Ist es möglich, CAFM-Software effizient aus der Ferne zu implementieren? Der rasche Übergang zur Arbeit von zu Hause aus war für viele plötzlich und ungewohnt. Wir mussten unsere bestehenden Praktiken zur Softwareeinführung rasch an die neue Realität anpassen. Die Covid-19-Pandemie zwang uns dazu, unsere Implementierungs- und Arbeitsweise anzupassen, um eine reibungslose Kommunikation mit den Kunden im Remote-Modus zu ermöglichen.
Was war das Ergebnis einer solchen Verschiebung? Hat diese neue Realität unsere Arbeitsweise verändert und einen Mehrwert in Bezug auf die Fernimplementierung gebracht? Funktioniert die Fernimplementierung von Software gut?
Diese und andere Fragen werden in diesem Artikel behandelt. Er fasst die verschiedenen Aspekte der CAFM Software-Implementierung vor der Pandemie zusammen und zeigt, wie sie heute aussieht. Wir werden uns hauptsächlich auf Folgendes konzentrieren:
- Tagungen und Software-Schulungen
- Projektleitung
- Kommunikation mit dem Kunden
- Materialien und Unterstützung
I. Wie sich die Implementierung von Immobiliensoftware verändert hat
1. Sitzungen und Software-Schulungen vor
Vor der Einführung von Covid-19 gehörte zum Start eines Projekts eine Auftaktsitzung mit dem Kunden. Diese Treffen fanden in der Regel in den Räumlichkeiten des Kunden statt.
Außerdem fanden die Schulungen, die Teil des Implementierungsprozesses sind, am Hauptsitz des Kunden statt. Es war notwendig, für einen geeigneten Schulungsraum zu sorgen und die erforderlichen Werkzeuge und Geräte vor Ort zur Verfügung zu stellen.
Dies bedeutete, dass das Team auf der Kundenseite nicht viel Zeit mit der Anreise von verschiedenen Standorten verbringen musste. Daher war dies oft eine bequemere Form der Ausbildung.
Bei anderen Projekten erfolgte die Kommunikation hauptsächlich per Telefon und E-Mail. Bei ausländischen Projekten gehörten Telefonkonferenzen bereits zum Standard. Allerdings wurde dieses Format von den einheimischen Kunden noch nicht genutzt, da sie zögerten. Damals standen die lokalen Kunden der Fernkommunikation oft skeptisch gegenüber.
Meetings und Software-Schulungen jetzt
Nach der Einführung von Covid-19 werden die Durchführungsbesprechungen per Fernzugriff abgehalten. Dadurch ist es möglich, an einem Tag mehr Besprechungen mit Kunden aus verschiedenen Teilen der Welt durchzuführen. Eine der größten Veränderungen war die Einführung regelmäßiger Telefonkonferenzen mit unseren Kunden, in denen der aktuelle Stand des Projekts besprochen und die nächsten Schritte beschlossen werden. Dies ermöglicht kürzere und auch häufigere Sitzungen.
Mit Hilfe spezieller Telekonferenz-Tools werden die Demo- und Produktionsumgebung des Kunden während des Meetings gemeinsam genutzt. In Echtzeit kann der Kunde den Projektfortschritt verfolgen, sehen, welche Systemfunktionen verfügbar sind, oder jede eingeführte Konfiguration verfolgen. Darüber hinaus werden interne Kanban-Tafeln verwendet, um den Status und die Entwicklungsstufen des Projekts zu visualisieren.
Die Schulungen werden aus der Ferne durchgeführt und dauern genauso lang wie die Schulungen vor Ort. Es überrascht nicht, dass die Kunden stärker einbezogen werden, was die Offenheit und eine stärkere Unternehmenskultur begünstigt. Agilität und freies Feedback sind die Folge.
2. Projektmanagement vor
Auf der Grundlage regelmäßiger E-Mail- und Telefonkontakte war der Durchführungszeitplan die Hauptinformationsquelle für den aktuellen Stand des Projekts. Dieses Dokument wurde aktualisiert und dem Kunden zugesandt.
