Die Auswahl und erfolgreiche Implementierung einer vielschichtigen Lösung wie der CAFM-Software ist nicht einfach. Sie zielt darauf ab, Ihre gesamten Betriebsabläufe umzugestalten, aber Sie müssen einen Standard für die Leistungserbringung und eine einheitliche Erfahrung über mehrere Einrichtungen hinweg aufrechterhalten.
Zweifellos kann die Einführung der richtigen Technologielösung dazu beitragen, die Ineffizienzen in den Geschäftsprozessen zu beseitigen. Eine Studie von McKinsey and Company zeigt jedoch, dass weniger als ein Drittel der digitalen Transformation in solchen Unternehmen zu nachhaltigen Leistungssteigerungen führt.
Wie können Sie also sicherstellen, dass das Geld, das Sie ausgeben, gut angelegt ist? Tipp: Sie können nicht einfach die "beste" Lösung aus dem Regal eines Anbieters nehmen. Sie müssen zuerst Ihre Hausaufgaben machen. In diesem kurzen Artikel haben wir den scheinbar komplexen Prozess, der mit der erfolgreichen Auswahl und Implementierung einer CAFM-Lösung verbunden ist, in handhabbare Teile zerlegt.
Wie man die ideale CAFM-System-Software auswählt
Die Anpassung Ihres Geschäftsmodells an eine digitale Lösung ist entscheidend für den Erfolg einer organisatorischen Umgestaltung wie der Einführung einer Facility-Management-Software. Das geht nicht, ohne Antworten auf die Fragen zu bekommen, warum Sie die Technologie brauchen, was genau Sie damit machen wollen und wie Sie es machen wollen.
Um Antworten auf diese wichtigen Fragen zu erhalten, finden Sie hier einen zweistufigen Prozess, der Sie bei der Suche nach Antworten unterstützt:
1. Audit Ihres bestehenden Facility-Management-Prozesses
Bevor Sie Ihre Ziele und Anforderungen definieren, die Ihnen bei der Auswahl helfen sollen, müssen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme Ihres täglichen Facility-Management-Prozesses vornehmen. Dies ist wichtig, damit Sie feststellen können, welche Bereiche Ihres Prozesses überarbeitet werden müssen und welche Herausforderungen zu lösen sind.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie Ihren Facility-Management-Prozess schnell überprüfen und Probleme erkennen können:
- Stellen Sie Ihren Prozess von Anfang bis Ende dar und ermitteln Sie, was automatisiert werden kann, um menschliche Eingriffe zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.
- Werfen Sie einen Blick auf die Schnelligkeit der Datenberichterstattung und Informationskommunikation zwischen internen Mitarbeitern, externen Anbietern und allen Beteiligten.
- Berücksichtigen Sie den Prozess der Verfolgung von SLA, Verträgen und der Einhaltung von Rechtsvorschriften.
Bei der Prüfung dieser wichtigen Facility-Management-Prozesse sind Dinge wie Arbeitsinfrastrukturen und -praktiken, Personal- und Betriebskosten, I.T.-Anforderungen und die Gesamteffizienz der Dienstleistungserbringung zu berücksichtigen.
2. Erfolg und Geschäftsanforderungen definieren
Nachdem Sie Ihren Geschäftsprozess überprüft und seine Herausforderungen identifiziert haben, definieren Sie, was Sie als Erfolg bei der Lösung dieser Herausforderungen ansehen. Definieren Sie dazu Ihre Ziele und Leistungsindikatoren (KPIs).
Ihre Ziele werden die Frage beantworten, warum Sie ein CAFM benötigen und welche Probleme Sie damit lösen wollen. Ihre Ziele könnten sich um eine verbesserte betriebliche Effizienz und die Bereitstellung von Dienstleistungen für die Endnutzer drehen.
Schließlich sollten Sie bei der Ausarbeitung Ihrer idealen Lösung Ihre Geschäftsanforderungen definieren. Dadurch erhalten Sie eine klare Vorstellung davon, wie Ihre App für die Gebäudewartung aussehen sollte, damit sie für Ihr Team, Ihre Lieferanten und Partner von optimalem Nutzen ist.
