Introducción al software CMMS
El software CMMS es hoy en día un sistema operativo fundamental para los edificios modernos. CMMS son las siglas de «sistema informatizado de gestión del mantenimiento», y centraliza en un único lugar las actividades de mantenimiento, los datos de los activos, las órdenes de trabajo y la información operativa. Para las carteras inmobiliarias comerciales, esto se traduce en menos averías, menores costes operativos, un mayor cumplimiento normativo, una mayor satisfacción de los inquilinos y decisiones más seguras basadas en el análisis de datos.
SINGU ofrece una plataforma unificada de CAFM/CMMS para inmuebles comerciales con múltiples sedes, incluidos parques logísticos, activos comerciales y oficinas. En esta guía, descubrirás cómo funcionan los sistemas CMMS, qué características son importantes, en qué se diferencia el CMMS de la gestión de activos empresariales y del CAFM, y cómo elegir el mejor software CMMS para tu cartera.
Principales conclusiones
- Según el Departamento de Energía de EE. UU., los programas de mantenimiento preventivo permiten un ahorro de costes de entre el 12 % y el 18 % en comparación con el mantenimiento reactivo.
- Un CMMS genera un registro de auditoría completo sobre seguridad, inspecciones y cumplimiento normativo
- Las plataformas modernas de CMMS son compatibles con los marcos de información sobre ESG, incluido el GRESB.
- Un sistema de gestión de mantenimiento (CMMS) diseñado para dispositivos móviles, con acceso sin conexión y escaneo de códigos QR y NFC, que reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas y mejora la precisión de los datos en todos los equipos de campo.
- Las carteras inmobiliarias comerciales son las que más se benefician de una plataforma que combina las funciones de CMMS y CAFM en un único sistema
¿Qué es un sistema informatizado de gestión del mantenimiento (CMMS)?
Un sistema informático de gestión del mantenimiento es un programa informático que organiza y centraliza la información sobre los activos para facilitar los procesos de mantenimiento, lo que permite a los equipos de mantenimiento planificar, realizar un seguimiento y optimizar las actividades de mantenimiento. En la práctica, este software almacena los datos de los equipos, automatiza la gestión de las órdenes de trabajo y facilita tanto el mantenimiento preventivo como el reactivo.
En comparación con las hojas de cálculo o los registros en papel, un CMMS ofrece una única fuente fiable de información. En un parque logístico, por ejemplo, los responsables de mantenimiento pueden ver todas las unidades de climatización, puertas cortafuegos y generadores de todos los edificios, en lugar de tener que buscar en correos electrónicos, blocs de notas e informes independientes de los contratistas.
Entre los usuarios habituales se encuentran los responsables de instalaciones, los gestores de activos, los técnicos de mantenimiento, los responsables de ESG, los administradores de fincas y los proveedores de servicios. Las soluciones modernas de CMMS suelen ofrecerse como un sistema basado en la nube, con acceso desde ordenadores de sobremesa, tabletas y teléfonos inteligentes para los equipos de campo.
En el sector inmobiliario, el CMMS suele integrarse en una plataforma CAFM más amplia. Así es como funciona SINGU: el software de gestión del mantenimiento está conectado con la comunicación con los inquilinos, la elaboración de informes ESG, los datos de la cartera y la gestión de activos.
Cómo funcionan los sistemas CMMS en las operaciones diarias
La mayoría de los sistemas CMMS utilizan una jerarquía sencilla: ubicaciones, edificios y activos. Cada solicitud de mantenimiento, inspección, pieza de recambio, fotografía, certificado y registro del historial de mantenimiento está vinculado a esa infraestructura física.
El ciclo de vida típico de una orden de trabajo es el siguiente:
- Un inquilino o un ocupante del edificio presenta una solicitud de mantenimiento, en la que describe el problema y establece la prioridad.
- Se asigna un técnico o un proveedor externo a la orden de trabajo, junto con los detalles de la tarea, la fecha prevista de finalización y los recursos necesarios.
- El técnico utiliza una aplicación móvil para realizar la tarea, hacer fotos, seguir las listas de comprobación y registrar el tiempo dedicado.