Ein vollständiger Satz von Implementierungsvorlagen, Richtlinien und Arbeitsfortschritten in Form von Screenshots, die den Status der Systemkonfiguration zeigen, wurde während des Implementierungsprozesses per E-Mail versandt und empfangen.
Der Kunde konnte sich auch in das System einloggen, um den aktuellen Stand der eingegebenen Daten zu überblicken.
Projektleitung jetzt
Wenn ein neues Projekt eröffnet wird, wird auch der Durchführungsplan erstellt. Er veranschaulicht die verschiedenen Phasen des Projekts und ist für den agilen Projektmanagementansatz hilfreich.
Das Projekt wird in einzelne Phasen unterteilt, die auf Kanban-Boards übertragen werden. Die Unterteilung der Aufgaben nach ihrem Status, wie "zu tun", "in Arbeit" oder "erledigt", ermöglicht es allen Beteiligten, den aktuellen Fortschritt des Projekts zu verfolgen und sich gegenseitig Aufgaben zu übertragen.
Während der Planung der nächsten Schritte wird der Kunde mit den Prozessen vertraut gemacht, die in der CAFM-Demoumgebung konfiguriert werden. Dies hilft, die Funktionen und Prozesse im System zu visualisieren und über die endgültige Konfiguration zu entscheiden. Die konfigurierten Aufgaben stehen dem Kunden in der Produktionsumgebung zur Verfügung. Sobald sie präsentiert werden, gibt es ein gemeinsames Feedback.
Während der wöchentlichen Besprechungen wird das Implementierungs-Dashboard regelmäßig zusammen mit der Produktions- und Demonstrationsumgebung betrachtet. Der Kunde kann den Prozess in Echtzeit verfolgen und sich über die Software informieren.
3. Kommunikation mit dem Kunden vor
Die Beziehung zum Kunden beruhte auf regelmäßiger Kommunikation per Telefon oder E-Mail sowie auf persönlichen Treffen. Der Kontakt mit dem Kunden variierte je nach Engagement des Kunden.
Kommunikation mit dem Kunden jetzt
Die Kundenbeziehung wird durch regelmäßige Treffen, in der Regel wöchentlich, und durch Fernschulungen aufgebaut. Durch kurze, wöchentliche Treffen mit dem Kunden ist es möglich, eine tiefere Beziehung aufzubauen, Vertrauen zu schaffen und eine Partnerschaft zu etablieren.
Mit Hilfe von Multimediageräten, Kameras und Online-Tools kann die Kommunikation im Vergleich zu Telefonaten, die einige Einschränkungen aufweisen, verbessert werden. Auf Wunsch des Kunden können auch Kick-off-Meetings vor Ort abgehalten werden.
4. Materialien und Unterstützung Vor
Während der Einführung wurden den Kunden verschiedene Schulungsmaterialien zur Verfügung gestellt, wie z. B. Multimedia-Präsentationen oder Software-Handbücher in digitaler Form. Nach Abschluss der Implementierung erfolgte die Kommunikation hauptsächlich über das Supportsystem des Unternehmens.
Materialien und Unterstützung jetzt
Zusammen mit der Organisation von Remote-Implementierungsprojekten war es notwendig, die verfügbaren Unterstützungsmaterialien schnell zu erweitern. Es wurde eine Datenbank mit informativen Lehrvideos erstellt, um die zusätzlichen Module der Singu FM-Plattform zu präsentieren.
Darüber hinaus wurde eine Reihe von Lehrvideos erstellt, in denen die notwendigen Schritte zur Durchführung oder Konfiguration des CAFM-Systems gezeigt werden. Diese Videos dienen dazu, nach der Fernschulung zusätzliche Informationen bereitzustellen. Der Kunde verfügt auch über elektronische Versionen der Handbücher.
