Datenschutzerklärung zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Einstellungsverfahrens
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten ist die Velis RET Sp. z o.o. mit Sitz in Krakau (ul. Podole 60, 30-394 Krakau), eingetragen im Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters unter der KRS-Nummer 0001035946, NIP 6772333578 (im Folgenden: „SINGU“, „wir“, „uns“, „unser“).
Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie sich unter folgender Adresse an uns wenden:
– E-Mail: recruitment@singu.com
– Postanschrift: Podole 60, 30-394 Krakau, Polen
Die Firma Velis RET Sp. z o.o. hat eine Datenschutzbeauftragte (DSB) ernannt – Oliwia Duda, an die Sie sich in Angelegenheiten bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden können:
– E-Mail: dpo@singu.com
– Postanschrift: Podole 60, 30-394 Krakau, Polen, zu Händen des „Datenschutzbeauftragten“
2. Anwendungsbereich
Dieser Hinweis betrifft die Verarbeitung personenbezogener Daten aller Bewerber, die sich für eine Anstellung oder eine Zusammenarbeit bei SINGU bewerben, einschließlich Festangestellter, Praktikanten und Auszubildender, B2B-Auftragnehmer sowie Personen, die ihre Einwilligung zur Teilnahme an künftigen Einstellungsverfahren erteilt haben.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung des Einstellungsverfahrens (d. h. zur Auswahl oder Ermittlung von Bewerbern und zur Vereinbarung der Beschäftigungsbedingungen mit ihnen sowie – gegebenenfalls – zur Geltendmachung oder Abwehr damit zusammenhängender Ansprüche). Die Rechtsgrundlagen für unsere diesbezüglichen Tätigkeiten sind:
Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der DSGVO (Einwilligung der betroffenen Person) – in allen Fällen, in denen sich der Bewerber von sich aus um eine Stelle bewirbt; den Wunsch äußert, an anderen Einstellungsverfahren als dem spezifischen Verfahren teilzunehmen, das durch die Stellenausschreibung, auf die der Bewerber geantwortet hat, eingeleitet wurde; den Wunsch äußert, Informationen über laufende Einstellungsverfahren zu erhalten; oder Informationen und Daten (einschließlich beispielsweise eines Fotos) bereitstellt, deren Bereitstellung nicht gesetzlich vorgeschrieben und für die Bewerbung um die betreffende Stelle nicht erforderlich ist;
Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der DSGVO (Maßnahmen auf Antrag der betroffenen Person vor Abschluss eines Vertrags) – in jedem Fall, in dem sich der Bewerber auf eine Stellenausschreibung für eine bestimmte Position bewirbt;
Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c der DSGVO (Erfüllung einer arbeitsrechtlichen Verpflichtung) – in allen Fällen, in denen sich der Bewerber (auch nur potenziell) um eine Beschäftigung im Sinne des Arbeitsrechts bewirbt;
Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der DSGVO (berechtigte Interessen) – in allen Fällen, in denen wir von Bewerbern öffentlich zugängliche Informationen (z. B. auf Social-Media-Plattformen, insbesondere LinkedIn) analysieren, um ihre Bewerbung zu bewerten und Angebote auf ihr Profil und ihre Erfahrung abzustimmen; wenn wir Werbe- und Marketingaktivitäten durchführen, die sich an Bewerber richten (insbesondere über Social-Media-Plattformen, vor allem LinkedIn); oder wenn wir Ansprüche geltend machen oder uns gegen Ansprüche verteidigen.
4. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfassen wir folgende Pflichtangaben: vollständiger Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Lebenslauf (Curriculum Vitae) und Standort (Stadt, Land). Je nach Art der Stelle erfassen wir möglicherweise auch zusätzliche Daten wie: Sprachkenntnisse in den erforderlichen Sprachen, Arbeitserlaubnis für ein bestimmtes Land, Verfügbarkeit für ein bestimmtes Arbeitsmodell (z. B. hybrid oder vor Ort), Kündigungsfrist und Gehaltsvorstellungen.
Zu den optionalen Daten, die freiwillig bereitgestellt (oder öffentlich zugänglich gemacht) werden, gehören zusätzliche Bewerbungsunterlagen (z. B. Anschreiben, Portfolio, Referenzen) sowie sonstige Informationen, die freiwillig in den Bewerbungsunterlagen enthalten sind oder gemäß den Nutzungsbedingungen der von Ihnen genutzten Social-Media-Plattformen (insbesondere LinkedIn) öffentlich geteilt werden.
Die Angabe der Pflichtangaben ist für die Teilnahme am Bewerbungsverfahren erforderlich.
Die Bereitstellung von Daten, die über den in Artikel 22¹ des Arbeitsgesetzbuchs festgelegten Umfang hinausgehen oder über das für die Beurteilung eines Antrags erforderliche Maß hinausgehen, ist freiwillig.
5. Empfänger personenbezogener Daten
Ihre personenbezogenen Daten können an folgende Kategorien von Empfängern weitergegeben werden:
Unternehmen der SINGU-Gruppe – soweit dies für administrative Zwecke und zur Koordinierung der konzerninternen Einstellungsverfahren erforderlich ist.
Personalvermittlungsagenturen, die bei der Suche nach Bewerbern mit SINGU zusammenarbeiten und im Rahmen einer Datenverarbeitungsvereinbarung als Auftragsverarbeiter fungieren.
