¿Es posible implantar eficazmente el software CAFM a distancia? La rápida transición al modo de trabajo desde casa fue repentina y desconocida para muchos. Tuvimos que ajustar rápidamente nuestras prácticas de implantación de software a la nueva realidad. La pandemia de Covid-19 nos obligó a adaptar nuestra forma de implantar y de trabajar para comunicarnos sin problemas con los clientes en modo remoto.
¿Cuál ha sido el resultado de este cambio? ¿Ha cambiado esta nueva realidad nuestra forma de trabajar y ha revelado un mayor valor en lo que respecta a la implantación remota? ¿Funciona bien la implantación remota de programas informáticos?
Estas y otras cuestiones se abordarán en este artículo. En él se resumen los diversos aspectos de la aplicación del software CAFM antes de la pandemia y su aspecto actual. Nos centraremos principalmente en:
- Reuniones y formación sobre software
- Gestión de proyectos
- Comunicación con el cliente
- Materiales y apoyo
I. Cómo cambió la implantación del software inmobiliario
1. Reuniones y formación sobre programas informáticos Antes de
Antes de Covid-19, el inicio de un proyecto implicaba una reunión inicial con el cliente. Estas reuniones solían celebrarse en las instalaciones del cliente.
Además, las sesiones de formación que forman parte del proceso de implantación se celebraron en la sede del cliente. Fue necesario disponer in situ de un espacio adecuado para la formación y de las herramientas y equipos necesarios.
Esto significaba que el equipo del cliente no tenía que dedicar mucho tiempo a desplazarse desde distintos lugares. Por lo tanto, a menudo era una forma de formación más cómoda.
En otros proyectos, la comunicación se realizaba principalmente por teléfono y correo electrónico. En el caso de los proyectos extranjeros, las teleconferencias ya eran una norma. Sin embargo, los clientes locales aún no utilizaban el mismo formato debido a sus reticencias. En aquella época, los clientes locales solían mostrarse escépticos ante el uso de la comunicación a distancia.
Reuniones y formación sobre software Ahora
A raíz de Covid-19, las reuniones de implantación se celebran a distancia. Gracias a ello, es posible celebrar más reuniones en un solo día con clientes de diversas partes del mundo. Uno de los mayores cambios ha sido la introducción de teleconferencias periódicas con nuestros clientes, en las que se debate el estado actual del proyecto y se deciden los próximos pasos. Esto permite celebrar reuniones más breves y también más frecuentes.
Con la ayuda de herramientas de teleconferencia específicas, durante la reunión se comparten la demostración y el entorno de producción del cliente. En tiempo real, el cliente puede seguir el progreso del proyecto, ver qué funciones del sistema están disponibles o realizar un seguimiento de cualquier configuración introducida. Además, se utilizan tableros Kanban internos para visualizar el estado y las fases de desarrollo del proyecto.
Las sesiones de formación se realizan a distancia y tienen la misma duración que las presenciales. Como era de esperar, la participación de los clientes es mayor, lo que fomenta la apertura y una cultura empresarial más sólida. Han surgido la agilidad y la retroalimentación fluida.
2. Gestión de proyectos Antes
Gracias a los contactos periódicos por correo electrónico y teléfono, el calendario de ejecución era la principal fuente de información sobre la fase en que se encontraba el proyecto. Este documento se actualizaba y se enviaba al cliente.
Durante el proceso de implantación se enviaron y recibieron por correo electrónico un conjunto completo de plantillas de implantación, directrices y el progreso del trabajo en forma de capturas de pantalla que mostraban el estado de la configuración del sistema.
El cliente también pudo conectarse al sistema para supervisar el estado actual de los datos introducidos.
Gestión de proyectos
Cuando se abre un nuevo proyecto, también se crea el calendario de ejecución. Ilustra claramente las distintas etapas del proyecto y resulta útil en el enfoque ágil de gestión de proyectos.
El proyecto se divide en etapas individuales, que se transfieren a tableros Kanban. Dividir las tareas según su estado, como "por hacer", "en curso" o "hecho", permite a todas las partes seguir el progreso actual del proyecto y delegarse mutuamente las tareas.
Mientras se planifican los siguientes pasos, el cliente se familiariza con los procesos que se están configurando en el entorno de demostración de CAFM. Esto ayuda a visualizar las funciones y procesos del sistema y a decidir la configuración final. Las tareas que se han configurado están a disposición del cliente en el entorno de producción. Una vez presentadas, se produce una retroalimentación compartida.
Durante las reuniones semanales, se visualiza regularmente el cuadro de mandos de la implantación junto con el entorno de producción y demostración. El cliente puede seguir el proceso en tiempo real y aprender sobre el software.
3. Comunicación con el cliente antes de
La relación con el cliente se basaba en la comunicación periódica por teléfono o correo electrónico, así como en reuniones presenciales. El contacto con el cliente variaba en función de su compromiso.
