Una inversión podría describirse como la asignación de recursos, que puede ser beneficiosa en el futuro, y que incluye riesgos potenciales. Una inversión en software puede ser ciertamente arriesgada. En primer lugar, porque no podemos comprobar todo el potencial de un sistema antes de implantarlo por completo, pero también porque no estamos seguros de cómo reaccionarán los usuarios potenciales y las partes implicadas ante tal cambio. Las posibilidades que ofrecen herramientas como la gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM, por sus siglas en inglés), los sistemas de gestión de visitantes, los sistemas de automatización de la entrada de vehículos y otras tecnologías como el Internet de las cosas (IoT) y las aplicaciones móviles para inquilinos se están valorando mucho más en los últimos años. La concienciación sobre el valor que aportan estas soluciones crece rápidamente, lo que hace que se utilicen con más frecuencia en el sector inmobiliario de todo el mundo. Que merezca la pena implantar este tipo de herramientas depende del tipo de problemas a los que se enfrente el administrador de fincas, el gestor de instalaciones, el propietario o el inquilino. Si se pueden cuantificar los problemas, seguramente encontraremos el mejor sistema destinado a resolver los problemas exactos a los que se enfrentan.
Cosas a tener en cuenta antes de implantar un sistema inmobiliario
Cabe señalar que, en la mayoría de los casos, el proceso de implantación de un software inmobiliario incluye la integración de sus propios procesos empresariales en el software y, en algunos casos, requiere algunos cambios en el proceso, como la aplicación de algunas buenas prácticas en un software o un enfoque más innovador. Un error típico es tratar de mantener el proceso tal y como era antes, por miedo a hacer cambios. El resultado de tal planteamiento puede ser que el sistema sólo mapee procesos ya inferiores y no genere todo el valor añadido que podría haber aportado en las circunstancias correctas. Parece que la mejor solución es encontrar algún tipo de compromiso entre un sistema bien configurado y los procesos que se ejecutaban antes en las instalaciones o se implementaban de forma centralizada en la empresa. El cambio antes mencionado -la implantación del sistema- debe tomarse con calma e incorporarse gradualmente a la empresa, con pleno conocimiento de las personas que van a utilizar este sistema. Sólo en estas circunstancias es posible implantar nuevas normas, que deben introducirse paralelamente a las necesidades que definieron la decisión de implantar el software.
Cómo elegir el proveedor del sistema CAFM/CMMS
Además, un elemento muy esencial es elegir a su proveedor de software. A la hora de elegir un proveedor de software CAFM/CMMS y otras tecnologías para el sector inmobiliario, hay que tener en cuenta un par de aspectos.
Principalmente:
- Compruebe las referencias del proveedor de software inmobiliario,
- Preparar una especificación del proyecto basada en requisitos realistas que ofrezcan los sistemas disponibles en el mercado.
- Compruebe si el sistema se desarrolla, actualiza y adapta periódicamente a las necesidades del mercado (por ejemplo, nuevos módulos en el sistema, actualizaciones mensuales del sistema, etc.).
- Familiarizarse con el historial de otros proyectos gestionados por el proveedor, tanto los que han tenido éxito como los que no.
- Verificar si el proveedor del software ofrece la posibilidad de probarlo (por ejemplo, implantación piloto).
- Infórmese sobre los servicios de apoyo posteriores a la implantación, tanto comerciales como analíticos y técnicos.
- Compruebe si se ofrecen actualizaciones gratuitas y cuál es el coste de las posibles ampliaciones.
- Conocer el perfil de los proveedores: tamaño del equipo, gama de servicios prestados (locales, internacionales, globales), etc.
Validación de referencia
El primer paso esencial para seleccionar al proveedor de sistemas adecuado para su inmobiliaria es comprobar sus referencias. Este sencillo paso puede reducir significativamente el riesgo asociado a la imposibilidad de probar el sistema en funcionamiento real en un entorno similar al suyo antes de su implantación.