- La orden de trabajo se cierra, se aprueba y se vincula al registro del activo para futuras consultas.
- El equipo revisa los informes sobre costes, tiempos de respuesta y rendimiento de los activos.
El software CMMS centraliza los datos de mantenimiento, lo que permite a los equipos de mantenimiento acceder a la ubicación, el rendimiento, el historial de mantenimiento y el inventario de piezas de recambio de todos los activos. Una característica clave del CMMS es su capacidad para automatizar la gestión de órdenes de trabajo, lo que permite a los equipos de mantenimiento crear, realizar un seguimiento, completar y analizar varias órdenes de trabajo simultáneamente.
Los sistemas modernos también utilizan las lecturas de los contadores, las horas de funcionamiento, la supervisión del estado y las alertas de los sensores del IoT para activar la programación del mantenimiento preventivo, elaborando planes de mantenimiento basados en el uso real y el estado de los equipos, en lugar de basarse únicamente en fechas fijas.
La arquitectura unificada CAFM/CMMSde SINGU permite a los equipos de gestión inmobiliaria consultar las actividades de mantenimiento, las incidencias de los inquilinos, los indicadores ESG y el rendimiento de los proveedores de servicios en una única interfaz.
Características principales del software moderno de CMMS
Las mejores plataformas de CMMS son prácticas, están diseñadas pensando en los dispositivos móviles y se adaptan al trabajo diario. Estas son las características más importantes para el sector inmobiliario comercial, las instalaciones logísticas, las carteras de comercio minorista y los sectores con un elevado número de activos.
Característica | Para qué sirve |
|---|---|
Crea, asigna, realiza un seguimiento y cierra las solicitudes de mantenimiento, con distribución automatizada, supervisión de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y seguimiento de costes | |
Programa y gestiona tareas de mantenimiento e inspecciones periódicas para reducir el tiempo de inactividad y prolongar la vida útil de los equipos | |
Realice un seguimiento de los activos físicos, las garantías y el historial completo de mantenimiento de toda su cartera | |
Supervise las piezas de recambio, las herramientas y los consumibles para garantizar que los artículos adecuados estén siempre disponibles cuando se necesiten | |
Gestione a los contratistas, los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y los accesos, todo en un mismo lugar | |
Supervise los indicadores clave de rendimiento (KPI), realice un seguimiento de las tendencias de rendimiento y convierta los datos operativos en información útil para toda su cartera |
Las funciones móviles del CMMS son especialmente importantes: el trabajo sin conexión, el escaneo de códigos QR o NFC, la captura de fotografías, las listas de comprobación digitales y la introducción rápida de datos reducen el tiempo dedicado a las tareas administrativas y mejoran la precisión de los datos.
SINGU combina las funciones de un sistema de gestión de mantenimiento asist ido por ordenador (CMMS) con herramientas de gestión de instalaciones (CAFM), lo que ofrece una visión más amplia que las herramientas de mantenimiento independientes. Esto es importante cuando el objetivo no es solo reparar los equipos, sino mejorar la eficiencia operativa en todo el sistema.
Gestión de órdenes de trabajo
La gestión de órdenes de trabajo de SINGU permite a los equipos automatizar sus procesos de órdenes de trabajo en función del estado de los equipos, las inspecciones rutinarias y el mantenimiento preventivo, lo que permite a los equipos de mantenimiento crear, realizar un seguimiento, completar y analizar varias órdenes de trabajo simultáneamente.
Un repositorio centralizado de órdenes de trabajo permite a los usuarios buscar fácilmente trabajos de mantenimiento pendientes, programados o finalizados según diversos criterios, lo que garantiza una gestión eficiente de las tareas de mantenimiento. Esto resulta útil para reparaciones de emergencia, inspecciones de seguridad contra incendios, revisiones de los sistemas de climatización y obras de acondicionamiento de los locales de los inquilinos.
El seguimiento del estado incluye los estados «nuevo», «en curso», «en espera», «completado» y «aprobado». Las notificaciones por correo electrónico o notificaciones push en el móvil ayudan a los responsables de las instalaciones a mantener bajo control los acuerdos de nivel de servicio (SLA). En SINGU, los inquilinos y las partes interesadas internas pueden registrar incidencias directamente, lo que reduce el caos de los correos electrónicos y mejora la rendición de cuentas.
