Política de privacidad relativa al tratamiento de datos personales en el proceso de selección de personal
1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de sus datos personales es Velis RET Sp. z o.o., con domicilio social en Cracovia (ul. Podole 60, 30-394 Cracovia), inscrita en el Registro Mercantil del Registro Judicial Nacional con el número KRS 0001035946, NIP 6772333578 (en lo sucesivo: «SINGU», «nosotros», «nos», «nuestro»).
Para cualquier cuestión relacionada con el tratamiento de datos personales, puede ponerse en contacto con nosotros en:
– Correo electrónico: recruitment@singu.com
– dirección postal: Podole 60, 30-394 Cracovia, Polonia
Velis RET Sp. z o.o. ha nombrado a una delegada de protección de datos (DPO), Oliwia Duda, con quien puede ponerse en contacto para cualquier asunto relacionado con el tratamiento de sus datos personales:
– Correo electrónico: dpo@singu.com
– dirección postal: Podole 60, 30-394 Cracovia, Polonia, con la indicación «Delegado de Protección de Datos»
2. Ámbito de aplicación
El presente aviso se refiere al tratamiento de los datos personales de todos los candidatos que soliciten un puesto de trabajo o una colaboración en SINGU, incluidos los empleados a tiempo completo, los becarios y aprendices, los contratistas B2B y las personas que hayan dado su consentimiento para participar en futuros procesos de selección.
3. Finalidades y fundamentos jurídicos del tratamiento de datos
Tratamos sus datos personales con el fin de llevar a cabo el proceso de selección (es decir, seleccionar o identificar a los candidatos para un puesto de trabajo y acordar con ellos las condiciones de contratación, así como, en su caso, interponer o defendernos frente a reclamaciones relacionadas). Las bases legales de nuestras actividades en este sentido son:
Artículo 6, apartado 1, letra a), del RGPD (consentimiento del interesado): en todos los casos en que el candidato presente su candidatura por iniciativa propia; manifiesta su deseo de participar en procesos de selección distintos del proceso específico iniciado por la oferta de empleo a la que ha respondido; manifiesta su deseo de recibir información sobre procesos de selección en curso; o facilita información y datos (incluida, por ejemplo, una fotografía) cuya facilitación no es exigida por la ley y no es necesaria para solicitar el puesto en cuestión;
Letra b) del apartado 1 del artículo 6 del RGPD (adoptar medidas a petición del interesado antes de la celebración de un contrato): en todos los casos en que el candidato responda a una oferta de empleo para un puesto concreto;
Letra c) del apartado 1 del artículo 6 del RGPD (cumplimiento de una obligación legal en virtud de la legislación laboral): en todos los casos en que el candidato solicite (incluso de forma potencial) un puesto de trabajo con arreglo a lo dispuesto en la legislación laboral;
Artículo 6, apartado 1, letra f), del RGPD (intereses legítimos): en todos los casos en que analicemos información divulgada públicamente por los candidatos (por ejemplo, en plataformas de redes sociales, en particular LinkedIn) con el fin de evaluar su solicitud y adaptar las ofertas a su perfil y experiencia; cuando llevemos a cabo actividades promocionales y de marketing dirigidas a los candidatos (en particular a través de plataformas de redes sociales, especialmente LinkedIn); o cuando interponemos o nos defendemos de reclamaciones.
4. Categorías de datos personales tratados
Como parte del proceso de selección, recopilamos los siguientes datos obligatorios: nombre completo, dirección de correo electrónico, número de teléfono, CV (currículum vitae) y ubicación (ciudad, país). Dependiendo de la naturaleza del puesto, también podemos recopilar datos adicionales, tales como: nivel de dominio de los idiomas requeridos, permiso para trabajar en un país determinado, disponibilidad para trabajar en un modelo específico (por ejemplo, híbrido o presencial), plazo de preaviso y salario esperado.
Los datos opcionales, facilitados (o puestos a disposición del público) de forma voluntaria, incluyen documentos adicionales de la solicitud (por ejemplo, carta de presentación, portfolio, referencias) y otra información incluida voluntariamente en los documentos de la solicitud o compartida públicamente de conformidad con las condiciones de las plataformas de redes sociales (en particular, LinkedIn) que utilices.
Es necesario facilitar los datos obligatorios para poder participar en el proceso de selección.
El suministro de datos que excedan el ámbito establecido en el artículo 22¹ del Código Laboral o el necesario para evaluar una solicitud es voluntario.
5. Destinatarios de los datos personales
Sus datos personales podrán ser comunicados a las siguientes categorías de destinatarios:
Empresas afiliadas al grupo SINGU: en la medida en que sea necesario para fines administrativos y para coordinar los procesos de selección de personal que se llevan a cabo dentro del grupo.
Agencias de selección de personal que colaboran con SINGU en la búsqueda de candidatos y que actúan como encargados del tratamiento de datos en virtud de un acuerdo de tratamiento de datos.