Im Folgenden finden Sie einige wichtige Anforderungen, die Sie berücksichtigen sollten:
- Die Größe der verwalteten Einrichtungen
- Die Anzahl der Benutzer des CMMS-Systems und ihre technischen Kenntnisse
- Mögliche Integrationen mit bestehenden Lösungen
- Funktionalitätsmodule als Schlüssel zur Erreichung Ihrer Ziele
- Hardware, die für die Nutzung eines mobilen Systems vorhanden sein muss
3. Die Wahl Ihrer Facility-Management-Software
Wenn Sie Ihre ideale CAFM-Software gefunden haben, müssen Sie als Nächstes das am besten geeignete System eines Anbieters bestimmen. Dazu müssen Sie in der Lage sein, herauszufinden, welche Lösung des Anbieters Ihre identifizierten Bedürfnisse und Geschäftsanforderungen erfüllt. Dies ist leicht zu erreichen, indem Sie die Funktionen und die Module der Facility-Management-Prozesse der Lösungen der Anbieter bewerten.
Wichtig bei dieser Entscheidung ist auch das Profil des Anbieters, da das richtige Maß an Unterstützung für eine erfolgreiche Implementierung entscheidend ist.
Im Allgemeinen unterstützt eine gute CAFM-Systemsoftware diese Aufgabe:
- Genaue Datenerfassung und -verfolgung in Echtzeit
- Ganzheitliche Datenanalyse und vereinfachte Berichterstattung für die Entscheidungsfindung des Managements
- Einfache Zusammenarbeit in Echtzeit mit internen Mitarbeitern, Lieferanten, Außendiensttechnikern und anderen Partnern
- Verbesserung der Effizienz der Endnutzer bei der Erbringung von Dienstleistungen
- Integration in Ihre Prozesse und bestehenden Systeme.
- Papierlose Abläufe und mobile Konnektivität
Diese Funktionen sollten sich in allen Modulen Ihres priorisierten Facility-Management-Prozesses wiederfinden. Typischerweise sollte eine gute computergestützte Facility-Management-Software und ein CMMS Module enthalten für:
- Reaktive Wartung
- Service- und Terminmanagement
- Verwaltung von Vermögenswerten und Immobilien
- Vertrags- und SLA-Management
- Verwaltung der Einhaltung der Vorschriften
- Geolokalisierung
- Ressourcenmanagement
Um den Anbieter Ihrer CAFM-Lösung zu beurteilen, sollten Sie Folgendes beachten:
- Das Niveau der Einarbeitung und der laufenden Unterstützung bei der Wartung
- Branchenkenntnisse des Anbieters und Referenzen von bestehenden Nutzern seiner Lösungen
- die Verpflichtung des Anbieters zur kontinuierlichen Innovation seiner Plattform
- Optionen für die Bereitstellung der Lösung des Anbieters: vor Ort oder in der Cloud. Treffen Sie die für Ihre Geschäftsanforderungen am besten geeignete Wahl.
Wie man das CAFM-System einführt
1. Planen Sie den Zeitplan für die Projektdurchführung
Nach der Auswahl Ihrer CAFM-Lösung und des Anbieters ist es wichtig, sich mit dem Anbieter auf einen Zeitplan für die Projektumsetzung zu einigen. Dieser Zeitplan sollte in Meilensteine eingeteilt werden, um die Effektivität von der Einrichtungsphase bis zum Abschluss des Projekts zu gewährleisten. Sie sollten sicherstellen, dass alle erforderlichen Ressourcen und Infrastrukturen für eine erfolgreiche Implementierung vorhanden sind.
2. Auf den Wandel vorbereiten
Die erfolgreiche Einführung einer Lösung wie einer Facility-Management-Software hängt nicht allein von ihrer technischen Überlegenheit ab. Sie erfordert einen Kulturwandel. Am besten ist es, bei der Technologieeinführung einen Marketingansatz zu verfolgen, um die Akzeptanz der Nutzer und Beteiligten zu gewinnen. Dieser Ansatz bedeutet einfach, dass Sie die Einführung Ihrer CAFM-Lösung als eine Form des internen Marketings betrachten.
Der Marketingansatz für die Umsetzung beginnt bereits mit dem ersten Schritt, der Ausarbeitung Ihrer idealen Lösung.
Zu den wichtigsten Merkmalen dieses Ansatzes gehören:
- Aktive Einbeziehung von Endnutzern und wichtigen Interessengruppen in die Ausarbeitung der idealen Lösung, um ein Gefühl der "Eigenverantwortung" zu schaffen.