Preparación de las especificaciones del proyecto
Es sumamente importante preparar un buen pliego de condiciones que se base en las capacidades reales de los sistemas disponibles en el mercado. Si algún proveedor dice que "todo se puede hacer", esa cooperación suele conllevar un mayor riesgo. No todo se puede hacer, y cuantas más dudas y sugerencias tenga el fabricante del sistema, mejor. Esto significa que la empresa tiene experiencia en lo que hace y, en caso de duda, podrá demostrar por qué "no merece la pena". En principio, es mejor implantar un sistema que tenga menos funciones, pero las funciones que están bien desarrolladas y se utilizan en la práctica, que intentar cambiar un software ya existente.
Actualizaciones y personalizaciones del sistema
Merece la pena preguntar al proveedor por el número de correcciones y ajustes que ha realizado en el software. Esto significa que el sistema se está desarrollando y actualizando regularmente a las necesidades del mercado. No es bueno si queremos cambiar el software ya desde el principio tener que adaptarlo de alguna manera a nuestras necesidades. Los procesos, como ya se ha mencionado, pueden ser incorrectos y estar duplicados en el sistema, y añadir nuevas funciones a un ritmo rápido casi siempre significa que vendrán con sus imperfecciones, y hay muchas posibilidades de que no sigan siendo desarrolladas por el proveedor del software.
Experiencia del proveedor de software
Un aspecto importante es también verificar si el proveedor tiene experiencia suficiente para proporcionarnos un historial de implantaciones tanto exitosas como fallidas. Una de las preguntas que debemos hacer a un proveedor antes de elegirlo debe ser el número de implantaciones fallidas. No deberíamos oír que todas fueron un éxito porque eso es extremadamente raro. Los sistemas evolucionan y se adaptan a los cambios del mercado. La primera implementación de una función determinada verifica si se ha escrito correctamente. Por tanto, el proveedor debe proporcionarnos información fiable para predecir posibles dificultades.
Otro elemento importante a la hora de elegir una empresa es la disposición a realizar pruebas. Si el proveedor no está de acuerdo, considere que el sistema puede ser inflexible, que el proveedor pone demasiado énfasis en terminar el proyecto o, sencillamente, que no tiene los recursos o la voluntad de invertir para realizar pruebas. Sin embargo, las pruebas no deben consistir en el lanzamiento temporal de unas pocas funciones, sino en una implantación completa en una o varias instalaciones seleccionadas. La realización parcial de pruebas, por regla general, fracasa, por ejemplo, debido a la menor implicación del cliente.
Actualizaciones gratuitas del sistema y costes adicionales
Hay que tener en cuenta si el proveedor del sistema ofrece actualizaciones gratuitas y cuáles son los costes de cualquier ampliación. Si los desarrolladores se encuentran fuera de la región de implantación, en caso de desarrollo posterior, por ejemplo, en países asiáticos, pueden surgir problemas en la implantación de funciones más difíciles debido a diferencias culturales o lingüísticas. El desarrollo localizado en países como EE.UU., Canadá, etc. puede ocasionar costes elevados en comparación con los europeos. Así, es posible que, debido a la prolongación del tiempo de espera para la funcionalidad y al elevado coste del desarrollo de la aplicación, los costes adicionales superen incluso significativamente la inversión inicial.
Por lo tanto, antes de la implantación, es necesario discutir el alcance total de la implantación y las funciones previstas para el desarrollo. También es importante preparar un pliego de condiciones o, si es necesario, un análisis previo a la implantación para evitar el riesgo de los elevados costes que supondría cambiar el sistema por otro nuevo en el futuro. Los proveedores casi siempre firman contratos temporales con el coste de una cancelación anticipada.
Sin embargo, no todos los módulos CAFM deben desarrollarse. Es el proveedor quien debe asegurarse de que se acerca a la idea misma del sistema y a la información que ofrece. A continuación, corresponde al proveedor tomar la decisión final sobre si una determinada función puede y debe implantarse. Es responsabilidad del proveedor garantizar que el sistema sea coherente y no se expanda en diferentes direcciones sin salida.
Apoyo posterior a la aplicación
Un aspecto importante es también el apoyo posterior a la implantación, por ejemplo, comercial, analítico y técnico. Merece la pena verificar al proveedor en términos de recursos disponibles, si dispone de empleados dedicados y competentes especializados en su sector: codificación, pruebas, cuestiones de servidor/hosting, diseño de interfaz y ergonomía de uso.
