ECE transforma la gestión de centros comerciales con SINGU: un retorno de la inversión significativo y una gran eficiencia

Introducción

ECE is a European leader in managing and operating shopping centers, with a significant presence across multiple markets. To match its high operational standards with a platform built for portfolio-scale complexity, ECE selected SINGU as its facility management system of record for its CEE shopping center portfolio. SINGU was deployed to unify work orders, preventive maintenance, tenant communication, and real-time analytics within a single integrated environment, consistently across every property.

El desafío

With a substantial portfolio of shopping centers across multiple markets, ECE set out to bring all facility management operations onto a single, unified platform for its CEE portfolio. Further standardizing and digitizing maintenance workflows, consolidating tenant communication, and enabling real-time visibility across all properties became the natural next step for a company operating at this level.

We had decided to use the SINGU platform to further expand the standardization and digitization of our operations, we found that a usable system could greatly support both technical managers and ECE staff and improve the flow of information. The pandemic period was the time when all investments paid off, and it turned out that the investment in software was a great idea because it allowed us to quickly adapt to change, introduce new solutions, and use those solutions that had already been developed over the years. Without software, it would have been much more complex to manage employees or continue to keep the facilities open.

- says Tomasz Polek, Technical Manager at ECE.

Implementación de SINGU

SINGU was deployed across ECE's CEE portfolio with a full-scope integration that connected every layer of operations:

1. Gestión automatizada de órdenes de trabajo: Todas las solicitudes de mantenimiento se gestionan de forma digital a través de SINGU, lo que permite una rápida asignación, seguimiento y resolución en todos los centros.
2. Planificación del mantenimiento preventivo: El mantenimiento programado en todas las instalaciones se gestiona de forma proactiva a través de SINGU, lo que garantiza que los equipos se mantengan en óptimas condiciones y que los paros imprevistos se reduzcan al mínimo.
3. Inspecciones de inmuebles: Los trámites de entrada y salida, así como el mantenimiento relacionado con los inquilinos, quedan plenamente documentados y son trazables dentro del sistema.
4. Análisis e informes en tiempo real: los responsables técnicos de ECE acceden a datos operativos en tiempo real de todas las propiedades, lo que les permite tomar decisiones fundamentadas e identificar continuamente áreas de mejora.
5. Integración con el IoT y la tecnología NFC: Mediante el uso del IoT, etiquetas NFC y balizas instaladas en determinados objetos, ECE permite un seguimiento preciso de las rondas, la supervisión en tiempo real de los equipos y una liquidación precisa de los costes a nivel de las instalaciones.
6. Aplicación para inquilinos SINGU: Todos los inquilinos de la cartera tienen acceso directo a la plataforma a través de una aplicación móvil específica, en la que se centraliza toda la comunicación entre la administración de ECE, los servicios de seguridad y los de limpieza en un único canal digital.
7. Control de los servicios externos: ECE mantiene una visibilidad total sobre el trabajo de los proveedores de servicios externos: realiza un seguimiento de los avances, verifica la finalización de los trabajos y accede a los datos actuales de rendimiento para respaldar las negociaciones contractuales.
8. Gestión del consumo de servicios: Todas las lecturas de los contadores de toda la cartera se centralizan en SINGU, lo que permite a ECE supervisar los patrones de consumo, responder rápidamente ante anomalías y optimizar los costes de los servicios.
9. Almacén: El sistema cuenta con una base de datos completa de recursos materiales y piezas de recambio, que incluye el historial completo de transacciones y el seguimiento del inventario.

El ámbito de aplicación:

SINGU, a comprehensive facility management solution, supports the operations and management of 17 shopping centers across the Central and Eastern Europe region. This expansive coverage includes 26 buildings and serves a diverse user base of 6,872 individuals.

