Einführung
Die ECE, ein führendes europäisches Unternehmen für die Verwaltung und den Betrieb von Einkaufszentren, stand vor großen Herausforderungen bei der Instandhaltung der weitläufigen Infrastruktur ihrer zahlreichen Objekte. Ein integrierter Ansatz für das Gebäudemanagement war unabdingbar, um den Betrieb zu rationalisieren, die Effizienz zu steigern und das Einkaufserlebnis für Kunden und Mieter zu verbessern. Die Lösung kam in Form von Singu FM, einer fortschrittlichen CAFM-Software (Computer-Aided Facility Management), die in ihrem gesamten mittel- und osteuropäischen Portfolio eingesetzt wird.
Die Herausforderung
Vor Singu kämpfte die ECE mit unzusammenhängenden Wartungsprozessen. Die Arbeitsaufträge waren umständlich, die vorbeugende Wartung erfolgte sporadisch, und es gab keine Echtzeit-Berichterstattung. Dies führte zu vermehrten Ausfallzeiten wichtiger Dienste, zu Unzufriedenheit der Mieter und zu hohen Betriebskosten.
Wir hatten uns für die Singu FM-Plattform entschieden, um unsere Abläufe zu standardisieren. Wir stellten fest, dass ein brauchbares System sowohl die technischen Leiter als auch die ECE-Mitarbeiter erheblich unterstützen und den Informationsfluss verbessern konnte. Die Pandemiezeit war die Zeit, in der sich alle Investitionen auszahlten, und es stellte sich heraus, dass die Investition in Software eine gute Idee war, denn sie ermöglichte es uns, uns schnell an Veränderungen anzupassen, neue Lösungen einzuführen und die Lösungen zu nutzen, die im Laufe der Jahre bereits entwickelt worden waren. Ohne Software wäre es schwierig gewesen, die Mitarbeiter zu verwalten oder die Einrichtungen weiterhin offen zu halten.
sagt Tomasz Polek, technischer Leiter bei der ECE.
Singu FM Implementierung
Singu FM wurde mit spezifischen Zielen in die Arbeit der ECE integriert:
1. Automatisierte Verwaltung von Arbeitsaufträgen: Rationalisierung von Wartungsanfragen für eine schnelle und effiziente Lösung.
2. Vorbeugende Wartungsplanung: Proaktives Management von Wartungsaufgaben, um unerwartete Ausfälle von Anlagen zu vermeiden.
3. Inspektionen von Immobilien: Dokumentation der Ein- und Auszugsverfahren und der damit verbundenen Wartungsarbeiten für die Mieter.
4. Echtzeit-Analytik und Berichterstattung: Nutzung von Daten für fundierte Entscheidungen und zur Ermittlung von Verbesserungsbereichen.
5. Integration mit IoT und NFC: Nutzung von IoT, NFC-Tags und Beacons für eine verbesserte Überwachung, Steuerung von Anlagen und präzise Kostenabrechnungen.
6. Singu Tenant App: Alle Mieter haben über eine spezielle Singu Tenant App Zugang zur Plattform. Die gesamte Kommunikation zwischen dem ECE-Management, dem Sicherheitsdienst, dem Reinigungsdienst usw. erfolgt über das System. Alle Arbeitsbenachrichtigungen werden elektronisch übermittelt. Überwachung der Mieterzufriedenheit und Veröffentlichung von Informationen für die Mieter.
7. Kontrolle der externen Dienstleistungen: Überwachung der laufenden Arbeiten der Dienste, Kontrolle der rechtzeitigen Fertigstellung der Arbeiten und Zugang zu aktuellen Daten bei Vertragsverhandlungen.
8. Verwaltung des Medienkonsums: Überwachung des aktuellen Medienkonsums.
9. Lagerhaus: Das System verwaltet eine Datenbank mit Materialressourcen und rechnet den Verbrauch von Ersatzteilen ab.
Der Umfang
Singu FM, eine umfassende Facility-Management-Lösung, hat den Betrieb und die Verwaltung von 17 Einkaufszentren in der Region Mittel- und Osteuropa (CEE) erheblich verändert. Diese weitreichende Abdeckung umfasst 26 Gebäude und bedient einen vielfältigen Nutzerstamm von 6.872 Personen.
- Engagement und Effizienz der Mieter: Die Singu Tenant App dient derzeit mehr als tausend Mietern und vereinfacht ihre Interaktionen und Berichte. Bemerkenswert ist, dass etwa 100 000 Arbeitsmeldungen über Singu FM verarbeitet wurden, was eine Abkehr von der papierbasierten Dokumentation ermöglicht und damit die betriebliche Effizienz und die ökologische Nachhaltigkeit verbessert.
