Así pues, su empresa ha llegado a un punto crucial en el que la hoja Excel ya no es suficiente y ha llegado el momento de buscar en el mercado un sistema profesional de GMAO/CAFM, o tal vez sea otro de sus intentos de encontrar la solución perfecta. Sea cual sea el caso, hay múltiples factores a tener en cuenta a la hora de elegir la solución adecuada y, sin embargo, aunque haga bien los deberes y elija la plataforma perfecta, debe ser consciente de los obstáculos y retos a los que se enfrentará por el camino. Esta es mi opinión sobre lo que debe tener en cuenta a la hora de implantar un sistema CAFM.
Retos de la implantación de sistemas GMAO/CAFM
1. Elegir el proveedor de soluciones adecuado
Si pensabas que la lista empezaría un poco más adelante, tengo malas noticias para ti. Elegir la solución adecuada puede ser la decisión más importante que hay que tomar, y la que puede convertir todo el proceso en un paseo por el parque o en una auténtica pesadilla. Existen decenas de soluciones diferentes, así que tómese su tiempo para investigar. En caso de duda, tenga en cuenta que la mayoría de los proveedores de sistemas pueden permitirle hacer una prueba en sus plataformas de demostración. Por supuesto, también hay otros factores a tener en cuenta, como el precio, el alcance de las funcionalidades cubiertas o el historial del proveedor de servicios.
No voy a abogar por ninguna solución específica, pero le aconsejo que compruebe si la empresa que ha elegido tiene un historial de implantaciones con éxito, especialmente en el sector en el que opera. Piense en ello como si buscara un socio comercial, no una solución lista para usar. También deberías investigar el tema del soporte posterior a la implantación, que quizá no sea lo primero que se te venga a la cabeza al elegir el sistema, pero créeme, es igual de importante. Compruebe cómo funciona, a quién dirigirse, dónde informar de los problemas. En resumen, asegúrese de que está cubierto en todos los frentes.
2. Prepárate bien y asigna tus recursos
Supongamos que por fin ha encontrado la solución que se ajusta a sus necesidades y a su presupuesto. El siguiente reto que le espera es garantizar recursos suficientes durante y después de la implantación. Una implantación satisfactoria requerirá mucho tiempo y esfuerzo, no sólo por parte de su proveedor de sistemas, sino también de su equipo.
Asegúrese de designar un coordinador de implantación, o incluso un equipo de implantación dentro de su organización, para que la comunicación entre el proveedor de CAFM/CMMS y su empresa sea eficaz y ambas partes se entiendan. El equipo debe incluir a personas con conocimientos informáticos y que comprendan las necesidades de gestión de sus instalaciones. Además, dé tiempo a su equipo: según el proyecto y el tipo de software, el proceso de implantación puede durar entre un mes y un año. No hay que restar importancia a los detalles, la configuración, la recopilación y la introducción de datos si se quiere que el sistema funcione con eficacia.
3. Garantizar la calidad de los datos
Independientemente de la solución que elija, todas dependen de los datos que introduzca. Según diferentes investigadores, la mayoría (en torno al 70%) de los proyectos de implantación de GMAO fracasan debido a una mala inserción de los datos. Incluso hay un dicho en TI que reza "basura entra, basura sale", y los sistemas CAFM/CMMS no son una excepción, así que si quiere que el sistema ofrezca resultados de calidad, asegúrese de introducir datos de calidad.
Esto no quiere decir que tenga que introducir el 100% de los datos en el sistema, sino que todos los datos que entren en el sistema deben ser precisos y de buena calidad, y proporcionar información suficiente para gestionar eficazmente sus operaciones. Para que se haga una idea, cuando cree su base de datos de equipos, céntrese en los activos que requieren más atención en términos de mantenimiento correctivo y preventivo, y luego amplíe gradualmente su base de datos.
4. Garantizar la continuidad de la actividad
La implantación de un nuevo software de gestión del mantenimiento puede causar verdaderos problemas en cuanto al mantenimiento de las funciones esenciales durante el periodo de implantación. El sistema CAFM/CMMS suele contener todo el programa de mantenimiento, los datos de los equipos, las órdenes de trabajo y la documentación pertinente. Ahora bien, imaginemos que todos esos datos desaparecen y no se puede acceder a ellos durante varias semanas.
Para evitar este tipo de situaciones, se aconseja establecer un periodo de transición durante el cual se mantengan los métodos de trabajo actuales y se fije una fecha para trasladar todas las operaciones al nuevo entorno. Eso sí, asegúrate de que la transición tenga lugar una vez que el nuevo sistema esté bien establecido, configurado y probado.
5. Aceptación organizativa y cultural
Cada vez que una empresa pasa por el proceso de implantar una nueva tecnología, se enfrenta al reto de convencer a todos los usuarios para que acepten el cambio. Los viejos hábitos son difíciles de erradicar, y no importa si se trata de la transición de una solución a otra o de la implantación del primer sistema de su organización: se enfrentará a los mismos obstáculos. Así es como estamos programados: nos gusta ceñirnos a lo que nos es familiar y no confiamos en nada nuevo. Generar una aceptación organizativa es la clave para garantizar una transición sin problemas, pero hay formas de hacer que el proceso de implantación sea menos doloroso y de ganarse la confianza de los usuarios en la nueva solución. Sin embargo, como ocurre con todo, habrá que esforzarse un poco para ver los resultados.
En primer lugar, pida al proveedor de software una sesión de formación y prepare a los miembros de su equipo para utilizar la nueva herramienta. Es una forma estupenda de generar confianza y convencer a la gente de que lo nuevo puede significar mejor. Entreviste a sus jefes de departamento para ver qué preocupaciones tienen respecto al nuevo sistema y eliminar así todos los temores, o incluso hágales partícipes de la configuración del sistema para que tengan la sensación de contribuir personalmente al funcionamiento del sistema.
Implantación sin problemas de GMAO/CAFM: ¿mito o realidad?
Un sistema GMAO/CAFM moderno puede desempeñar un papel esencial a la hora de aportar valor añadido a su empresa, especialmente si se toma en serio la gestión del mantenimiento. Las organizaciones que tratan de mejorar constantemente para alcanzar la excelencia operativa se dan cuenta de que, a largo plazo, es una inversión que les ayudará a equilibrar los costes, minimizar los riesgos y optimizar el rendimiento. Teniendo esto en cuenta, debemos ser conscientes de los riesgos y retos que conlleva el proceso de implantación. Saber qué esperar y cómo afrontar esos retos hará que todo el proceso sea mucho menos difícil.
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