¿Qué es exactamente el CAFM?
CAFM es el acrónimo de Computer-Aided Facility Management (gestión de instalaciones asistida por ordenador), un software de gestión de instalaciones diseñado para optimizar y automatizar las operaciones inmobiliarias diarias relacionadas con la inspección, el mantenimiento, las relaciones con los inquilinos, la gestión de subcontratistas y el seguimiento de la conformidad.
CAFM puede ser fundamental para conectar y racionalizar el edificio y sus instalaciones asociadas con las operaciones y los ocupantes de la organización que implanta el software FM .
Cinco razones esenciales para implantar una solución CAFM
1. Precisión
Aunque las hojas de cálculo son una forma sencilla de registrar información y gestionar el flujo de trabajo, sólo son adecuadas para su uso a pequeña escala. Además, ofrece poca coherencia en la captura de datos y la elaboración de informes y es vulnerable a importantes riesgos de seguridad de los datos. En cambio, el sistema CAFM le permitirá registrar, elaborar informes y supervisar la información de los datos con gran precisión, lo que mejorará el rendimiento general, la comunicación y los gastos.
2. Coste
La exhaustiva capacidad de elaboración de informes de un CAFM le permite utilizar los datos en tiempo real para tomar decisiones eficientes e informadas. Disponer de un acceso eficaz a la información permite a los responsables de sus instalaciones gestionar
recursos de forma más productiva y adecuada. Por ejemplo, la programación periódica del mantenimiento ayuda a prolongar la vida útil de los activos, evaluar eficazmente el rendimiento con respecto a los acuerdos de nivel de servicio, agilizar las operaciones para cumplir los plazos y evitar sanciones por incumplimiento.
3. Flexibilidad
Al ser un software basado en la nube, CAFM le permite acceder de forma remota a su sistema de gestión de instalaciones en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, incluso sin conexión a Internet. Esto significa que puede tener acceso continuo a un registro preciso en tiempo real del flujo de trabajo, por ejemplo, el personal de campo cargando información como notas de voz e imágenes, y los gestores asignando tareas en función de la ubicación geográfica de cada miembro del equipo.
4. Integración
La mayoría de los CAFM ofrecen una interfaz de sistema fácil de usar para minimizar la curva de aprendizaje. Además, algunos de ellos pueden integrar aplicaciones de terceros, como sistemas de gestión de activos y ERP mediante la API, integración con sensores IoT e integración con BIM para ofrecer transparencia operativa a toda la organización.
5. 5. Big Data
CAFM se está convirtiendo en una parte integral de los servicios de gestión de instalaciones para utilizar la información de forma eficiente. Disponer de acceso inmediato a la información relativa a la ubicación, el historial y el coste del ciclo de vida de los activos permite a su organización traducirla en estrategias eficaces de mantenimiento predictivo.
Diez ventajas principales de la solución CAFM
CAFM (Computer-Aided Facility Management) ofrece varias ventajas en la gestión de instalaciones, entre ellas:
1. Mantenimiento reactivo racionalizado y gestión de órdenes de trabajo
Un software de gestión de instalaciones y mantenimiento, como Singu FM, dota a los gestores, al personal de servicio e incluso a los inquilinos de herramientas de comunicación e información para supervisar eficazmente las órdenes de trabajo de su edificio. Un CAFM no sólo le proporciona un sistema intuitivo de gestión de instalaciones para crear y supervisar una tarea, sino que también gestiona su coste. Tanto si se trata de un defecto imprevisto como de un mantenimiento programado, CAFM le permite hacer un seguimiento de los datos y tomar medidas cuando y como sea necesario.
