Introducción
Los gestores de instalaciones supervisan a diario grandes cantidades de datos de los edificios -desde patrones de consumo energético y registros de mantenimiento hasta registros de rendimiento de los equipos- y, sin embargo, la mayoría tiene dificultades para transformar este caudal de información en información práctica que impulse la toma de decisiones estratégicas. Mientras que la gestión de instalaciones ha evolucionado desde el mantenimiento básico de edificios a una sofisticada función operativa, el papel de un gestor de instalaciones ha adquirido una importancia estratégica dentro de las organizaciones.
Estos profesionales son ahora responsables tanto de los aspectos operativos como de gestión, garantizando que las operaciones de los edificios se ajusten a los objetivos más amplios de diversas organizaciones de los sectores público, privado y sin ánimo de lucro. Sin embargo, muchos gestores de instalaciones siguen dependiendo de procesos manuales y hojas de cálculo, y estudios recientes muestran que el 85% de los operadores de instalaciones se enfrentan a datos de baja calidad (IFMA IT Community & Autodesk, 2024), lo que dificulta la conversión de la información de los edificios en información procesable.
Los sistemas de gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM ) cubren este vacío crítico transformando los datos brutos de los edificios en herramientas estratégicas que permiten una gestión proactiva, la optimización de costes y la mejora de la eficiencia.
Contenido de esta guía
Esta guía se centra específicamente en la transformación de datos a través de los sistemas CAFM, abarcando las fuentes de datos que los gestores de instalaciones ya poseen, las capacidades de CAFM para convertir los datos brutos en decisiones y el enfoque integral de SINGU para obtener información procesable. Proporcionaremos pasos prácticos de implementación en lugar de conceptos teóricos, ayudándole a pasar de la recopilación de datos a la acción basada en datos.
A quién va dirigido
Esta guía está diseñada para gestores de instalaciones responsables de uno o varios edificios, equipos de operaciones inmobiliarias que buscan mejoras en el funcionamiento de los edificios y propietarios de edificios que desean optimizar sus activos mediante una gestión de instalaciones basada en datos. Tanto si gestiona las operaciones diarias de un edificio de oficinas como si supervisa la planificación estratégica de varios inmuebles, encontrará estrategias específicas para transformar los datos existentes en ventajas competitivas.
Por qué es importante
Los datos no utilizados de los edificios representan oportunidades perdidas de ahorro sustancial de costes, aumento de la eficiencia operativa y mejora del bienestar de los ocupantes. Las organizaciones que implantan sistemas CAFM informan de reducciones del 20% en los costes de mantenimiento, un ahorro energético del 15-25% y una resolución de problemas entre un 30-40% más rápida, todo ello alcanzable utilizando fuentes de datos que la mayoría de los gestores de instalaciones ya poseen pero que no aprovechan plenamente.
Lo que aprenderá:
- Por qué a menudo no se utilizan los datos de los edificios a pesar de su valor estratégico para la gestión de las instalaciones.
- A qué fuentes de datos de edificios tienen ya acceso los gestores de instalaciones, pero puede que no las utilicen eficazmente.
- Cómo los sistemas CAFM transforman los datos brutos del edificio en herramientas de toma de decisiones para la gestión operativa.
- Guía paso a paso para implementar la gestión de instalaciones basada en datos con la plataforma de SINGU
Funciones y responsabilidades en Facility Management
La gestión de instalaciones es una profesión dinámica que integra personas, procesos y tecnología para garantizar el funcionamiento eficiente de los edificios y apoyar los objetivos empresariales básicos de una organización. Los gestores de instalaciones desempeñan un papel fundamental tanto en la planificación estratégica como en la gestión operativa, supervisando desde el mantenimiento de los edificios y los servicios medioambientales hasta la gestión presupuestaria y la supervisión de contratistas. Sus responsabilidades se extienden a garantizar que todas las instalaciones funcionen sin problemas, de forma segura y sostenible, en consonancia con los objetivos a largo plazo de la organización.