- Auswahl eines Projektleiters und eines Teams, das sich für das Projekt einsetzt. Dem Team sollten Vertreter aller Teams und Partner angehören, um die allgemeine Akzeptanz der neuen Technologie zu fördern.
- Wirksame Kommunikation der Vorteile des neuen Systems.
Tipps: Um Ihre CAFM-Lösung effektiv zu kommunizieren, erstellen Sie eine Change Story, um die organisatorischen Vorteile des CAFM-Systems in individuelle Vorteile für Ihre internen Mitarbeiter, externen Anbieter und Partner zu übersetzen.
3. Organisieren und Migrieren Ihrer Daten
Ein cloudbasiertes Instandhaltungsmanagementsystem ist in hohem Maße datenabhängig, weshalb eine robuste Datenerfassung mit einem hohen Maß an Genauigkeit gewährleistet sein muss. Ungenaue und unvollständige Daten
können dazu führen, dass die Implementierung der CAFM-Systemsoftware scheitert. Die aktive Beteiligung des Systemanbieters ist ebenfalls entscheidend für eine erfolgreiche Datenmigration.
Lassen Sie sich vom Anbieter anhand einer Datenvorlage über die Art der benötigten Daten beraten. Dies ist einer der Gründe, warum es wichtig ist, einen Anbieter zu finden, der das richtige Maß an Unterstützung bietet, das Sie benötigen.
Am besten ist es, alle benötigten Daten aus Ihrem Altsystem und den neu erfassten Daten in einem einheitlichen System zu sammeln und zu bereinigen, bevor die Migration in das neue System erfolgt. Gut organisierte und vollständige Daten sind auf lange Sicht von unschätzbarem Wert für den Erfolg Ihres CAFM-Systems.
4. Führen Sie Ihr CAFM-System ein
Die Einführung des Systems sollte in Phasen erfolgen; zunächst sollte ein Pilotprojekt durchgeführt werden, bevor die Benutzer geschult werden und dann die Einführung in vollem Umfang erfolgt.
Ein Pilotprojekt in Form einer Demonstration bietet eine Plattform, um die Endnutzer einzubeziehen und Rückmeldungen zu erhalten, welche Verbesserungen vorgenommen werden sollen. Dies wird die "Ownership"-Kultur unter den Endnutzern weiter verankern. Der Pilotversuch ist auch eine Möglichkeit, der Unternehmensleitung die technische Machbarkeit der CAFM-Lösung zu beweisen.
Tipps: Um die Akzeptanz der Nutzer während der vollständigen Einführung zu erhöhen, kann ein Gamification-Ansatz gewählt werden, um Anreize für die Nutzung zu schaffen. Ein Beispiel für einen solchen Ansatz ist die Benotung von Vermögensverwaltern auf der Grundlage der Häufigkeit der Nutzung des Systems, z. B. bei der Erstellung von Notizen oder Tickets. Der Manager mit der höchsten Punktzahl erhält einen Preis. Ein solcher Gamification-Ansatz kann auf innovative Weise für verschiedene Benutzergruppen entwickelt werden.
Abschließende Überlegungen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die erfolgreiche Einführung eines computergestützten Facility-Management-Systems von drei Hauptfaktoren abhängt. Der erste ist der Grad der Anpassung des Systems an Ihr Betriebsmodell. Um dies zu erreichen, benötigen Sie ein konfigurierbares und anpassbares CAFM-Softwaresystem mit robusten Modulen für das Facility- und Instandhaltungsmanagement.
Zweitens ist der Grad der Akzeptanz der Software für die Gebäudeinstandhaltung durch die Endnutzer entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung. Der letzte und wichtigste Faktor ist: der Anbieter der CAFM-Software. Wir befinden uns in einer Zeit des harten Wettbewerbs, in der die technischen Versprechungen der Anbieter oft nicht mit den tatsächlichen Leistungen übereinstimmen. Sie brauchen einen zuverlässigen Anbieter, der in allen Phasen des Projekts einen professionellen Support vor und nach dem Kauf bietet.
Ein führender Anbieter von CAFM-Lösungen, der dieses Maß an Unterstützung und Engagement bietet, das Sie benötigen, ist Velis Real Estate Tech, der Anbieter von Singu FM, einer cloudbasierten Software, die speziell für das Facility-, Property- und Asset-Management von Gewerbe- und Industrieimmobilien entwickelt wurde.
Testen Sie Singu FM noch heute, kostenlos.
