SINGU en Corvin ONE (Futureal)

El proceso de gestión de visitantes existente en las oficinas Corvin ONE - un edificio de oficinas de clase A situado en el mayor centro de negocios del centro de Budapest - resultó difícil de controlar con precisión el tráfico de visitantes en las instalaciones. Encontrar una solución de software fácil de usar que gestionara los visitantes por sí misma era la máxima prioridad a la hora de buscar un sistema de gestión de visitantes para Futureal Group (el primer propietario del edificio). Igualmente importante era agilizar el registro de visitantes para garantizar un proceso de entrada eficaz, sustituir los inseguros libros de registro en papel y aumentar la seguridad en el edificio.

Retos antes de la aplicación

Antes de implantar SINGU Guestbook, existían múltiples retos como:

• El proceso ineficaz y lento de registro manual de visitantes mediante libros de registro.
• Colas en el mostrador de recepción y necesidad de mucha ayuda por parte de un recepcionista para la gestión de los visitantes.
• Dificultades en el seguimiento de los visitantes e incapacidad para proporcionar informes rápidos sobre los visitantes a los altos directivos.

‍

Solución

Con una configuración sencilla y funciones fáciles de usar para administradores, empleados y visitantes de las oficinas de Corvin ONE, el sistema de gestión de visitantes SINGU Guestbook superó los retos y requisitos iniciales del cliente. La implementación comenzó en la segunda quincena de abril de 2018 y finalizó con éxito a finales de junio de 2018.Hasta ahora, el sistema SINGU Guestbook ha registrado casi 30 mil visitantes de 14 empresas inquilinas del edificio.

El registro de visitantes se ha mejorado con la instalación de dos puestos de autoservicio con iPad que pueden gestionar un número ilimitado de visitantes, sustituyendo los procedimientos manuales y lentos de registro de visitas. Uno de los iPads se ha instalado en el mostrador de recepción principal, mientras que el segundo se ha instalado en un quiosco especial "todo en uno" que contiene un iPad y una impresora DYMO para imprimir automáticamente tarjetas de identificación personalizadas con un código QR. Este quiosco se instaló en el otro lado del edificio, donde se encuentra el segundo mostrador de recepción. SINGU Guestbook se ha integrado con los escáneres de códigos QR y el sistema de control de acceso del edificio.

Así, los visitantes registrados sólo tienen que escanear los códigos QR de sus invitaciones para móviles o de las tarjetas impresas para abrir los torniquetes o la puerta giratoria. Esto no sólo mejora su circulación por el edificio, sino que también aumenta la seguridad. Con cuadros de mando específicos y sofisticadas herramientas de generación de informes, SINGU Guestbook resolvió los problemas de seguimiento de quién estaba dentro y fuera del edificio, manteniendo un registro real y actualizado de todos los visitantes.

Desde la adopción de SINGU Guestbook - el sistema de gestión de visitantes definitivo, el proceso de auto-registro para todo tipo de visitantes se ha vuelto más rápido que nunca. SINGU puede ayudarle a gestionar todo lo necesario para convertir su edificio en un lugar de trabajo moderno. La integración de los códigos QR permite a los visitantes abrir los torniquetes y las puertas giratorias, reduciendo significativamente el tiempo de espera y aumentando la seguridad. SINGU Libro de Visitas, altamente configurable y flexible de gestión de visitantes, es una necesidad para mantenerse al día con las necesidades de las empresas contemporáneas. No podríamos estar más satisfechos.

Ferenc Kelemen, Director de Facility Management, Grupo Futureal

Ventajas de implantar el sistema SINGU de gestión de visitantes

• Agilización del proceso de registro mediante la implantación de una solución de recepción digital
• Sustitución del registro en papel por un quiosco multilingüe con iPad.
• Mayor seguridad de los datos (los datos de los visitantes se almacenan de forma segura en la nube)
• Sistema de informes detallados para ver de un vistazo cuántos visitantes se registran, quiénes son o cuándo abandonaron el edificio, y mucho más
• Automatización completa de uno de los dos mostradores de recepción, con la consiguiente reducción de los costes de mano de obra.
• Entrada al edificio sin necesidad de interacción humana gracias a la integración de códigos QR.