Außerdem haben wir eine Online-Wissensdatenbank eingerichtet, die unseren Kunden zur Verfügung steht. Mit diesen Ressourcen können die Kunden jederzeit Informationen zur Konfiguration einzelner Module, zum Betrieb des Systems oder zum Herunterladen von Anleitungen erhalten und sich Lehrvideos ansehen. Es ist ein Ort, der sowohl den Zugang zu Wissen über die implementierte Software als auch den Kontakt mit der internen Abteilung für Support und Wartung der Anwendung ermöglicht.
II. Können Remote-Implementierungen wirksamer sein als Vor-Ort-Implementierungen?
Viele Unternehmen mussten sich mit der plötzlichen Umstellung auf Fernarbeit auseinandersetzen. Bei Anbietern von Softwaresystemen wie CAFM ist die Implementierung des Systems beim Kunden aus der Ferne möglich.
Diese Änderung erforderte eine Anpassung der verwendeten Instrumente und der Methoden zur Durchführung des Projekts an die neue (virtuelle) Realität.
Am Anfang war es nicht einfach, denn einige Kunden waren von Fernsitzungen und -schulungen nicht begeistert. Aber mit der Zeit gewöhnten sich immer mehr Kunden an die neuen Arbeitsbedingungen und begannen, die Form der Fernzusammenarbeit zu akzeptieren. Diese Trendwende ermöglichte es, die richtigen Tools zu finden, die eine Zusammenarbeit per Fernzugriff und eine Stärkung des Projektprozesses ermöglichten.
Ausgehend von unserer Erfahrung:
- Die Remote-Implementierungen haben nicht zu einem Verlust von Kundenbeziehungen geführt. Vielmehr haben wir festgestellt, dass eine höhere Frequenz von Treffen das Engagement der Kunden erhöht hat.
- Telefonkonferenzen eignen sich hervorragend für den regelmäßigen Austausch von Feedback, die gemeinsame Analyse von Funktionen, die Erweiterung des Kundenwissens und den Aufbau engerer Beziehungen.
- Durch die Zeitersparnis bei Geschäftsreisen können zusätzliche Analyse- oder Implementierungsarbeiten durchgeführt werden, so dass ein möglichst hoher Einsatzgrad gewährleistet ist.
- Der Umgang mit Projekten hat sich durch den agilen Ansatz mit Kanban-Boards, Prozessvisualisierung und zyklischen Meetings verändert.
- Die Fernimplementierung hat die Interaktion mit dem Kunden erhöht und damit die Bereitstellung eines Systems, das den Kundenbedürfnissen besser entspricht.
- Die Organisation von Schulungen im Remote-Format führte zur Entwicklung einer Datenbank mit Lehrmaterial. Dieses System unterstützt den Kunden während des Implementierungsprozesses und ist eine ideale Quelle für die Selbstschulung. Mit diesen Änderungen können sich die Kunden an unsere stets hilfsbereite Support-Abteilung wenden und von den Ressourcen profitieren, die die implementierten Module der Anwendung beschreiben.
Abschließende Überlegungen
Vergleicht man den Prozess der Software-Implementierung vor Ort mit dem der Online-Implementierung, so zeigt sich, dass die Umstellung auf den Fernimplementierungsmodus viele Vorteile hat. Velis hat die Software-Implementierung durch die Anpassung an die neue Realität zum Besseren gewendet:
- Verbesserte Agilität bei der Durchführung von Projekten.
- Interne Tools zur Visualisierung der Einsatzphasen.
- Eine neue Wissensdatenbank mit zusätzlichem Lehrmaterial für unsere Kunden.
- Regelmäßige Treffen dienen der Stärkung der Kundenbeziehung.
Wir haben festgestellt, dass die derzeitige Umsetzungsmethode zu einem besseren Feedback und, was am wichtigsten ist, zur endgültigen Zufriedenheit des Kunden beiträgt. Die Situation, in der wir uns befanden, war nicht einfach, aber sie führte uns zu tieferen Analysen und Verbesserungen, die äußerst wertvoll und aufschlussreich waren. Dadurch haben wir die Notwendigkeit erkannt, ständig an Prozessverbesserungen zu arbeiten.
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