¿Qué es el sistema de gestión de órdenes de trabajo?
La gestión de órdenes de trabajo se refiere al proceso regular de tramitar las órdenes de trabajo de mantenimiento y completarlas a tiempo para minimizar el tiempo de inactividad de los activos.
El software de órdenes de trabajo para contratistas proporciona a los gestores de instalaciones una amplia gama de herramientas y un panel de control centralizado para realizar el seguimiento y gestionar toda la información de las órdenes de trabajo.
Pueden gestionar órdenes de trabajo en muchas ubicaciones mediante la creación de solicitudes de servicio, el seguimiento del estado de dichas solicitudes en tiempo real, la documentación de la finalización, el envío de comentarios y la generación de informes sobre el estado de todas las solicitudes.
El sistema de gestión de órdenes de trabajo también puede utilizarse para automatizar el proceso de estimación de los costes asociados a una solicitud, programar el tiempo del personal y los recursos de equipos, y determinar qué miembro del personal está mejor cualificado para gestionar una solicitud.
¿Qué es una orden de trabajo? Las órdenes de trabajo son solicitudes de mantenimiento aceptadas. Normalmente, son trozos físicos de papel. Sin embargo, una versión digital es más eficaz.
Las órdenes de trabajo son parte integrante de cualquier proceso de mantenimiento y, si se gestionan correctamente, sentarán las bases de un proceso de gestión de instalaciones eficiente y eficaz.
¿Por qué es importante el sistema de gestión de órdenes de trabajo?
Un sistema de gestión de órdenes de trabajo es una aplicación informática que proporciona una forma automatizada de gestionar las órdenes de trabajo. También se utiliza como herramienta de planificación y seguimiento del progreso de las órdenes de trabajo.
El sistema de gestión de órdenes de trabajo puede implantarse en muchos sectores, como el inmobiliario comercial, la fabricación, el médico, la hostelería, etc.
La solución proporciona un repositorio centralizado para todos los datos relacionados con las órdenes de trabajo y elimina la necesidad de que los empleados introduzcan los datos manualmente.
El sistema de gestión de órdenes de trabajo le permite:
- Encontrar al contratista adecuado para el trabajo
- Gestione los servicios que necesita
- Aceptar o rechazar costes y hacer un seguimiento de los gastos
- Analizar datos y análisis avanzados
Los gestores pueden recibir respuestas a preguntas como quién está trabajando en qué orden de mantenimiento, cuántas tareas de mantenimiento se han completado o cuántas quedan.
Tipos de sistemas de gestión de órdenes de trabajo
Un sistema de gestión de órdenes de trabajo es un sistema que gestiona las órdenes de trabajo que envían los clientes y las asigna a los trabajadores adecuados. También permite hacer un seguimiento e informar sobre ellas.
Entre los tipos más comunes de sistemas de gestión de órdenes de trabajo se incluyen:
- Sistemas sencillos de órdenes de trabajo
- GMAO (Sistema informatizado de gestión del mantenimiento)
- Sistemas de gestión de campo
Sistemas sencillos de órdenes de trabajo
La asignación, el seguimiento y el registro de las órdenes de trabajo son los principales objetivos de este sistema, diseñado normalmente para las empresas más pequeñas. A través de una plataforma centralizada, los usuarios pueden realizar el seguimiento de todas las órdenes de trabajo en tiempo real.
GMAO (Sistema informatizado de gestión del mantenimiento)
En las grandes empresas se utilizan herramientas de GMAO. Son sistemas integrales de gestión del mantenimiento que gestionan todo el proceso de mantenimiento, incluidas las reparaciones y el mantenimiento preventivo.
Puede automatizar su equipo de mantenimiento utilizando el software de GMAO. Además, cuenta con varias funciones de valor añadido, como los calendarios de mantenimiento preventivo y los historiales de activos, entre muchas otras.
Las órdenes de trabajo del software de GMAO pueden clasificarse en distintos tipos: órdenes de trabajo estándar, órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo, reactivo y correctivo, u órdenes de trabajo de inspección.
Sistemas de gestión de campo
Los sistemas de gestión de campo (FMS) podrían considerarse otro tipo de sistema de gestión de órdenes de trabajo, pero también pueden utilizarse dentro de sistemas como el mencionado anteriormente.
Este tipo de software es perfecto para empresas con personal de campo disperso por varios lugares.
Ventajas del sistema de gestión de órdenes de trabajo
Los sistemas de gestión de órdenes de trabajo son beneficiosos porque permiten a las empresas mejorar su flujo de trabajo maximizando la eficiencia en todos los departamentos. También son útiles porque permiten a las empresas hacer un seguimiento del progreso de cada tarea que se les ha asignado. Esto ayudará a planificar y programar proyectos en el futuro. Algunas ventajas son:
- Centralización de las órdenes de trabajo
- Automatización de las órdenes de trabajo
- Racionalización de la presentación de órdenes de trabajo
- Prolongación de la vida útil de los activos y reducción de costes
- Informes detallados
1. Centralización de las órdenes de trabajo
El proceso de gestión de las órdenes de trabajo se automatiza con el software específico.
