La experiencia del inquilino es un aspecto clave del sector inmobiliario moderno hoy en día. Una experiencia memorable para el inquilino se ve afectada por la interacción entre los inquilinos y los gestores del edificio, así como entre los inquilinos y el conjunto de proveedores de servicios del edificio. Esto crea oportunidades para que los gestores y los propietarios inmobiliarios mejoren sus relaciones, al tiempo que promueven un entorno positivo que aumenta la satisfacción de los inquilinos, su retención y, en general, el valor de la comunidad.
Los inquilinos de hoy en día eligen "unirse" a los edificios no sólo por su ubicación, sino sobre todo por su experiencia como inquilinos. ¿Cómo sabe si está proporcionando un gran valor a los inquilinos? En este artículo, analizaremos en profundidad qué es la experiencia del inquilino y cómo puede ofrecer una mejor experiencia digital a sus ocupantes, haciendo que su edificio sea más atractivo para los inquilinos.
¿Qué es la experiencia del inquilino (digital) y por qué es importante?
La experiencia del inquilino es un término relativamente nuevo en el sector inmobiliario. Abarca todos los aspectos de la estancia de un inquilino en un local comercial. Desde la decisión inicial de la empresa de alquilar, hasta el proceso de mudanza y su ocupación en las instalaciones.
La experiencia digital del inquilino puede adoptar muchas formas, como un portal en línea o una aplicación adicional para inquilinos creada específicamente para un edificio concreto y su comunidad. Es una forma fluida y segura de que los inquilinos accedan a toda la información que necesitan. Ya se trate de un local comercial, un polígono industrial o un edificio de oficinas, hay una gran cantidad de información que debe mostrarse en su plataforma de aplicaciones para inquilinos.
¿Por qué es importante la experiencia del inquilino?
La experiencia del inquilino es un componente crucial del éxito de una inversión inmobiliaria comercial. Su principal objetivo es proporcionar a sus inquilinos el mejor entorno posible para la comodidad de sus empleados, lo que se traduce en una mayor motivación y eficiencia. El uso de la tecnología y de aplicaciones específicas es solo una herramienta útil para crear una experiencia sólida para los inquilinos.
Según el último informe de Deloitte, hoy en día la transformación digital y la experiencia del inquilino son un imperativo empresarial. Las empresas pueden impulsar significativamente el compromiso de los inquilinos optimizando las actualizaciones en tiempo real sobre las instalaciones y creando un sentido de comunidad mediante aplicaciones móviles. Aproximadamente la mitad (48%) de los encuestados que afirmaron que su empresa utiliza tecnologías digitales, como aplicaciones móviles, para agilizar la comunicación con los inquilinos, tiene previsto aumentar la inversión en canales digitales durante el próximo año.
Impulsar una experiencia positiva del inquilino es "una situación en la que todos ganan", tanto los inquilinos como la administración. Entonces, ¿cuáles son los valores para los gestores inmobiliarios y los propietarios de instalaciones y cómo mejorar la experiencia de los inquilinos?
Retenga a sus inquilinos y consiga que estén más satisfechos
La satisfacción del inquilino y la ocupación son dos parámetros muy relacionados. Los inquilinos satisfechos mejoran las tasas de ocupación, alargan los contratos y es menos probable que llamen a su oficina o al personal de mantenimiento para quejarse.
Mejorar la satisfacción de los inquilinos puede ayudar a retenerlos y a mantener una tasa de ocupación más estable. Al ofrecer un paisaje, un edificio o una comunidad justos y atractivos, los inquilinos se sentirán más satisfechos con el espacio que alquilan y será más probable que renueven su contrato. Es importante tener en cuenta que la relación entre la satisfacción de los inquilinos y la tasa de ocupación es "bidireccional", lo que significa que pueden afectarse mutuamente de forma positiva o negativa.
Las tecnologías y las soluciones inteligentes para los inquilinos pueden ser la solución. También será beneficioso para la propia propiedad, convirtiéndola en un lugar aún más innovador y orientado a la tecnología.