Ashby Inc. – der Anbieter des ATS (Applicant Tracking System), das zur Verwaltung des Einstellungsprozesses genutzt wird und im Rahmen einer Datenverarbeitungsvereinbarung als Auftragsverarbeiter fungiert.
andere externe IT-Dienstleister, darunter Anbieter von Hosting-, Datensicherheits- und Backup-Diensten, soweit dies für die Abwicklung des Einstellungsverfahrens erforderlich ist.
Behörden – Gerichte, Aufsichtsbehörden oder Strafverfolgungsbehörden, sofern sich die Verpflichtung zur Offenlegung von Daten aus geltendem Recht ergibt.
6. Einsatz künstlicher Intelligenz
In unserem Rekrutierungsprozess nutzen wir das Ashby-System, das auf künstlicher Intelligenz basierende Funktionen bietet. Diese Funktionen können von unseren Personalvermittlern als Hilfsmittel eingesetzt werden – beispielsweise zur Analyse des Kontexts eines Bewerberprofils, zur Zusammenfassung der Bewerbungshistorie oder zur Erleichterung der Prüfung von Bewerbungsunterlagen.
Das Ashby-System vergibt keine automatisierten numerischen Bewertungen oder Ranglisten an Bewerber. Wir treffen keine Einstellungsentscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen. Die endgültige Entscheidung über die Einstellung trifft stets ein Mensch – ein Personalvermittler oder ein Personalverantwortlicher.
7. Übermittlung von Daten außerhalb des EWR
Ihre personenbezogenen Daten können an das Vereinigte Königreich (ein verbundenes Unternehmen von SINGU) und an die Vereinigten Staaten (Ashby Inc., den ATS-Anbieter) übermittelt werden. Solche Übermittlungen entsprechen den Anforderungen der DSGVO – das Vereinigte Königreich wurde von der Europäischen Kommission als Land mit einem angemessenen Datenschutzniveau anerkannt, während Übermittlungen in die Vereinigten Staaten auf der Grundlage von Standardvertragsklauseln erfolgen, die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden. Sie können eine Kopie der geltenden Schutzmaßnahmen erhalten, indem Sie uns unter der in Abschnitt 1 angegebenen Adresse kontaktieren.
8. Aufbewahrungsfrist für Daten
Daten, die im Rahmen eines laufenden Einstellungsverfahrens verarbeitet werden, werden für die oben genannten Zwecke für die Dauer des Einstellungsverfahrens gespeichert.
Wenn Sie der Teilnahme an künftigen Einstellungsverfahren zustimmen, werden Ihre Daten so lange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, längstens jedoch 24 Monate ab dem Datum ihres Eingangs.
Wenn Sie dem Erhalt von Stellenangeboten oder Informationen zur Personalbeschaffung zustimmen, werden Ihre Daten für einen Zeitraum von 24 Monaten ab dem Datum Ihrer letzten Aktivität gespeichert.
Wenn Sie uns Ihre Daten ausschließlich für die Zwecke eines bestimmten Einstellungsverfahrens zur Verfügung gestellt haben und dieses Verfahren abgeschlossen ist, speichern wir Ihre Daten für einen Zeitraum von drei Jahren ab dem Datum des Abschlusses des Einstellungsverfahrens, um mögliche Ansprüche geltend zu machen oder uns gegen solche zu verteidigen – es sei denn, wir stellen nach einer Einzelfallprüfung fest, feststellen, dass eine Aufbewahrung der Daten für einen solchen Zeitraum für diesen Zweck nicht erforderlich ist.
Wenn Sie als potenzieller Bewerber Ihre beruflichen Daten auf Social-Media-Plattformen (insbesondere LinkedIn) oder auf Jobportalen öffentlich zugänglich machen, verarbeiten wir Ihre Daten so lange, wie dies gemäß den Nutzungsbedingungen dieser Plattformen und den sich daraus ergebenden Bestimmungen zulässig ist.
Nach Ablauf der oben genannten Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
9. Ihre Rechte
Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie folgende Rechte: das Recht auf Auskunft über Ihre Daten und auf Erhalt einer Kopie davon; das Recht auf Berichtigung (Aktualisierung) unrichtiger oder unvollständiger Daten; das Recht auf Löschung der Daten („Recht auf Vergessenwerden“); das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung; das Recht auf Datenübertragbarkeit; das Recht, der Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen, einschließlich Profiling, zu widersprechen; das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung beeinträchtigt; und das Recht, eine Beschwerde beim Präsidenten der Datenschutzbehörde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die Bestimmungen der DSGVO verstößt.
Sie haben außerdem das Recht, eine klare und aussagekräftige Erläuterung zur Rolle des KI-Systems im Entscheidungsprozess bei der Personalauswahl zu erhalten.
Um die oben genannten Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte an uns unter: Podole 60, 30-394 Krakau, Polen, oder direkt an den Datenschutzbeauftragten unter: dpo@singu.com
10. Datenquellen
Bei bestimmten Einstellungsverfahren beziehen wir Bewerberdaten aus externen Quellen, beispielsweise von einem SINGU-Mitarbeiter oder -Partner im Rahmen unseres Mitarbeiterempfehlungsprogramms, von Social-Media-Plattformen (insbesondere LinkedIn) sowie von anderen ähnlichen Plattformen.
In solchen Fällen stammen die Daten entweder von einem Mitarbeiter oder Partner von SINGU oder – im Rahmen der Nutzungsbedingungen der jeweiligen Social-Media-Plattformen – von anderen Nutzern dieser Plattformen (insbesondere LinkedIn, konkret in Bezug auf Empfehlungen für eine bestimmte Person, Kommentare zu einer bestimmten Person usw.).