios, digitalizar los procesos y mejorar la transparencia:
1. Tickets
Con el módulo Tickets, HB Reavis creó un flujo de trabajo específico para los permisos de trabajo y entrega. En lugar de montones de papeleo, ahora todo se gestiona digitalmente. Los inquilinos solo tienen que crear una solicitud en la aplicación SINGU Tenant App, y el equipo de instalaciones la aprueba en tiempo real en una tableta o un ordenador. Cada ticket incluye la ubicación exacta del edificio en el plano, lo que permite respuestas más rápidas y eficaces.
2. Mantenimiento preventivo e inspecciones
El módulo de inspecciones permitió a HB Reavis abandonar las listas de comprobación en papel y centralizar todos los calendarios de inspección. Cada inspección lleva ahora el historial completo del activo junto con una lista de comprobación digital. Esto garantiza el cumplimiento, ahorra tiempo y evita que se pasen por alto los plazos de garantía o los defectos.
3. Gestión de garantías
A través del módulo de gestión de garantías, se realiza un seguimiento automático de los informes de defectos y garantías. Esto simplifica la colaboración con los contratistas y garantiza que los problemas relacionados con la garantía se traten con eficacia.
Resultados
Gracias a la digitalización de las operaciones con SINGU, HB Reavis consiguió:
- Visibilidad total de las operaciones diarias en Varso Place.
- Agilizar la comunicación entre inquilinos, equipos técnicos y gestores de instalaciones.
- Ahorro de tiempo gracias a la automatización de las inspecciones y el seguimiento de las garantías.
- Mejora de la experiencia de los inquilinos, gracias a un servicio más rápido e intuitivo.
Como destaca Jakub Jablonski, Facility Manager de HB Reavis:
"SINGU me ayuda en mi trabajo diario al reunir en un solo lugar todo, desde los tickets y las inspecciones hasta los informes de defectos. Nuestro equipo técnico confía en él para las inspecciones, los inquilinos lo utilizan para los tickets y yo lo uso a diario para gestionar las operaciones en Varso Place".
Y Piotr Popławski añade:
"Para mí, SINGU es la automatización de los procesos diarios. Es una plataforma que utilizamos a diario, y la recomendaría encarecidamente a cualquiera que gestione un activo complejo. Hace que las inspecciones, los flujos de trabajo de permisos y las comunicaciones con los inquilinos sean fluidas."
Conclusión
La implementación de SINGU en Varso Place permitió a HB Reavis pasar de flujos de trabajo manuales e inconexos a un ecosistema digital unificado diseñado para desarrollos de uso mixto. En la actualidad, el equipo de gestión de la propiedad dispone de información en tiempo real, los inquilinos disfrutan de una mejor experiencia de servicio y HB Reavis cuenta con una sólida plataforma para garantizar la excelencia operativa en uno de los monumentos más emblemáticos de Europa.