2. Mantenimiento preventivo y planificado optimizado
Perder el tiempo, el esfuerzo y el dinero en tareas de reparación es lo último que necesita su organización. Un enfoque proactivo del mantenimiento de las instalaciones es mucho mejor que un enfoque de extinción de incendios. Un sistema CAFM ofrece funciones prácticas para el servicio de campo. Permite a su equipo de gestión de instalaciones estar al tanto del mantenimiento y la gestión del edificio, prolongando así la vida útil de sus activos y equipos. El software de mantenimiento preventivo y planificado le permite disminuir el tiempo de inactividad de los equipos y reducir el número de reparaciones importantes, reducir los costes de mantenimiento, aumentar la eficiencia y la productividad general utilizando activos bien mantenidos, y mucho más.
3. Gestión eficaz de activos
El sistema CAFM en la nube le permite gestionar eficazmente los activos de su edificio. Además de gestionar los datos de los activos, almacenar documentos para un acceso inmediato y visualizar los activos en el modelo 3D, también puede utilizarlo para medir sus activos de forma eficiente mediante conjuntos de métricas predefinidas, obtener datos en tiempo real sobre los equipos, supervisar fácilmente la vida útil de cada activo, etc.
4. Mejora de la gestión de contratistas
Mejore la gestión de sus contratistas a través de CAFM. Puede interactuar cómodamente con sus subcontratistas externos. El uso de un sistema de gestión de instalaciones le permite almacenar valoraciones, compartir documentos y supervisar los acuerdos de nivel de servicio, etc. También es una potente herramienta para gestionar la información de sus contratistas y agilizar la comunicación a través del portal móvil para proveedores. En consecuencia, puede mejorar la eficiencia y obtener una mejor visión del rendimiento de los contratistas. La gestión de contratistas realizada con el sistema CAFM permite a sus contratistas iniciar sesión en su portal para actualizar el estado de sus mantenimientos digitales y órdenes de trabajo. De este modo, siempre tendrá actualizado el estado de cada tarea.
5. Reducción de los costes de mantenimiento
Un acceso fácil a la información financiera esencial, el seguimiento del gasto y la reducción de costes son cruciales, y las soluciones de software de gestión de instalaciones lo hacen posible. El sistema CAFM en la nube le permite agilizar procesos como los informes de costes, los procesos de aprobación y supervisar las finanzas de mantenimiento. Además, puede aprobar y bloquear gastos cómodamente a través de aplicaciones de escritorio o móviles, añadir notas con explicaciones y agilizar la comunicación entre todas las partes implicadas en la toma de decisiones financieras.
6. Integración de IoT = Gestión más inteligente de instalaciones y mantenimiento
Internet de los objetos (IoT) ya no es un concepto lejano ni un mundo imaginario. Ya está aquí, y podemos admitir sin miedo a equivocarnos que vivimos en la era del Internet de los objetos. Los sensores IoT pueden utilizarse en diversos
en diferentes campos para hacernos la vida más fácil, y no es diferente en el caso de la gestión de instalaciones y mantenimiento. Los sensores IoT inteligentes pueden, por ejemplo, seguir con precisión los movimientos de los trabajadores gracias a la instalación de etiquetas NFC y balizas en todo el edificio, acelerar el proceso de lectura de contadores e inspecciones, ahorrar tiempo y recopilar datos precisos y mucho más.
7. Potentes informes y visualización de datos
Los datos son los reyes, pero no sería posible aprovecharlos sin un sistema adecuado de visualización de datos e informes. Por suerte, el software moderno de gestión de instalaciones y mantenimiento ofrece widgets personalizables para organizar la visualización de datos, resúmenes anuales, estadísticas de inventario e informes. Es más, le ayudan a estar al tanto de las tareas de reparación y mantenimiento de las instalaciones, acceder a datos en tiempo real y ver toda la información relacionada con las operaciones de su edificio a través de varios cuadros de mando.