Facilite la comunicación entre los inquilinos y su empresa de gestión de instalaciones
Los propietarios y administradores de edificios saben que la comunicación con los inquilinos es una estrategia clave para prevenir problemas antes de que se produzcan. Es posible que los administradores dispongan de algunos métodos para comunicarse eficazmente, pero ¿disponen de los sistemas y procedimientos necesarios para hacerlo de forma efectiva?
Facilitar la comunicación entre los inquilinos y la administración del edificio es fundamental para el mantenimiento de un inmueble. Por suerte, si cuentas con una comunidad online a la que tus inquilinos puedan dirigirse para solicitar ayuda, será más fácil responder a las preguntas de los residentes, ya que podrán comunicarse al instante con los técnicos de mantenimiento directamente desde la aplicación.
¿Cómo mejorar la experiencia del inquilino?
La mejora de la experiencia del inquilino puede lograrse a través de varios métodos, pero el uso de un software de aplicación de la experiencia del inquilino puede ser uno de los más eficaces. Estas son algunas formas de mejorar la experiencia del inquilino con este tipo de software:
1. Centro de información al inquilino
Al crear un centro de información digital para los inquilinos mediante aplicaciones móviles, los administradores de propiedades pueden ofrecerles un único lugar al que acudir para obtener información clave sobre su edificio y su comunidad. Funciona como un portal electrónico donde los inquilinos pueden encontrar información clave sobre su unidad, el edificio y la propiedad en sí.
2. Acceso a servicios e instalaciones
La aplicación móvil para inquilinos también puede mantener a sus inquilinos informados de los servicios y comodidades que ofrece su edificio. Ya no tendrán que buscar los horarios de transporte público, los restaurantes más cercanos o los servicios locales. Los inquilinos tienen acceso a un directorio de los servicios de su propiedad, todos almacenados en un solo lugar, y pueden navegar por el directorio de inquilinos y conectar con otras empresas del edificio.
3. Repositorio de documentos en línea
Además, los gestores de propiedades y los administradores de aplicaciones pueden cargar y compartir fácilmente cualquier documento importante de la propiedad, como manuales de inquilinos, normas y reglamentos, boletines informativos para inquilinos o incluso calendarios de eventos especiales. Es una forma sencilla de reducir los dolores de cabeza que supone enviar correos electrónicos de un lado a otro con archivos adjuntos. Los inquilinos también pueden subir archivos por su cuenta para gestionar más fácilmente su documentación como, por ejemplo, archivos de alquiler, documentos privados y otra documentación específica del inquilino para obtener un acceso rápido y seguro.
4. Anuncios inmobiliarios
Los administradores pueden enviar rápidamente noticias sobre la propiedad agilizando la comunicación entre propietarios e inquilinos. El flujo de trabajo de la mensajería es flexible y ofrece muchos permisos y opciones para el envío de mensajes a un solo inquilino o a un grupo específico. Ideal para noticias sobre la propiedad, anuncios de mantenimiento planificado o incluso camiones de comida que llegan hoy al edificio.
5. Directorio de inquilinos
Incluya a sus inquilinos en el portal inmobiliario para que éstos puedan darles visibilidad en línea y fomentar una relación más estrecha con su edificio. El módulo de escaparate de inquilinos facilita la difusión de iniciativas, eventos y promociones que tengan lugar en el edificio. Esta función es una forma estupenda de mejorar la presencia de su propiedad en la aplicación para inquilinos y, al mismo tiempo, aumentar el conocimiento de la marca dentro de su comunidad.
6. Cuadro de mandos y contadores
Un panel de control en línea para supervisar y gestionar múltiples proyectos de edificios proporciona a los inquilinos acceso para ver y gestionar sus datos. Los inquilinos pueden analizar más fácilmente, por ejemplo, el rendimiento de la eficiencia energética mes a mes, lo que les permite controlar un componente fundamental de su presupuesto operativo.