Un gestor de instalaciones debe ser un experto en resolución de problemas, capaz de responder con rapidez a retos inesperados sin perder de vista la eficiencia y la calidad. Gestionar equipos, coordinarse con contratistas y comunicarse eficazmente con las partes interesadas son habilidades esenciales para tener éxito en este campo. Los gestores de instalaciones también son responsables de aplicar y supervisar los protocolos de salud y seguridad, apoyar las iniciativas de sostenibilidad y garantizar el cumplimiento de las normas del sector. A medida que la tecnología sigue evolucionando, los gestores de instalaciones deben estar al día de los últimos avances en sistemas de construcción y análisis de datos, aprovechando estas herramientas para mejorar el flujo de trabajo, reducir costes y aumentar el valor de sus servicios. En última instancia, la gestión eficaz de las instalaciones consiste en equilibrar las operaciones cotidianas con iniciativas estratégicas que respalden la misión de la organización y ofrezcan resultados cuantificables.
Comprender los datos de los edificios en la gestión de instalaciones
Los datos de los edificios abarcan toda la información medible generada por los sistemas y las operaciones de los edificios, incluidas las métricas de rendimiento de HVAC, los patrones de consumo de energía, los registros de mantenimiento, los detalles de funcionamiento y las opiniones de los ocupantes. Por ejemplo, los servicios blandos de gestión de instalaciones, como la limpieza, también pueden generar valiosos datos operativos que pueden analizarse para mejorar la prestación de servicios y favorecer el bienestar de los empleados.
La mayoría de los gestores de instalaciones recopilan una gran cantidad de datos a través de sus sistemas de edificios, sensores IoT y procesos operativos, pero tienen dificultades para utilizarlos eficazmente para la planificación estratégica más allá de los requisitos básicos de elaboración de informes. Esta desconexión entre la disponibilidad de datos y la información procesable representa una de las mayores oportunidades perdidas en la gestión moderna de instalaciones, donde la capacidad de un gestor de instalaciones para gestionar los recursos de manera eficiente y mantener altos estándares operativos tiene un impacto directo en el rendimiento empresarial principal de una organización y beneficia a organizaciones de diversos sectores.
Por qué no se utilizan los datos de los edificios
A pesar de tener acceso a abundantes conjuntos de datos, la mayoría de los gestores de instalaciones se enfrentan a importantes barreras que impiden una utilización eficaz de los datos:
- Lossilos de datos impiden un análisis exhaustivo de los diferentes sistemas del edificio, ya que los datos energéticos se almacenan por separado de los registros de mantenimiento, aislados de los datos de rendimiento de los equipos, y la información de los ocupantes está desconectada de las métricas operativas.
- Lafalta de integración entre las plataformas de mantenimiento y las herramientas de los sistemas de supervisión de la energía obliga a los gestores de las instalaciones a correlacionar manualmente la información en múltiples cuadros de mando e informes, en lugar de acceder a una visión unificada.
- Las restricciones de tiempo limitan la capacidad de los gestores de instalaciones para analizar manualmente los datos sin procesar, sobre todo teniendo en cuenta la gran carga de trabajo y las largas jornadas laborales típicas de las funciones de gestión de instalaciones, en las que las preocupaciones operativas inmediatas tienen prioridad sobre el análisis estratégico.
- La insuficiencia de herramientas analíticas deja a los gestores de instalaciones con hojas de cálculo y funciones básicas de elaboración de informes que no pueden transformar conjuntos de datos complejos en información práctica para la planificación estratégica y la gestión operativa.
Transición:
Comprender los retos que plantean los datos revela por qué los sistemas CAFM se han convertido en esenciales para los gestores de instalaciones modernos, que necesitan ir más allá del mantenimiento reactivo y pasar a operaciones proactivas basadas en datos.
