Was ist ein Work Order Management System?
Die Verwaltung von Arbeitsaufträgen bezieht sich auf den regelmäßigen Prozess der Bearbeitung von Wartungsaufträgen und deren rechtzeitige Erledigung, um die Ausfallzeiten von Anlagen zu minimieren.
Arbeitsauftragssoftware für Bauunternehmer bietet Facility Managern eine breite Palette von Tools und ein zentrales Dashboard zur Verfolgung und Verwaltung aller Arbeitsauftragsinformationen.
Sie können Arbeitsaufträge über viele Standorte hinweg verwalten, indem sie Serviceanfragen erstellen, den Status dieser Anfragen in Echtzeit verfolgen, die Erledigung dokumentieren, Feedback hinterlassen und Berichte über den Status aller Anfragen erstellen.
Das System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen kann auch dazu verwendet werden, den Prozess zur Schätzung der mit einer Anfrage verbundenen Kosten zu automatisieren, die Zeitplanung von Mitarbeitern und Ausrüstungsressourcen zu planen und zu bestimmen, welcher Mitarbeiter am besten für die Bearbeitung einer Anfrage qualifiziert ist.
Was ist ein Arbeitsauftrag? Arbeitsaufträge sind akzeptierte Wartungsanfragen. In der Regel handelt es sich dabei um physische Papierstücke. Eine digitale Version ist jedoch effektiver.
Arbeitsaufträge sind ein integraler Bestandteil jedes Instandhaltungsprozesses, und wenn sie richtig verwaltet werden, legen sie den Grundstein für einen effizienten und effektiven Facility-Management-Prozess.
Warum ist das Work Order Management System wichtig?
Ein System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen ist eine Softwareanwendung, die eine automatisierte Möglichkeit zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen bietet. Es wird auch als Werkzeug für die Planung und Verfolgung des Fortschritts von Arbeitsaufträgen verwendet.
Das System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen kann in vielen Branchen eingesetzt werden, z. B. in der Immobilienbranche, im verarbeitenden Gewerbe, in der Medizin, im Gastgewerbe und in anderen Bereichen.
Die Lösung bietet ein zentrales Repository für alle Daten im Zusammenhang mit Arbeitsaufträgen und macht die manuelle Dateneingabe durch Mitarbeiter überflüssig.
Das System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen ermöglicht es Ihnen:
- Finden Sie den richtigen Auftragnehmer für den Auftrag
- Verwalten Sie die von Ihnen benötigten Dienste
- Kosten akzeptieren oder ablehnen und Ausgaben verfolgen
- Analysieren Sie fortgeschrittene Daten und Analysen
Manager können Antworten auf Fragen erhalten, z. B. wer an welchem Wartungsauftrag arbeitet, wie viele Wartungsaufgaben bereits erledigt wurden oder wie viele noch ausstehen.
Arten von Arbeitsauftragsverwaltungssystemen
Ein System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen ist ein System, das die von Kunden eingereichten Arbeitsaufträge verwaltet und sie den richtigen Mitarbeitern zuweist. Es bietet auch eine Möglichkeit, sie zu verfolgen und darüber zu berichten.
Gängige Arten von Systemen zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen sind:
- Einfache Arbeitsauftragssysteme
- CMMS (Computergesteuertes Instandhaltungsmanagement-System)
- Feld-Management-Systeme
Einfache Arbeitsauftragssysteme
Die Zuweisung, Verfolgung und Erfassung von Arbeitsaufträgen sind die Hauptziele dieses Systems, das in der Regel für kleinere Unternehmen konzipiert ist. Über eine zentralisierte Plattform können die Benutzer alle Arbeitsaufträge in Echtzeit verfolgen.
CMMS (Computergesteuertes Instandhaltungsmanagement-System)
In größeren Unternehmen werden CMMS-Tools eingesetzt. Dabei handelt es sich um umfassende Instandhaltungsmanagementsysteme, die den gesamten Instandhaltungsprozess, einschließlich Reparaturen und vorbeugender Wartung, verwalten.
Mit CMMS-Software können Sie Ihr Wartungsteam automatisieren. Darüber hinaus verfügt sie über verschiedene Mehrwertfunktionen, wie z. B. Pläne für die vorbeugende Wartung und Anlagenhistorien.
Arbeitsaufträge in CMMS-Software können in verschiedene Typen eingeteilt werden: Standardarbeitsaufträge, präventive, reaktive und korrigierende Wartungsaufträge oder Inspektionsarbeitsaufträge.
Feld-Management-Systeme
Feldverwaltungssysteme (FMS) können als eine andere Art von Arbeitsauftragsverwaltungssystem betrachtet werden, aber sie können auch innerhalb von Systemen wie dem oben erwähnten eingesetzt werden.
Eine solche Software ist ideal für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern, die über verschiedene Standorte verstreut sind.
Vorteile des Work Order Management Systems
Systeme zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen sind vorteilhaft, weil sie es Unternehmen ermöglichen, ihre Arbeitsabläufe zu verbessern, indem sie die Effizienz in allen Abteilungen maximieren. Sie sind auch nützlich, weil sie es den Unternehmen ermöglichen, den Fortschritt jeder ihnen zugewiesenen Aufgabe zu verfolgen. Dies erleichtert die künftige Projektplanung und Terminierung. Einige Vorteile sind:
- Zentralisierung von Arbeitsaufträgen
- Automatisieren von Arbeitsaufträgen
- Rationalisierung der Einreichung von Arbeitsaufträgen
- Verlängern der Lebensdauer von Anlagen und Senken der Kosten
- Detaillierte Berichterstattung
1. Zentralisierung von Arbeitsaufträgen
Der Prozess der Bearbeitung von Arbeitsaufträgen wird durch die spezielle Software automatisiert.