Mantenimiento preventivo
El mantenimiento preventivo de SINGU permite a los equipos programar y gestionar las tareas de mantenimiento y las inspecciones periódicas de todos los equipos y dispositivos. Gracias a los parámetros del ciclo de mantenimiento y a un plan de mantenimiento visual, los equipos pueden ver de un vistazo todas las actividades programadas y actuar antes de que se produzcan averías.
El seguimiento del estado, las listas de comprobación y el acceso móvil garantizan que los técnicos sigan los procedimientos estandarizados en cada visita. Las notificaciones y la programación automática reducen el esfuerzo de planificación manual y mantienen los equipos en buen estado durante todo el año.
Gestión de equipos
La gestión de equipos de SINGU funciona como un registro completo de activos para cada elemento del edificio supervisado. Cada ficha de activo incluye la ubicación, el modelo, el número de serie, la garantía, la vida útil prevista, el historial de mantenimiento, los manuales y los certificados.
SINGU ofrece información sobre el rendimiento de los activos y el historial de mantenimiento, lo que mejora la toma de decisiones tanto para los gestores de instalaciones como para los gestores de activos. Los contadores y sensores en tiempo real permiten la detección temprana de averías y el mantenimiento proactivo. Esta capa también respalda las estrategias de gestión de activos empresariales en carteras con múltiples emplazamientos.
Gestión de existencias
La gestión de inventario de SINGU realiza un seguimiento de las piezas de recambio, las herramientas y los consumibles en los almacenes, las salas técnicas y los vehículos de servicio. Los equipos pueden supervisar los niveles de existencias, las cantidades mínimas y máximas, los puntos de reposición, los proveedores, los plazos de entrega y los precios.
Las reservas automáticas de piezas de recambio asociadas a las órdenes de trabajo ayudan a prevenir retrasos y a evitar un exceso de existencias. SINGU vincula el uso de las piezas a activos y actividades de mantenimiento específicos, lo que permite a los equipos de gestión inmobiliaria una mejor asignación de costes y unos presupuestos de mantenimiento más fiables.
Gestión de proveedores
Muchas carteras inmobiliarias dependen de proveedores externos para los ascensores, los sistemas eléctricos, la protección contra incendios, la climatización, la limpieza y las inspecciones especializadas. La gestión de proveedores de SINGU gestiona los equipos internos y los contratistas mediante funciones, competencias, certificados, permisos y hojas de trabajo digitales.
Los portales para contratistas y la firma de actas in situ mediante dispositivos móviles facilitan la confirmación de quién ha realizado los trabajos regulados y cuándo. Esto es importante para la documentación de salud, seguridad y medio ambiente (HSE), los seguros y el cumplimiento normativo. SINGU es compatible con entornos con múltiples proveedores, habituales en centros comerciales, parques logísticos y carteras de oficinas, y ofrece paneles de control específicos para cada proveedor de servicios.
Informes y análisis de datos
La solución de generación de informes y análisis de datos de SINGU ofrece funciones de supervisión y generación de informes en tiempo real, lo que permite a los equipos de mantenimiento elaborar informes sobre el rendimiento de los activos, el estado de los equipos, el estado de las órdenes de trabajo, el tiempo dedicado, los materiales utilizados y las acciones de seguimiento.
Entre los indicadores clave de rendimiento más útiles se incluyen el tiempo de respuesta y la tasa de finalización, el MTBF y el MTTR, la cartera de órdenes de trabajo pendientes, el cumplimiento de las medidas de mantenimiento preventivo, el coste de mantenimiento por m² o por activo, así como el tiempo de disponibilidad de los equipos y las averías de los mismos.
Principales ventajas del software CMMS para el sector inmobiliario y la gestión de fincas
La función principal de un CMMS es mejorar la fiabilidad y la vida útil de los activos mediante la automatización de los procesos de mantenimiento, lo que puede traducirse en una reducción del tiempo de inactividad operativa y de los costes de reparación. Las ventajas van más allá del tiempo de actividad: el CMMS mejora los resultados financieros, el cumplimiento normativo, la documentación en materia de ESG y la experiencia de los inquilinos.
