La tecnología sigue transformando todos los mercados, la revolución digital en el sector inmobiliario se está produciendo desde hace mucho tiempo y tiene un enorme impacto en activos como edificios de oficinas, logística, comercio minorista. Los sistemas de gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM) ofrecen muchas herramientas útiles que ayudan a su empresa a aumentar el ritmo del cambio digital. Según el informe de KPMG International "Going digital, faster" algunas de las tecnologías clave en las que están invirtiendo hoy en día las organizaciones son el Internet de las cosas (IoT) y la gestión de servicios y operaciones de TI, casi el 60% de las empresas están invirtiendo en ese tipo de soluciones. Propietarios, inversores y gestores de edificios comerciales, parques logísticos, almacenes los están eligiendo por ventajas como la facilidad de gestión de órdenes de trabajo y activos, la mejora de la gestión de contratistas, la gestión virtual de documentos, la reducción de costes, la integración de IoT y muchas más funcionalidades que puedes ajustar a la forma en la que quieres trabajar. Es más, los sistemas CAFM pueden ayudarle a ahorrar mucho tiempo y esfuerzo, obtener los datos que necesita rápidamente y le permiten centrarse en trabajar en cosas que requieren el toque humano.
Conocimientos prácticos y buenas prácticas para trabajar con mayor eficacia en el ejemplo del sistema Singu FM: eso es lo que encontrará en este artículo.
10 maneras de trabajar de forma más inteligente cada día
1. Página de inicio personalizada - Acceso rápido a la información que necesita
¿Qué te gustaría ver cuando te conectas al sistema? Gracias a la personalización de su pantalla de inicio puede ajustar la página principal a sus necesidades. Los diferentes tipos de usuarios como administradores de fincas, gestores de instalaciones, técnicos, inquilinos, y muchos otros tienen necesidades específicas, y esto depende de usted si desea mostrar la lista de tickets, inspecciones, u otras características disponibles en Singu FM.
2. Personalice su experiencia con tareas y órdenes de trabajo
Las tareas y órdenes de trabajo también son totalmente personalizables. He aquí las opciones más funcionales. Seleccionar el orden de las columnas le permite decidir cómo se mostrarán. Además, puedes elegir qué columnas son visibles y cuáles están ocultas en función de lo que sea más útil para tu función. Otra cosa que puedes hacer es ordenar las columnas haciendo clic en sus nombres, por ejemplo, cuando quieras ver las tareas ordenadas por la fecha. Esto te permite centrarte en la información principal y no ser molestado por detalles menos importantes.
3. No perder nunca órdenes de trabajo no leídas
¿Ha aparecido algo nuevo desde su última visita? están aquí para ayudarle a realizar un seguimiento de los últimos tickets destacados por el sistema. Simplemente le informan de las nuevas tareas que no ha abierto antes, o de que ha habido algo nuevo en el ticket, como una nota o un cambio de estado. También puede filtrar los tickets por leídos y no leídos para que nunca se pierda ningún cambio o nueva orden de trabajo.
4. Captar su atención en tareas de alta prioridad
Los tickets de alta prioridad están especialmente resaltados en el sistema para que pueda ver en qué tarea debe centrarse inmediatamente. Gracias a ello, no se le escapará ninguna situación urgente y aumentará su eficacia en la resolución de problemas.
5. Guarde sus filtros exclusivos
El filtrado es una herramienta muy útil y práctica, puede ser útil con órdenes de trabajo e inspecciones. Imagínese que desea buscar todas las inspecciones de sistemas de protección contra incendios con estado de aprobación de costes y esta tarea es gestionada por tres empresas. No tiene que hacer clic cada vez en una combinación de filtros que sea importante para usted. Hay una manera más fácil de hacerlo, sólo tiene que crear un nuevo filtro que incluya la colección de filtros que necesita para eso y darle un nombre.