Sie eliminieren oder minimieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, Desorganisation und Doppelarbeit. Die zugewiesenen Aufgaben sind klar und transparent, was die Planung und Priorisierung von Aufträgen verbessert.
2. Automatisieren von Arbeitsaufträgen
Mit einem System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen können Sie Arbeitsaufträge automatisch den richtigen Personen oder der gesamten Abteilung zuweisen. Wenn zum Beispiel ein Problem mit Ihrem HLK-System auftritt, können Sie sicherstellen, dass die Tickets an den Experten weitergeleitet werden, der am besten für die Behebung des Problems geeignet ist.
Mit einer mobilen App zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen können Sie es den Technikern vor Ort ermöglichen, Notizen hinzuzufügen oder Arbeitsaufträge an der Ausrüstung in Echtzeit zu aktualisieren, während sie daran arbeiten.
Die Techniker können Arbeitsaufträge abschließen, Kosten hinzufügen und digitale Unterschriften leisten, wenn die Arbeit erledigt ist, während Sie die Leistung direkt von der mobilen App aus verfolgen können, um genaue und zeitnahe Daten sicherzustellen.
3. Rationalisierung der Einreichung von Arbeitsaufträgen
Neben der Rationalisierung der Prozesse für Techniker kann das System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen auch anderen Mitarbeitern zugute kommen, die Arbeitsaufträge einreichen müssen, z. B. Mietern beim Hinzufügen eines neuen Tickets.
Sie können ihr Problem einfach beschreiben, und die Anfrage wird der richtigen Person zugewiesen. Die Mieter können auch ihre Erfahrungen bewerten, was zu einem höheren Serviceniveau führt.
4. Verlängern der Lebensdauer von Vermögenswerten und Senken der Kosten
Außerdem ist es für ein Unternehmen unerlässlich, die Lebensdauer von Anlagen zu verfolgen. Mit Hilfe der Software können Sie feststellen, ob eine Anlage ordnungsgemäß funktioniert oder nicht.
Im Großen und Ganzen stellt sie sicher, dass die Anlagen ordnungsgemäß funktionieren und sich wie gewünscht entwickeln, was zu einer Senkung der unerwarteten Ausgaben führt.
Ein wesentlicher Vorteil der Nachverfolgung von Vermögenswerten besteht darin, dass der Lebenszyklus von Vermögenswerten überwacht, verwaltet und erweitert werden kann. Dies ermöglicht die bestmögliche Instandhaltung der Anlagen mit Standard-Updates.
5. Ausführliche Berichterstattung
Die Vorgesetzten können die Berichte analysieren, um besser zu verstehen, welche vorbeugende Wartung an den Anlagen durchgeführt wurde, welche Wartung in Zukunft geplant werden sollte und wie die vorbeugende Wartung für jede Anlage geplant werden sollte.
Merkmale des Work Order Management Systems
Es gibt viele Funktionen, die ein System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen haben sollte. Es sollte in der Lage sein, den gesamten Prozess von der Auftragserteilung bis zur Fertigstellung abzuwickeln.
Einige dieser Merkmale sind:
Mobiles Portal zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen
Das System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen erleichtert die Verwaltung von Informationen über Auftragnehmer, da es Kontaktinformationen, Arbeitshistorie, Rechnungen und vieles mehr aufzeichnet.
Auftragnehmer können zugewiesene digitale Arbeitsaufträge und Wartungsaufgaben über die mobile App aktualisieren, damit Sie immer auf dem Laufenden sind, was in Ihrer Anlage passiert.
Bewertungen und Benchmarking
Informieren Sie sich über Anbieter und Bewertungen für die Arbeit eines bestimmten Auftragnehmers. Anhand von Kundenrezensionen und Daten wie Pünktlichkeit oder Qualität können Sie den besten Anbieter für Ihren nächsten Auftrag auswählen.
Digital WOMS bietet Ihnen alle Informationen, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
SLA-Überwachung
Mit einem System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen können Sie SLAs für Ihre Lieferanten festlegen und deren Einhaltung überwachen, indem Sie die Arbeit und die Fristen effizienter verwalten.
Weitere Funktionen des Systems zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen sind:
- Die Fähigkeit, Arbeitsaufträge zu erfassen, zu verwalten und zu verfolgen, während sie den Geschäftsprozess durchlaufen
- Die Fähigkeit, Aufgaben und Verantwortlichkeiten für jeden Arbeitsauftrag zuzuweisen
- Ein Dashboard, das in Echtzeit Informationen über alle Arbeitsaufträge und deren Fortschritt liefert
- Die Möglichkeit, Berichte und Dashboards für bestimmte Benutzer oder Abteilungen anzupassen
- Mit der Google Maps-Integration können Sie schnell sehen, wo sich Ihr Auftragnehmer befindet und herausfinden, welcher am nächsten zu Ihrem Standort liegt.
Zusammenfassung
Tools zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung und Kontrolle der laufenden und anstehenden Arbeiten. Sie helfen bei der Analyse der Daten, um wichtige Geschäftsentscheidungen in Bezug auf Investitionen, Kostenkontrolle und Arbeitskosten zu treffen.
Ein System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen ist auch nützlich, um Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Sie können die Produktivität und Effizienz steigern, indem Sie Arbeitsaufträge von jedem Desktop- oder Mobilgerät aus, überall und jederzeit einreichen können und die Informationen in Echtzeit auf dem neuesten Stand halten.
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