Al automatizar los flujos de trabajo y optimizar la planificación del mantenimiento, un CMMS ofrece a los equipos de gestión inmobiliaria una mayor claridad en la rendición de cuentas, una mejor visibilidad de todas las instalaciones y los datos que necesitan para planificar los presupuestos y priorizar las tareas.
Los casos de éxito de los clientesde SINGU reflejan estos resultados. Panattoni, el mayor promotor inmobiliario industrial de Europa, utilizó SINGU para gestionar más de 5.000 solicitudes de mantenimiento en 15 parques de la República Checa y Eslovaquia, lo que le permitió reducir los tiempos de respuesta y mejorar la satisfacción de los inquilinos. NEPI Rockcastle estandarizó la gestión de instalaciones en 50 edificios y 2,4 millones de m² en Europa Central y Oriental, sustituyendo los flujos de trabajo fragmentados basados en correo electrónico y hojas de cálculo por una única plataforma operativa. En Varso Place, HB Reavis pasó de procesos en papel a operaciones totalmente digitales, mejorando la gestión de las inspecciones y la experiencia de los inquilinos en uno de los activos de uso mixto más complejos de Europa.
Con presencia en más de 35 mercados y 250 millones de metros cuadrados de inmuebles, SINGU ofrece a los equipos inmobiliarios una plataforma operativa única para gestionar los costes de mantenimiento, la vida útil de los activos, la documentación ESG y la calidad del servicio a los inquilinos.
Reducción del tiempo de inactividad y de los costes de mantenimiento
El paso del mantenimiento reactivo al preventivo tiene un impacto directo en los costes. Según el Programa Federal de Gestión Energética del Departamento de Energía de EE. UU., los programas de mantenimiento preventivo permiten un ahorro del 12-18 % con respecto al mantenimiento reactivo.
En el caso de las carteras inmobiliarias comerciales, hay mucho más en juego que un simple equipo. Una avería grave en un equipo afecta simultáneamente a los inquilinos, a las obligaciones en materia de seguros y al cumplimiento normativo. El módulo de mantenimiento preventivo de SINGU programa tareas periódicas, activa el mantenimiento a partir de los datos de los sensores del IoT y las lecturas de los contadores, y avisa con antelación a los equipos de mantenimiento antes de que se produzcan las averías, lo que garantiza el buen funcionamiento de los edificios y reduce las costosas intervenciones de emergencia.
Mejorar la transparencia, la rendición de cuentas y el cumplimiento normativo
Un sistema de gestión de mantenimiento asistido por ordenador (CMMS) genera un registro de auditoría completo: quién realizó el trabajo, cuándo se llevó a cabo, qué piezas de recambio se utilizaron, qué fotos se adjuntaron y qué medidas de seguimiento son necesarias. Esto facilita considerablemente la gestión de las inspecciones, las revisiones de las aseguradoras y el cumplimiento normativo.
SINGU centraliza los certificados, los documentos y los registros de mantenimiento para que las auditorías —incluidas las de seguridad contra incendios, las inspecciones y las comprobaciones relacionadas con las normas ISO 9001, ISO 14001 y la normativa local de edificación— sean más rápidas y menos propensas a errores. Cada tarea completada se marca con la fecha y la hora, se asigna y se almacena junto al registro del activo correspondiente.
Apoyo a los objetivos de ESG y sostenibilidad
Los equipos bien mantenidos consumen menos energía y duran más tiempo, lo que reduce las emisiones operativas y el carbono incorporado derivado de la sustitución prematura de los activos.
Los módulos de SINGU para la elaboración de informes ESG y la recopilación de datos de servicios públicos vinculan directamente las actividades de mantenimiento con los resultados en materia de sostenibilidad, lo que proporciona a los responsables de ESG y a los gestores de activos la documentación que necesitan para cumplir con los requisitos de GRESB, SFDR y los programas locales de edificios sostenibles. Las tareas de mantenimiento preventivo completadas, los registros de inspección y las sustituciones de equipos pasan a formar parte del historial de datos ESG.