6. Estar en la cima con la opción Pinning
Otra posibilidad para hacer un seguimiento de los tickets cruciales o para hacerlos más visibles es anclarlos. Si tienes un ticket que es importante para ti y quieres tenerlo en la parte superior de la lista, simplemente haz clic en el icono de anclar. Los tickets anclados quedarán fuera de la clasificación, siempre en la parte superior.
7. Ver las entradas de forma gráfica
Los sistemas CAFM también permiten ver la ubicación de los tickets en el plano del edificio (si se han cargado previamente los planos) mediante chinchetas añadidas al ticket. De este modo es más fácil saber en qué zona ha ocurrido algo. El alfiler en el mapa no es sólo un elemento gráfico de presentación, sino que haciendo clic en él se puede ver la información básica sobre esa orden de trabajo. Además, hay un enlace que lleva directamente al ticket. Esto es muy útil para los técnicos cuando utilizan la versión móvil de un sistema en una tableta. Pueden encontrar fallos mucho más rápido y notificar una reparación de forma más precisa y sencilla.
8. Marcadores para explorar mejor el mundo del CAFM
El siguiente atributo funcional de la lista de entradas son los marcadores. Gracias a ellos, puede saltar rápidamente a las entradas que utiliza con bastante frecuencia. También puede guardar sus combinaciones de filtros individuales como marcador con el icono especial. Resulta especialmente útil cuando desea comprobar rápidamente, por ejemplo, algunas inspecciones atrasadas. Todo lo que tiene que hacer es crear un marcador y hacer clic en él cada vez que lo necesite.
9. Etiquetas personalizadas
Mejore Singu FM para su flujo de trabajo mediante etiquetas que puede configurar fácilmente. Seleccionando una etiqueta personalizada, por ejemplo, "urgente", "por comprobar", "para aceptación" verá todos los tickets asignados en la parte superior de la lista.Las etiquetas también son útiles para el grupo de usuarios, por ejemplo, Técnicos, Personal de seguridad, Recepción o departamentos. Al asignar etiquetas a diferentes empleados puede automatizar una serie de procesos, como enviar el mensaje directamente al grupo etiquetado en lugar de enviar mensajes manuales a los usuarios individualmente.
10. Conviértase en un maestro de los informes rápidos
Si desea crear informes cíclicos, como el tiempo de respuesta de los tickets y, por ejemplo, enviarlos cada mes a los administradores de propiedades/activos o a los propietarios, es muy sencillo. Puede personalizar el ciclo de envío, el contenido de la notificación, la fecha de inicio, así como seleccionar archivos adjuntos y enviarlos a los usuarios por nombre o por su función. Suena como un gran ahorro de tiempo y eso es exactamente lo que es.
Resumen
Cada sistema CAFM ofrece soluciones diferentes, si se pregunta cómo hacer la mejor elección lea nuestro artículo sobre a qué debe prestar atención. Su decisión también depende del tipo de empresa, de sus objetivos principales y de su estrategia. No cabe duda de que el sistema CAFM debe elegirse en función de las necesidades específicas. El sistema de operaciones de instalaciones y edificios le proporcionará soluciones, resultados de alta calidad y apoyará el proceso de resolución y seguimiento de solicitudes. Aumente la productividad de su empresa mediante la automatización. Obtenga hoy mismo su demostración gratuita de Singu FM.
Si siente la necesidad de mejorar la eficiencia y la eficacia de una organización, siga estos consejos al utilizar los sistemas CAFM. Descubra el potencial del sistema y disfrute de un proceso de toma de decisiones mejor y más sólido. Unos pequeños cambios en sus hábitos pueden mejorar el nivel de productividad de su empresa. Trabaje lo mejor que pueda, pruebe estos consejos y disfrute de los beneficios. Le hemos presentado sólo diez consejos, pero si quiere más, puede descargarse uno de nuestros seminarios web a la carta de Singu Excellence Academy y descubrir aún más consejos útiles para aumentar su eficacia.