Comunicación con el cliente Ahora
La relación con el cliente se construye mediante reuniones periódicas, normalmente semanales, y sesiones de formación a distancia. Organizando reuniones semanales breves con el cliente, es posible facilitar una relación más profunda, generar confianza y establecer una asociación.
Con la ayuda de dispositivos multimedia, cámaras y herramientas en línea, las comunicaciones pueden mejorar con respecto a las llamadas telefónicas, que tienen algunas limitaciones. A petición del cliente, las reuniones iniciales también pueden celebrarse in situ.
4. Materiales y apoyo Antes de
Durante la implantación se facilitó a los clientes diverso material de formación, como presentaciones multimedia o manuales de software en formato digital. Una vez finalizada la implantación, la comunicación se llevó a cabo principalmente a través del sistema de asistencia de la empresa.
Materiales y apoyo
Junto con la organización de proyectos de implantación a distancia, fue necesario ampliar rápidamente los materiales de apoyo disponibles. Se creó una base de datos de vídeos informativos e instructivos para mostrar los módulos adicionales disponibles en la plataforma Singu FM.
Además, se crearon varios vídeos instructivos en los que se muestran los pasos necesarios para realizar o configurar el sistema CAFM. Estos vídeos sirven para proporcionar información adicional tras la formación a distancia. El cliente también dispone de versiones electrónicas de los manuales.
También hemos creado una Base de Conocimientos en línea, a disposición de nuestros clientes. Con estos recursos, los clientes pueden obtener información relacionada con la configuración de módulos individuales, el funcionamiento del sistema o instrucciones de descarga, y ver vídeos instructivos en cualquier momento que lo deseen. Es un lugar que permite tanto acceder al conocimiento sobre el software implantado como contactar con el departamento interno de soporte y mantenimiento de la aplicación.
II. ¿Pueden ser las implantaciones a distancia más eficaces que las presenciales?
Muchas empresas han tenido que afrontar el cambio repentino al trabajo a distancia. Con proveedores de sistemas de software, como CAFM, implantar el sistema con el cliente es posible a distancia.
Este cambio supuso adaptar las herramientas utilizadas y los métodos de realización del proyecto a la nueva realidad (virtual).
Al principio no fue fácil, algunos clientes se mostraban poco entusiasmados con las reuniones y sesiones de formación a distancia. Pero con el tiempo, cada vez más clientes se acostumbraron a las nuevas condiciones de trabajo y empezaron a aceptar la forma de colaboración a distancia. Este cambio de tendencia permitió identificar las herramientas adecuadas que permitían la colaboración a distancia y la potenciación del proceso del proyecto.
Basándonos en nuestra experiencia:
- Las implantaciones a distancia no han contribuido a ninguna pérdida de relación con los clientes. De hecho, hemos observado que una mayor frecuencia de reuniones ha aumentado el compromiso de los clientes.
- Las teleconferencias son excelentes para intercambiar opiniones con regularidad, analizar funcionalidades comunes, ampliar los conocimientos de los clientes y establecer relaciones más sólidas.
- El tiempo que se ahorra en los viajes de negocios permite realizar análisis adicionales o trabajos de implantación, garantizando el mayor nivel de despliegue posible.
- La gestión de proyectos ha cambiado gracias al enfoque ágil, que utiliza tableros Kanban, visualización de procesos y reuniones cíclicas.
- Los despliegues remotos han aumentado la interacción con el cliente y, por consiguiente, la entrega de un sistema que satisface mejor sus necesidades.
- La organización de la formación en formato remoto, llevó al desarrollo de una base de datos de material didáctico. Este sistema apoya al cliente durante el proceso de implantación y es una fuente ideal de autoformación. Con estos cambios, los clientes pueden ponerse en contacto con nuestro Departamento de Soporte, siempre dispuesto a ayudar, y obtener valor de los recursos que describen los módulos implantados de la aplicación.
Reflexiones finales
Si comparamos el proceso de implantación de software in situ frente al online, vemos que adaptarse al modo de implantación a distancia tiene muchas ventajas. Velis ha mejorado para bien la implantación de software al adaptarse a la nueva realidad:
- Mayor agilidad a la hora de ejecutar proyectos.
- Herramientas internas creadas para visualizar las fases de despliegue.
- Una nueva base de conocimientos con material didáctico adicional creado para nuestros clientes.
- Las reuniones periódicas sirven para reforzar la relación con el cliente.
Nos hemos dado cuenta de que el método actual de aplicación contribuye a mejorar el feedback y, lo que es más importante, a la satisfacción final del cliente. La situación en la que nos encontramos no fue fácil, pero nos condujo a análisis y mejoras más profundos que resultaron sumamente valiosos y reveladores. Gracias a ello, identificamos la necesidad de trabajar siempre en la mejora de los procesos.
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