CMMS, EAM y CAFM: ¿en qué se diferencian?
Estos tres términos suelen utilizarse indistintamente, pero describen conceptos diferentes. Un CMMS se centra en la ejecución del mantenimiento: órdenes de trabajo, inspecciones y programación del mantenimiento preventivo. El EAM, o gestión de activos empresariales, adopta una perspectiva más amplia y abarca todo el ciclo de vida de los activos, desde la adquisición y el seguimiento financiero hasta su eliminación. El CAFM se centra en los edificios y los espacios: contratos de servicios, utilización del espacio y gestión de infraestructuras.
Las carteras inmobiliarias comerciales suelen sacar el máximo partido de una plataforma que combina las capacidades de CMMS y CAFM en un solo sistema. Así es como está estructurada SINGU: la funcionalidad CMMS para el mantenimiento técnico se integra con la experiencia de los inquilinos, la elaboración de informes ESG y la inteligencia de carteras en una única plataforma. Para una comparación más detallada, consulta nuestra guía sobre CAFM frente a CMMS.
¿Qué sistema de gestión de mantenimiento (CMMS) es el más adecuado para tu cartera?
La elección del sistema CMMS adecuado depende de la complejidad de tus operaciones, de los tipos de activos que gestionas y de cuáles sean tus necesidades más allá del mantenimiento. A continuación te ofrecemos una visión general de las principales plataformas para ayudarte a tomar la decisión correcta.
1. SINGU
SINGU es un sistema de gestión de mantenimiento (CMMS) nativo de la nube, diseñado específicamente para carteras inmobiliarias comerciales. Unifica la gestión de instalaciones, el mantenimiento preventivo, la elaboración de informes ESG, la gestión de proveedores y la experiencia de los inquilinos en una única plataforma, lo que proporciona a los equipos inmobiliarios un control operativo total sobre todos los activos y regiones.
Características principales:
- Gestión de órdenes de trabajo con asignación automática, supervisión de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y seguimiento del estado en tiempo real
- Aplicación móvil con acceso sin conexión, lectura de códigos QR y NFC, captura de fotos y listas de comprobación digitales
- Planificación del mantenimiento preventivo con lecturas de contadores, activadores del IoT y automatización basada en el estado
- Gestión de equipos con historial completo de activos, garantías y seguimiento del ciclo de vida
- Gestión de inventario con seguimiento de piezas de recambio vinculadas a los activos y a las órdenes de trabajo
- Gestión de proveedores mediante portales para contratistas, certificaciones y seguimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA)
- Informes ESG y recopilación de datos de servicios públicos en consonancia con GRESB y SFDR
- Cuadros de mando para toda la cartera con informes detallados por activos y regiones
- Herramientas de comunicación y de gestión de la experiencia de los inquilinos para inmuebles con múltiples inquilinos
Ideal para: gestores de activos, gestores de instalaciones y administradores de fincas que gestionen carteras con múltiples emplazamientos, como parques logísticos, centros comerciales, edificios de oficinas y cadenas minoristas.
2. IBM Maximo
Una plataforma de gestión de activos empresariales con funciones de gestión del ciclo de vida de los activos, supervisión del estado y mantenimiento predictivo. Cuenta con una sólida trayectoria en empresas de servicios públicos, infraestructuras y organizaciones del sector público, y ofrece una sólida integración con sistemas ERP y compatibilidad con múltiples emplazamientos.
Características principales:
- Gestión del ciclo de vida de los activos y seguimiento de los equipos
- Monitorización del estado y mantenimiento predictivo basado en el IoT
- Capacidades de integración con sistemas ERP
- Compatibilidad con múltiples sitios y múltiples idiomas
Ideal para: grandes empresas y organizaciones del sector público con necesidades complejas en materia de gestión de activos.
3. MaintainX
Un sistema de gestión de mantenimiento (CMMS) diseñado prioritariamente para dispositivos móviles, con planificación del mantenimiento preventivo, integración con el IoT y una interfaz intuitiva pensada para que los equipos lo adopten rápidamente.