Tamaño y alcance de la empresa
Otro aspecto importante a la hora de elegir proveedor es el tamaño de la empresa. Los sistemas suelen dividirse en más baratos, de gama media o caros. Los caros suelen ser soluciones procedentes de empresas que operan a escala internacional, tienen muchas posibilidades y, en la mayoría de los casos, varias personas trabajan en estas soluciones. Las soluciones de gama media tienen menos posibilidades, el proveedor es más pequeño en cuanto al número de empleados. Las soluciones más baratas suelen ser sistemas propuestos por una empresa formada por pocas personas, suelen ser empresas muy flexibles, pero la cooperación conlleva el riesgo de la incapacidad de ampliar rápidamente los recursos para garantizar un desarrollo adecuado del software. Las empresas medianas, en cambio, garantizan el máximo apoyo al cliente. Se preocupan por el crecimiento de su empresa, que a menudo se ve impulsado por las recomendaciones de los clientes entre sí. Al proveedor le interesa que todas las partes del proceso estén satisfechas. Las grandes empresas no suelen hacer hincapié en este problema, y las pequeñas pueden terminar su desarrollo tras sólo un par de implantaciones.
Cómo invertir en software inmobiliario
La esencia de la inversión, especialmente en TI, es que, aparte de su riesgo potencial, aporta muchos beneficios. Si elegimos la empresa con la que queremos colaborar y la herramienta que nos ofrece, el retorno de la inversión se producirá en un plazo medible y definido.
Hay muchas empresas en el mercado que ofrecen soluciones tecnológicas para el sector inmobiliario. Si el gestor de las instalaciones, el propietario o la empresa técnica deciden implantar el sistema, éste es el primer paso para rentabilizar la inversión. El rendimiento puede ser medible o no. Es mensurable cuando conseguimos un retorno real del gasto, por ejemplo, registrando y aceptando los costes con precisión, limitando el número de horas de trabajo, por ejemplo, de los servicios técnicos, o si tenemos una visión general de todo el trabajo realizado por un servicio técnico subcontratado. También es medible cuando entendemos la inversión como un valor añadido para los inquilinos o un aumento del valor del propio inmueble. Y valor difícil de medir es cuando aumentamos el nivel de seguridad, incrementamos el valor de nuestra marca u optimizamos procesos.
El proceso de compra no suele ser muy metódico, por lo que conviene indicar las personas que lo pondrán en práctica en la fase de toma de decisiones. Se trata de empleados que participan en la toma de decisiones, coordinan uno a uno todo el proceso de implantación y supervisan el éxito de la misma. A menudo, la propia decisión de comprar e implantar el software se toma rápidamente, sólo se implantan las funciones básicas, lo que en última instancia significa que los posibles beneficios de la inversión no son tan altos como se esperaba.
Enfoques para la implantación de sistemas inmobiliarios
Merece la pena plantearse una implantación parcial bien escalonada, por ejemplo geográfica o funcional. Es la forma más segura de implantación de un sistema, ya que es lenta y escalonada.
La implantación geográfica abarca una o varias instalaciones al principio y el sistema se implanta sucesivamente en las demás. La implantación funcional permite implementar primero las funciones básicas y luego ampliarlas con otros módulos. Sin embargo, este tipo de proyecto debe estar bien programado y ejecutarse de forma coherente. Lo importante no es el proceso de implantación en sí, sino terminar la implantación para alcanzar el objetivo, que es el retorno de la inversión, y el beneficio que la implantación reportará.
Resumen
Un sistema inmobiliario correctamente implantado puede mejorar significativamente el funcionamiento de toda la instalación o cartera inmobiliaria. El retorno de la inversión se produce independientemente de si la implantación abarca un único inmueble o toda la cartera inmobiliaria. Ocurre muy a menudo que la implantación de una instalación da lugar a la implantación en otra, en el país o en el extranjero. Esto significa que los beneficios son reales, aumenta la comodidad laboral de los empleados y la satisfacción de los inquilinos. Sin embargo, el objetivo no es la implantación en sí: el objetivo es el rendimiento de la inversión, y después el beneficio de la implantación.
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