Ashby Inc. – el proveedor del ATS (sistema de seguimiento de candidatos) utilizado para gestionar el proceso de selección, que actúa como encargado del tratamiento de datos en virtud de un acuerdo de tratamiento de datos.
Otros proveedores externos de servicios informáticos, incluidos los proveedores de servicios de alojamiento web, seguridad de datos y copias de seguridad, en la medida en que sea necesario para gestionar el proceso de selección.
Autoridades públicas —tribunales, organismos reguladores o fuerzas del orden—, cuando la obligación de revelar datos se derive de la legislación aplicable.
6. Uso de la inteligencia artificial
En nuestro proceso de selección, utilizamos el sistema Ashby, que ofrece funciones basadas en la inteligencia artificial. Nuestros responsables de selección pueden utilizar estas funciones como herramienta de apoyo; por ejemplo, para analizar el contexto del perfil de un candidato, resumir el historial de solicitudes o facilitar la revisión de los documentos de solicitud.
El sistema Ashby no asigna a los candidatos puntuaciones numéricas ni clasificaciones automáticas. No tomamos decisiones de contratación basadas exclusivamente en el tratamiento automatizado. La decisión final de contratación siempre la toma una persona: un responsable de selección de personal o un responsable de contratación.
7. Transferencia de datos fuera del EEE
Sus datos personales pueden ser transferidos al Reino Unido (una empresa afiliada a SINGU) y a los Estados Unidos (Ashby Inc., el proveedor de ATS). Dichas transferencias cumplen con los requisitos del RGPD: el Reino Unido ha sido reconocido por la Comisión Europea como un país que ofrece un nivel adecuado de protección de datos, mientras que las transferencias a los Estados Unidos se llevan a cabo sobre la base de las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea. Puede obtener una copia de las garantías aplicables poniéndose en contacto con nosotros en la dirección indicada en la sección 1.
8. Plazo de conservación de los datos
Los datos tratados en el marco de un proceso de selección en curso se conservarán para los fines descritos anteriormente mientras dure dicho proceso.
Si da su consentimiento para participar en futuros procesos de selección, sus datos se conservarán hasta que retire dicho consentimiento, durante un máximo de 24 meses a partir de la fecha en que se recibió.
Si aceptas recibir ofertas de empleo o comunicaciones relacionadas con la selección de personal, tus datos se conservarán durante 24 meses a partir de la fecha de tu última actividad.
Si nos ha facilitado sus datos exclusivamente con el fin de participar en un proceso de selección concreto y dicho proceso ha concluido, conservaremos sus datos durante un periodo de tres años a partir de la fecha en que finalizara el proceso, con el fin de interponer o defendernos frente a posibles reclamaciones, salvo que, tras evaluar el caso concreto, determinemos que la conservación de los datos durante dicho periodo no es necesaria para ese fin.
Si publicas tus datos profesionales como posible candidato en redes sociales (en particular, LinkedIn) o en portales de selección de personal, trataremos tus datos mientras lo permitan las condiciones de uso de dichas plataformas y de conformidad con las condiciones que de ellas se deriven.
Una vez transcurridos los plazos mencionados, los datos se eliminan o se anonimizan.
9. Tus derechos
En relación con el tratamiento de sus datos personales, usted tiene los siguientes derechos: el derecho de acceso a sus datos y a obtener una copia de los mismos; el derecho de rectificación (actualización) de los datos inexactos o incompletos; el derecho a la supresión de los datos («el derecho al olvido»); el derecho a la limitación del tratamiento; el derecho a la portabilidad de los datos; el derecho a oponerse al tratamiento basado en intereses legítimos, incluida la elaboración de perfiles; el derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado antes de dicha retirada; y el derecho a presentar una reclamación ante el presidente de la Oficina de Protección de Datos Personales si considera que el tratamiento de sus datos infringe las disposiciones del RGPD.
También tiene derecho a recibir una explicación clara y detallada sobre el papel que desempeña el sistema de inteligencia artificial en el proceso de toma de decisiones de contratación.
Para ejercer los derechos mencionados, póngase en contacto con nosotros en la siguiente dirección: Podole 60, 30-394 Cracovia, Polonia, o directamente con el delegado de protección de datos en: dpo@singu.com
10. Fuentes de datos
En determinados procesos de selección, obtenemos datos de los candidatos a través de fuentes externas, como empleados o colaboradores de SINGU en el marco de nuestro programa de recomendación de empleados, plataformas de redes sociales (en particular, LinkedIn) y otras plataformas similares.
En tales casos, la fuente de los datos es, respectivamente, un empleado o colaborador de SINGU, o —dentro de los límites derivados de las condiciones de uso de las plataformas de redes sociales— otros usuarios de dichas plataformas (en particular, LinkedIn, concretamente en lo que se refiere a recomendaciones sobre una persona determinada, comentarios sobre una persona determinada, etc.).