Características principales:
- Planificación del mantenimiento preventivo: basada en el tiempo, en el contador y en el estado de la instalación
- El Internet de las cosas (IoT) y la integración de dispositivos basados en contadores
- Aplicación móvil con acceso sin conexión y lectura de códigos QR
- Mensajería en tiempo real y chat para órdenes de trabajo
Ideal para: equipos de mantenimiento en entornos industriales y pymes que dan prioridad a la facilidad de uso en dispositivos móviles, la planificación del mantenimiento preventivo y una rápida incorporación.
4. UpKeep
Una plataforma de mantenimiento basada en la nube y diseñada prioritariamente para dispositivos móviles, centrada en la ejecución sobre el terreno y la facilidad de uso.
Características principales:
- Planificación del mantenimiento preventivo y seguimiento de activos
- Aplicación móvil con función sin conexión y compatibilidad con códigos QR
- Gestión de existencias y piezas
- Configuración sencilla e interfaz intuitiva
Ideal para: instalaciones más pequeñas y equipos de mantenimiento que buscan un CMMS sencillo y de rápida configuración.
5. Fiix
Una plataforma de CMMS con gestión de órdenes de trabajo, análisis de mantenimiento basados en inteligencia artificial y una red de integración abierta.
Características principales:
- Gestión de órdenes de trabajo con programación y seguimiento
- Mantenimiento preventivo con programación basada en calendarios y eventos desencadenantes
- Análisis basado en la inteligencia artificial para identificar tendencias de mantenimiento
- API abierta para integraciones de terceros
Ideal para: equipos de mantenimiento en entornos industriales y de fabricación centrados en las operaciones de mantenimiento y en los equipos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el software CMMS?
Un CMMS, o sistema informatizado de gestión del mantenimiento, es un software que centraliza en un único lugar los datos de los activos, las órdenes de trabajo y el historial de mantenimiento. Ayuda a los equipos de mantenimiento a planificar, supervisar y llevar a cabo tanto el mantenimiento preventivo como el correctivo en edificios y equipos.
¿Cuál es la diferencia entre un CMMS y un CAFM?
Un CMMS se centra en el mantenimiento: órdenes de trabajo, inspecciones e historial de los equipos. Un CAFM abarca la gestión más amplia de edificios y espacios, incluyendo contratos de servicio, utilización del espacio y servicios a los inquilinos. Muchas plataformas inmobiliarias comerciales, incluida SINGU, combinan ambos.
¿Quién utiliza el software CMMS?
Entre los usuarios habituales se encuentran los responsables de instalaciones, los gestores de activos, los técnicos de mantenimiento, los administradores de fincas, los responsables de ESG y los proveedores de servicios externos. Los sistemas modernos están basados en la nube y ofrecen acceso móvil para los equipos de campo.
¿Es adecuado un CMMS para gestionar varias sedes?
Sí. Un CMMS diseñado para el sector inmobiliario comercial permite a los equipos gestionar el mantenimiento, los activos, los proveedores y la elaboración de informes en múltiples edificios, regiones y tipos de activos desde una única plataforma.
¿Cómo contribuye un CMMS a la elaboración de informes ESG?
Un CMMS registra las actividades de mantenimiento, las inspecciones y las sustituciones de equipos, creando así el historial de datos necesario para acreditar el desempeño en materia de ESG para marcos normativos como GRESB y SFDR.
Primeros pasos con SINGU
Una plataforma unificada de CAFM/CMMS como SINGU resulta especialmente adecuada para propietarios, gestores de activos y equipos de instalaciones que gestionan inmuebles repartidos en varias ubicaciones. Reúne en una única plataforma la gestión del mantenimiento, la gestión de activos, la elaboración de informes ESG, las solicitudes de los inquilinos, la gestión de proveedores, la gestión de inventario y el análisis de carteras.
Los sistemas CMMS están cobrando un papel fundamental en la gestión sostenible de inmuebles basada en datos. Si tu equipo desea reducir las averías, contar con una responsabilidad más clara, reforzar el cumplimiento normativo y obtener una mejor información sobre la cartera de inmuebles, reserva una demostración personalizada de SINGU y descubre cómo tu actual sistema de mantenimiento podría integrarse en una plataforma unificada de CAFM/CMMS.