Consideraciones sobre el lugar de trabajo para instalaciones basadas en datos
El cambio hacia una gestión de instalaciones basada en datos está transformando la forma en que los gestores de instalaciones abordan sus funciones, convirtiendo la tecnología y el análisis en herramientas esenciales para optimizar los entornos de trabajo. Mediante el uso de sensores, plataformas de software y sistemas de construcción avanzados, los gestores de instalaciones pueden recopilar datos en tiempo real sobre todo. Esta gran cantidad de información permite tomar decisiones con mayor conocimiento de causa, reducir los costes operativos y mejorar la productividad general en el lugar de trabajo.
Para aprovechar plenamente las ventajas de la gestión basada en datos, los gestores de instalaciones deben invertir en formación continua y cualificación profesional, sobre todo en ámbitos como el análisis y la interpretación de datos. Este desarrollo continuo garantiza que puedan traducir eficazmente conjuntos de datos complejos en estrategias prácticas que mejoren la calidad de los servicios y respalden los objetivos de la organización. A medida que evolucione la profesión, la capacidad de aprovechar la tecnología y los datos será cada vez más importante para mantener altos niveles de eficiencia, productividad y bienestar en el entorno construido. Al adoptar estos avances, los gestores de instalaciones pueden ofrecer un mayor valor a sus organizaciones y crear lugares de trabajo eficientes y centrados en las personas.
Gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM) para la transformación de datos
Los sistemas CAFM integran múltiples fuentes de datos de edificios en plataformas unificadas diseñadas específicamente para la toma de decisiones en la gestión de instalaciones, transformando la función operativa de la programación reactiva del mantenimiento en una gestión estratégica de los recursos que respalde los objetivos de la organización. Este enfoque estructurado refleja la forma en que la profesión opera dentro de las normas y marcos internacionales, garantizando que la gestión de instalaciones se alinea con las mejores prácticas y las necesidades de la organización.
Capacidades de integración de datos CAFM de Core SINGU
La consolidación de datos en tiempo real conecta dispositivos IoT, sistemas de edificios, plataformas de mantenimiento y sensores de ocupación en cuadros de mando únicos que proporcionan una visibilidad completa de todas las operaciones de las instalaciones sin necesidad de recopilar datos manualmente de sistemas independientes.
La visualización de cuadros de mando traduce los complejos datos de los edificios en claros indicadores clave de rendimiento (KPI) que incluyen tendencias de eficiencia energética, costes de mantenimiento por edificio y métricas de fiabilidad de los equipos que respaldan directamente los presupuestos y las decisiones de gestión operativa.
La accesibilidad móvil garantiza que los gestores de instalaciones puedan acceder a información crítica y responder a alertas tanto si están realizando inspecciones in situ como si gestionan varias propiedades a distancia, lo que contribuye a la naturaleza flexible de las responsabilidades de gestión de instalaciones.
Seguridad, conformidad y gestión de riesgos
La seguridad, el cumplimiento de las normas y la gestión de riesgos son elementos fundamentales de una gestión eficaz de las instalaciones, y los gestores de instalaciones tienen la responsabilidad de proteger a empleados, visitantes y activos de la organización. Esto incluye la aplicación de medidas de seguridad sólidas y la garantía de que todas las operaciones cumplan las leyes y reglamentos pertinentes. Las evaluaciones periódicas de riesgos son esenciales, ya que permiten a los gestores de instalaciones identificar posibles peligros y desarrollar estrategias proactivas para mitigar amenazas que van desde catástrofes naturales a fallos de seguridad.
Unas sólidas dotes de liderazgo y comunicación son vitales para gestionar estas responsabilidades, ya que los responsables de instalaciones deben coordinarse con múltiples departamentos y socios externos para garantizar una seguridad y un cumplimiento exhaustivos. Mantenerse informado sobre las mejores prácticas y los cambios normativos más recientes es crucial, como lo es la capacidad de adaptarse rápidamente a los riesgos emergentes y a la evolución de los requisitos del lugar de trabajo. Al dar prioridad a la seguridad, el cumplimiento y la gestión de riesgos, los gestores de instalaciones no sólo protegen los bienes y las personas, sino que también apoyan el éxito y la reputación a largo plazo de su empresa, lo que refuerza el papel esencial de la gestión de instalaciones dentro de cualquier organización.