• Participación y eficiencia de los inquilinos: La aplicación para inquilinos SINGU presta servicio a más de 1.000 inquilinos, con aproximadamente 100.000 notificaciones de trabajo tramitadas a través de la plataforma. Toda la documentación es totalmente digital: más rápida, trazable y sin papel.
• Excelencia en la gestión de instalaciones: ECE ha gestionado 347 782 inspecciones de instalaciones y 157 900 incidencias a través de SINGU. Un inventario actualizado de 20 000 dispositivos permite supervisar en tiempo real el estado de las infraestructuras, las condiciones de los equipos y los calendarios de inspección en todos los centros.
• Integración de servicios externos: La plataforma ha integrado con éxito casi 500 servicios externos, facilitándoles el acceso al sistema para una contabilidad y una gestión del trabajo sin contratiempos.
• Uso innovador del IoT: 527 etiquetas NFC y 153 balizas conforman una red de IoT totalmente integrada en determinados objetos, lo que permite realizar patrullas con precisión, supervisar los equipos y verificar las inspecciones a nivel de las instalaciones.
• Gestión de almacenes: SINGU gestiona de forma eficiente los recursos del almacén y, en la actualidad, realiza el seguimiento de 1.000 artículos en stock. Ha procesado 43.041 transacciones de almacén, lo que permite un control continuo de los niveles de existencias y de su valor.
• Seguimiento del consumo de medios: El sistema gestiona con eficacia las lecturas de más de 1.000 contadores, con 8.380 lecturas introducidas en el sistema. ECE utiliza estos datos para supervisar los patrones de consumo, responder rápidamente ante anomalías y optimizar los costes de los medios en toda la cartera.

Resultados:

The implementation of the SINGU platform resulted in time and cost savings and significant ROI for ECE managing and improving the operational efficiency of properties in the following areas:

1. Mayor eficiencia operativa: gracias al panel de control centralizado de SINGU, ECE gestiona las órdenes de trabajo con total visibilidad y control en todos los centros, lo que permite reducir los tiempos de respuesta en toda la cartera.
2. Excelencia en el mantenimiento preventivo: Un enfoque sistemático del mantenimiento preventivo ha permitido prolongar la vida útil de los equipos de una media de 10 a 12 años, reduciendo la frecuencia de las averías y generando un ahorro cuantificable en toda la cartera.
3. Toma de decisiones basada en datos: Los responsables técnicos de ECE toman decisiones estratégicas basadas en datos en tiempo real, lo que ha permitido reducir el tiempo necesario para la elaboración de informes de 3 días a tan solo 1 hora.
4. Rentabilidad: La optimización de los procesos y una estrategia de mantenimiento proactiva han permitido lograr un importante ahorro anual por centro.
5. Mejora de las relaciones con los inquilinos: La satisfacción de los inquilinos ha aumentado notablemente, gracias a una resolución más rápida de los problemas y a un proceso de gestión de incidencias totalmente digital. El tiempo de notificación y aprobación se ha reducido de 2 días a tan solo 3 horas.
6. Operaciones sostenibles: La gestióneficiente de los recursos a través de SINGU favorece unas operaciones más sostenibles de las instalaciones y contribuye a los objetivos de reducción de la huella de carbono de la ECE.

Aspiraciones de futuro:

ECE continues to expand its use of SINGU, exploring further integrations and customizations to advance facility management capabilities, elevate the tenant experience, and reinforce its leadership position in retail real estate management.

La conclusión:

ECE has built a fully integrated facility management environment that sets a clear standard for its shopping center operations in the CEE market at scale. Every workflow, from maintenance scheduling to tenant communication, runs through a single unified platform. With a significant return on investment, SINGU remains a core part of ECE's operational foundation, delivering measurable results across every property in the portfolio.

After all the positive experience, we can hardly imagine managing shopping centers without the SINGU system. The solution is deeply integrated into our structures that even during hard times like the COVID pandemic and including the partial closure of shopping centers, we never thought of abandoning it. Mainly because the system generates real savings. Shift workers, tenants, management - they can all communicate easily through the system or a mobile app.

adds Tomasz Polek, Technical Manager at ECE