8. Gestión multisitio y de cartera
¿Gestiona varios inmuebles repartidos por todo el mundo? Con el software de gestión y mantenimiento de instalaciones, puede gestionar toda su cartera desde una única plataforma. Gestionar su cartera inmobiliaria global y encargarse de varias tareas en diferentes sitios simultáneamente nunca ha sido tan fácil. Con facilidad, puede ver los comentarios de los inquilinos, los ciclos de vida de los activos y los datos relevantes para cada orden de trabajo. La implantación de soluciones CAFM permite recopilar y almacenar fácilmente el historial de gestión y mantenimiento de un edificio, garantizar la transparencia y crear puntos de referencia utilizando los datos acumulados para cada edificio de la cartera de su empresa.
9. Integración de CAFM y BIM
Una de las últimas tendencias en gestión de instalaciones es la integración con Building Information Modeling (BIM). Esta tecnología permite navegar por todo el modelo 3D del edificio e iniciar un recorrido digital para mejorar las operaciones. Los sistemas BIM para FM reducen los costes de gestión de edificios y controlan de forma significativa sus activos, equipos y propiedades.
10. Mayor satisfacción de los inquilinos
Al implantar soluciones CAFM, es importante pensar en las necesidades de todos los ocupantes del edificio. Una aplicación de gestión y mantenimiento de instalaciones fácil de usar para sus inquilinos les permite utilizar paneles y widgets para un análisis de datos cómodo y eficiente, informar rápida y fácilmente de cualquier problema del edificio y seguir el progreso de los problemas en tiempo real. Los portales para inquilinos pueden aumentar su satisfacción y ayudar a mejorar la comunicación con los gestores del edificio, los técnicos y otras personas. También es una potente herramienta para los administradores que les permite, por ejemplo, acceder a los documentos pertinentes de cada inquilino, lanzar campañas y crear encuestas para recoger las opiniones de los inquilinos y mejorar constantemente su satisfacción.
¿Cómo mejora el CAFM la eficiencia y productividad de las tareas de Facility Management?
CAFM (gestión de instalaciones asistida por ordenador) mejora la eficacia y productividad de las tareas de gestión de instalaciones automatizando muchos procesos manuales, proporcionando datos en tiempo real y facilitando la comunicación y colaboración entre todas las partes interesadas. Algunas de las formas y ventajas concretas en las que CAFM contribuye a ello son:
- Flujos de trabajo automatizados: el software CAFM agiliza los flujos de trabajo automatizando los procesos manuales, como la creación y el seguimiento de órdenes de trabajo, la generación de informes y la supervisión de los programas de mantenimiento.
- Acceso a los datos en tiempo real: una de las ventajas del software CAFM es que el sistema proporciona datos en tiempo real, lo que permite a los profesionales del FM acceder rápidamente a la información y tomar decisiones fundamentadas basadas en información precisa y actualizada.
- Acceso móvil: se puede acceder al software CAFM desde dispositivos móviles, lo que permite a los profesionales del FM gestionar sus instalaciones desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Mejora de la comunicación: el software CAFM facilita la comunicación y la colaboración entre todas las partes interesadas, incluida la gestión de las instalaciones, los inquilinos, los contratistas y los proveedores.
- Seguimiento mejorado de los activos: el software CAFM proporciona sólidas herramientas para el seguimiento de los activos, lo que ayuda a los profesionales del FM a controlar la ubicación, el estado y el historial de mantenimiento de sus activos.
Al automatizar los procesos manuales, proporcionar datos en tiempo real y facilitar la comunicación, CAFM ofrece diversas ventajas y permite a los profesionales del FM centrarse en tareas de mayor valor y mejorar su eficiencia y productividad generales.
Utilizar una solución CAFM tiene más ventajas de las que cree
Las soluciones de software de gestión de instalaciones son uno de los avances más innovadores de la última década. Con una enorme variedad de funciones y ventajas, un software de gestión de instalaciones asistido por ordenador como Singu FM puede ayudar a su organización a realizar un mejor seguimiento de las operaciones y los activos de sus instalaciones y a lograr una mayor productividad y una planificación eficiente.
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