Enfoque de SINGU para obtener información sobre los datos
SINGU ofrece una completa plataforma CAFM diseñada específicamente para transformar los datos existentes de los edificios en información práctica sobre la gestión de las instalaciones, centrándose en la simplicidad de la integración y el valor operativo inmediato en lugar de en una compleja implementación técnica.
Paso a paso: Implantación de la gestión de instalaciones basada en datos con SINGU
1. Integre sus datos
Empiece por conectar sus sistemas existentes a SINGU, incluidos BMS, sensores IoT, contadores, ERP y herramientas de mantenimiento. De este modo, las órdenes de trabajo, la información sobre los activos, las métricas ESG y las lecturas de los sensores se concentran en un único lugar y se obtiene una visión clara de toda la cartera de instalaciones. Asegúrese de que los técnicos y contratistas trabajan directamente en SINGU, también a través de la aplicación móvil, para que los datos se capturen en origen y sean precisos.
2. Establecer líneas de base y KPI
Utilice SINGU Reporting and Data Analytics para revisar datos históricos recientes sobre órdenes de trabajo, rendimiento de equipos, costes y consumo energético. A partir de ahí, defina líneas de base para métricas clave como los tiempos de respuesta, el tiempo de inactividad, el coste por edificio y el consumo de energía. A partir de estos valores de referencia, elija un conjunto específico de indicadores clave de rendimiento que reflejen los objetivos de su organización y que se utilizarán para realizar un seguimiento de los progresos.
3. Analizar cuadros de mando
Analizar cuadros de mando en SINGU para gestores de instalaciones, jefes de cartera, equipos de ESG y finanzas. Estos cuadros de mando deben mostrar información en tiempo real sobre solicitudes abiertas y cerradas, tareas atrasadas, rendimiento de los activos, intensidad energética y carga de trabajo de los proveedores. Utilice filtros por edificio, región, proveedor o tipo de activo para que cada parte interesada vea sólo los datos relevantes para sus responsabilidades y pueda actuar con rapidez.
4. Automatizar flujos de trabajo y alertas
Configure flujos de trabajo automatizados en SINGU para el mantenimiento preventivo, las inspecciones y la supervisión de los SLA. Cuando una tarea vence, se retrasa o se incumple un nivel de servicio, SINGU activa las notificaciones y dirige el trabajo al equipo adecuado sin necesidad de seguimiento manual. Combine esto con integraciones IoT para que las lecturas anormales, como la temperatura o los picos de consumo, creen automáticamente tickets. Configure informes programados por correo electrónico para que los gestores reciban actualizaciones periódicas sin tener que realizar tareas adicionales.
5. Supervisar los resultados y optimizar la cartera
Supervise continuamente el rendimiento de todos los edificios mediante SINGU Property Intelligence y ESG Reporting. Compare centros, proveedores y categorías de activos para ver dónde mejoran el tiempo de inactividad, los costes o el consumo y dónde no. Utilice esta información para perfeccionar las estrategias de mantenimiento, renegociar contratos y planificar el CAPEX. Introduzca en SINGU los datos de rendimiento de los contratistas, los resultados de las inspecciones y los comentarios de los ocupantes para poder estandarizar las prácticas eficaces y corregir los problemas rápidamente, tanto a nivel de edificio como de cartera.
Retos comunes y soluciones
La mayoría de los gestores de instalaciones encuentran obstáculos previsibles al pasar de los enfoques tradicionales de gestión operativa a la gestión de instalaciones basada en datos, pero las soluciones probadas pueden superar estas barreras sin interrumpir las operaciones esenciales del edificio.
Desafío 1: Complejidad de la integración de datos
Solución: Comience con una implementación piloto en un solo edificio que cubra los casos de uso centrales de SINGU, incluida la gestión de órdenes de trabajo, el mantenimiento preventivo, las inspecciones, la gestión de contratistas y los informes ESG.