7. Tickets y mantenimiento reactivo
Los inquilinos son algo más que clientes: se convierten en parte de su comunidad. Sin embargo, los problemas pueden surgir en cualquier momento, tanto si su propiedad está en proceso de una gran renovación, como si un inquilino tiene un problema de fontanería o el sistema de climatización funciona mal. Con el módulo Helpdesk, los inquilinos pueden solicitar ayuda o mantenimiento de forma rápida y sencilla. Los inquilinos pueden crear un nuevo ticket de forma cómoda y rápida, ya que las aplicaciones para inquilinos pueden integrarse con las solicitudes de mantenimiento y los sistemas de órdenes de trabajo.
8. Inspecciones de edificios
Las inspecciones no deben ser un secreto, todo el mundo tiene derecho a saber lo que ocurre a su alrededor. Compartir las inspecciones con sus inquilinos es una forma estupenda de fomentar las relaciones con ellos y, al mismo tiempo, ahorrar tiempo y dinero en el envío de copias en papel. Al facilitarles esta información, les permite estar al tanto de todo lo que ocurre en su oficina.
Los inquilinos también pueden utilizar el módulo de inspección, gracias al cual saben de qué son responsables y qué deben hacer no sólo por su propia seguridad, sino también por la de los demás inquilinos.
9. Encuestas y opiniones de los inquilinos
Recoja opiniones de sus inquilinos, recopile datos de encuestas diarias y obtenga información detallada sobre cómo se sienten sus inquilinos al vivir en sus propiedades. Es la forma más sencilla de mejorar la experiencia de los inquilinos. Recopile y analice las opiniones individuales para identificar cualquier tendencia negativa de su oferta inmobiliaria. Este conocimiento tiene un valor incalculable para comprender cómo mejorar los servicios, hacer más felices a sus inquilinos y atraer a nuevos clientes.
10. Sistema de reservas para inquilinos
Los inquilinos pueden reservar rápidamente espacio y diversos servicios mediante un sistema de reservas digital, sin la molestia de múltiples llamadas telefónicas. Esto significa que los servicios de su edificio están disponibles cuando sus inquilinos los necesitan. También ayuda a aumentar la experiencia de sus inquilinos y a reducir la carga administrativa de su personal.
11. Seguimiento de la rotación
Muchos inquilinos de centros comerciales tienen dificultades con la gestión de sus contratos de arrendamiento y el complejo proceso de rotación. Calcular y mantener con precisión los alquileres es todo un reto. Pero con la función de rotación, los inquilinos pueden estar seguros de que sus alquileres son exactos y están protegidos.
12. Gestión de visitantes y registro previo
La necesidad de un sistema de gestión de visitas es una necesidad para cualquier negocio que tenga visitantes que entran y salen con regularidad. Los inquilinos pueden preinscribir fácilmente a los visitantes, reservar plazas de aparcamiento para sus invitados y controlar fácilmente el historial de visitas. Ahorra tiempo tanto a los inquilinos como al personal de la oficina al automatizar todos los procedimientos de registro de visitas.
Aplicando estas y otras características, los propietarios y gestores pueden mejorar la experiencia de los inquilinos y crear un entorno más positivo, productivo y orientado a la comunidad para todos.
Reflexiones finales
La experiencia del inquilino es un término que existe desde hace tiempo, sobre todo en el mercado inmobiliario comercial, pero que está empezando a ser más reconocido. Ya no se trata sólo de la ubicación, el diseño del edificio, la proximidad a tiendas y restaurantes o el espacio exterior. Ahora también abarca la tecnología implantada en edificios diseñados pensando en las necesidades de los inquilinos. La experiencia de un inquilino de primera es una situación en la que todos ganan. Crea una experiencia positiva para el inquilino, lo que ayuda al edificio a atraer nuevos ocupantes. Una experiencia de inquilino ganadora también ayuda a la administración a aumentar la ocupación y las tasas de arrendamiento.
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