Eliminan o minimizan la probabilidad de errores, desorganización y duplicación. Las tareas asignadas son claras y transparentes, lo que mejora la programación y priorización de los pedidos.
2. Automatización de órdenes de trabajo
Un sistema de gestión de órdenes de trabajo permite asignarlas automáticamente a las personas adecuadas o a todo el departamento. Por ejemplo, si hay un problema con su sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado, puede asegurarse de que los tickets se envían al experto más adecuado para solucionar el problema.
Con una aplicación móvil de gestión de órdenes de trabajo, puede permitir que los técnicos sobre el terreno añadan notas o actualicen las órdenes de trabajo en el equipo en tiempo real, mientras trabajan en él.
Los técnicos pueden completar las asignaciones de trabajo, añadir costes y firmas digitales cuando el trabajo está terminado, mientras que usted puede realizar un seguimiento del rendimiento directamente desde la aplicación móvil, garantizando datos precisos y puntuales.
3. Racionalización de la presentación de órdenes de trabajo
Además de agilizar los procesos para los técnicos, el sistema de gestión de órdenes de trabajo también puede beneficiar a otros empleados que necesiten enviar solicitudes de trabajo, por ejemplo, los inquilinos al añadir un nuevo ticket.
Pueden describir fácilmente su problema y la solicitud se asignará a la persona adecuada. Los inquilinos también pueden valorar su experiencia, lo que redunda en un mayor nivel de servicio.
4. Prolongación de la vida útil de los activos y reducción de costes
También es imprescindible para una empresa hacer un seguimiento de la vida útil de los activos. El software permite determinar si un activo funciona correctamente o no.
En general, garantiza que los activos funcionen adecuadamente y procedan como se desea, lo que se traduce en una reducción de los gastos imprevistos.
Una ventaja significativa del seguimiento de activos es que permite supervisar, gestionar y ampliar el ciclo de vida de los activos. Esto proporciona el mejor mantenimiento posible de los activos con actualizaciones estándar.
5. Informes detallados
Los supervisores pueden analizar los informes para comprender mejor qué mantenimiento preventivo se ha realizado en los activos, qué mantenimiento debe planificarse en el futuro y cómo programar el mantenimiento preventivo de cada activo.
Características del sistema de gestión de órdenes de trabajo
Son muchas las características que debe tener un sistema de gestión de órdenes de trabajo. Debe ser capaz de gestionar todo el proceso, desde que se realiza un pedido hasta que se completa.
Algunas de estas características son:
Portal móvil de gestión de órdenes de trabajo
El sistema de gestión de órdenes de trabajo facilita la gestión de la información de los contratistas, ya que realiza un seguimiento de la información de contacto, el historial de trabajo, las facturas, etc.
Los contratistas pueden actualizar las órdenes de trabajo digitales asignadas y las tareas de mantenimiento a través de la aplicación móvil, para que usted esté siempre al día de lo que ocurre en sus instalaciones.
Clasificación y evaluación comparativa
Obtenga información sobre proveedores y valoraciones del trabajo de un contratista concreto. Puedes elegir al mejor proveedor para el próximo trabajo basándote en las opiniones de los clientes y en datos como la puntualidad o la calidad.
Digital WOMS te proporciona toda la información que necesitas para tomar decisiones con conocimiento de causa.
Supervisión de SLA
El sistema de gestión de órdenes de trabajo le permite establecer acuerdos de nivel de servicio para sus proveedores y supervisar su cumplimiento gestionando el trabajo y los plazos de forma más eficaz.
Otras características del sistema de gestión de órdenes de trabajo son:
- La capacidad de capturar, gestionar y realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo a medida que avanzan en el proceso empresarial.
- Capacidad para asignar tareas y responsabilidades a cada orden de trabajo.
- Un panel de control que proporciona información en tiempo real sobre todas las órdenes de trabajo y su progreso
- Posibilidad de personalizar informes y cuadros de mando para usuarios o departamentos específicos.
- Con la integración de Google Maps, puede ver rápidamente la ubicación de su contratista e identificar cuál está más cerca de su sitio.
Resumen
Las herramientas de gestión de órdenes de trabajo ayudan a las empresas a gestionar y controlar los trabajos en curso y futuros. Ayudan a analizar los datos para determinar decisiones empresariales vitales en materia de inversión, control de gastos y costes laborales.
El sistema de gestión de órdenes de trabajo también es útil para cumplir los requisitos de seguridad y conformidad. Puede aumentar la productividad y la eficiencia al poder enviar órdenes de trabajo desde cualquier ordenador de sobremesa o dispositivo móvil, en cualquier lugar y en cualquier momento, manteniendo la información actualizada en tiempo real.
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