Céntrese en lograr mejoras cuantificables en los tiempos de respuesta, los costes y el cumplimiento en este proyecto piloto y, a continuación, reproduzca la configuración y los flujos de trabajo probados en otros centros y, en última instancia, en toda la cartera para ampliar la gestión de instalaciones basada en datos con un riesgo mínimo.
Reto 2: Resistencia del personal a los cambios tecnológicos
Solución: Impartir formación práctica que demuestre los beneficios inmediatos a través de ventajas rápidas como informes automatizados, gestión simplificada de órdenes de trabajo y supervisión de equipos en tiempo real que reduzca las tareas administrativas diarias.
Involucrar a los equipos de gestión financiera existentes en el diseño de cuadros de mando y la selección de indicadores clave de rendimiento para aumentar la aceptación y garantizar que la implantación de la tecnología apoye sus responsabilidades actuales y enfoques de resolución de problemas en lugar de complicarlos.
Reto 3: Dificultades para medir el ROI
Solución: Establecer parámetros de referencia antes de implantar la CAFM y realizar un seguimiento de las mejoras específicas, como la reducción de los costes energéticos, la disminución de los gastos de mantenimiento, la mejora de la eficiencia de los espacios y la mejora de las puntuaciones de satisfacción de los ocupantes.
Documente el ahorro de tiempo que suponen los procesos automatizados, la mayor rapidez en la resolución de problemas y la mejora de la velocidad de toma de decisiones, que permiten a los gestores de las instalaciones centrarse en la planificación estratégica en lugar de en las tareas rutinarias de recopilación y análisis de datos.
Transición: Abordar estos retos comunes posiciona a los gestores de instalaciones para una transformación exitosa basada en datos que proporcione mejoras operativas cuantificables y ventajas estratégicas.
Conclusión y próximos pasos
Los gestores de instalaciones ya disponen de valiosos datos sobre los edificios que los sistemas CAFM como SINGU pueden transformar en ventajas competitivas mediante la mejora de la gestión operativa y la optimización de costes. La clave no está en recopilar más datos, sino en aprovechar las fuentes de información existentes a través de plataformas integradas que conviertan las métricas brutas en información práctica que respalde tanto las operaciones cotidianas como los objetivos de planificación estratégica.
Para empezar:
- Audite las fuentes de datos actuales de su edificio e identifique las oportunidades de integración entre la gestión de la energía, los sistemas de mantenimiento y las plataformas de utilización del espacio para comprender su base analítica actual.
- Dé prioridad a las áreas de alto impacto, como la programación del mantenimiento predictivo, para la implementación inicial de CAFM, con el fin de demostrar el valor inmediato antes de ampliar a una transformación integral de la gestión de las instalaciones.
- Programe una demostración de SINGU para ver las capacidades específicas de transformación de datos para sus instalaciones, centrándose en cómo los sistemas de edificios existentes pueden integrarse con información práctica que respalde sus responsabilidades de gestión operativa y sus objetivos organizativos.
Preguntas críticas para cuestionar su enfoque actual:
- ¿Está analizando manualmente datos del edificio que los sistemas CAFM automatizados podrían procesar para acelerar la toma de decisiones y mejorar la eficiencia operativa?
- ¿Cuánto tiempo dedican sus equipos de gestión de edificios a crear informes en lugar de implementar mejoras que aumenten la productividad del lugar de trabajo y el bienestar de los ocupantes?
- ¿Qué mejoras de las instalaciones podría implementar inmediatamente con visibilidad del rendimiento del edificio en tiempo real y capacidades de análisis predictivo?
- ¿Cómo cambiarían las capacidades de mantenimiento predictivo su actual enfoque reactivo de la gestión de equipos, la optimización del espacio y la asignación de recursos?
- ¿Hay silos de datos que le impiden ver las conexiones entre la eficiencia energética y los costes de mantenimiento que podrían generar ahorros operativos significativos?