- Hervorragendes Gebäudemanagement: Singu FM war maßgeblich an der Verwaltung von sage und schreibe 347.782 Objektinspektionen und der Bearbeitung von 157.900 Tickets in verschiedenen Einrichtungen beteiligt. Das System überwacht umfassend die gesamte Infrastruktur der Zentren mit einem Bestand von 20.000 Geräten. Diese Echtzeit-Überwachung und -Verwaltung von Infrastrukturprüfungen, Störungsberichten und Gerätestatus ermöglicht ein effektives technisches Online-Management. Es umfasst Aktualisierungen zu potenziellen Fehlfunktionen, Defekten und die rechtzeitige Meldung von Inspektionen, insbesondere bei kritischen Geräten.
- Integration externer Dienste: Die Plattform hat fast fünfhundert externe Dienste erfolgreich integriert und ihnen den Zugang zum System für eine nahtlose Arbeitsabrechnung und -verwaltung ermöglicht.
- Innovative Nutzung des IoT: Die Implementierung von Singu FM umfasst 527 NFC-Tags und 153 Beacons, die ein vollständig integriertes, reaktionsfähiges IoT-Netzwerk bilden. Dieses Netzwerk ist von zentraler Bedeutung für die Überwachung von Inspektionen, Ausrüstung und die genaue Durchführung von Patrouillen und Überprüfungen.
- Lagerverwaltung: Singu FM verwaltet effizient die Lagerressourcen und verfolgt derzeit eintausend Lagerartikel. Es hat 43.041 Lagertransaktionen verarbeitet und ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung der Lagerbestände und ihrer Werte.
- Überwachung des Medienverbrauchs: Das System verarbeitet geschickt die Zählerstände von über tausend Zählern, wobei 8.380 Zählerstände in das System eingegeben wurden. Diese Daten sind entscheidend für schnelle Reaktionen auf unregelmäßigen Medienverbrauch, die Überwachung der Zählerstände und die Optimierung der Mediennutzung.
Ergebnisse
Die Implementierung der Singu FM-Plattform führte zu Zeit- und Kosteneinsparungen und einem ROI von über 500 % für die ECE, die die betriebliche Effizienz der Immobilien in den folgenden Bereichen verwaltet und verbessert:
1. Erhöhte betriebliche Effizienz: Mit dem zentralisierten Dashboard von Singu FM verwaltet die ECE jetzt Arbeitsaufträge mit beispielloser Leichtigkeit, was zu einer erheblichen Verkürzung der Reaktionszeiten führt.
2. Hervorragende präventive Wartung: Der systematische Ansatz zur vorbeugenden Wartung hat die Lebensdauer der Anlagen von durchschnittlich 10 auf 12 Jahre verlängert und die Häufigkeit von Ausfällen verringert. Die geringere Ausfallhäufigkeit und die verlängerte Lebensdauer der Anlagen führen zu erheblichen Kosteneinsparungen. Der systematische Ansatz zur vorbeugenden Wartung hat die Lebensdauer der Anlagen verlängert und die Häufigkeit von Ausfällen verringert.
3. Datengestützte Entscheidungsfindung: Die Analysefunktionen von Singu FM haben die ECE in die Lage versetzt, strategische Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu treffen und sowohl die Ressourcen als auch den Betrieb zu optimieren. Der Zeitaufwand für die Berichtserstellung wurde von drei Tagen auf nur eine Stunde reduziert , was zu erheblichen Einsparungen bei Zeit und Verwaltungskosten führt.
Die Analysefunktionen von Singu FM haben die ECE in die Lage versetzt, strategische Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu treffen und sowohl die Ressourcen als auch den Betrieb zu optimieren.
4. Kosteneffizienz: Die ECE beobachtete erhebliche Kostensenkungen bei Wartung und Betrieb aufgrund von gestrafften Prozessen und Präventionsstrategien. Jährliche Kosteneinsparungen in Höhe von 33.000 € pro Einrichtung.
5. Verbesserte Beziehungen zu den Mietern: Die rasche Lösung von Instandhaltungsproblemen hat die Zufriedenheit der Mieter um etwa 20 % erhöht und gleichzeitig Kosteneinsparungen durch die Umstellung von papierbasierten Arbeitsaufträgen auf elektronische Formate ermöglicht. Der Zeitaufwand für die Benachrichtigung und Genehmigung von Arbeitsaufträgen wurde von 2 Tagen auf nur 3 Stunden drastisch reduziert, was zu einer erheblichen Steigerung der betrieblichen Effizienz führt.
6. Nachhaltiger Betrieb: Durch ein effizientes Ressourcenmanagement hat Singu FM zu einem nachhaltigeren und umweltfreundlicheren Betrieb und einer Verringerung des CO2-Fußabdrucks beigetragen.
Zukünftige Bestrebungen
Die ECE freut sich auf weitere Integrationen und Anpassungen mit Singu FM, um ihr Gebäudemanagement kontinuierlich zu verbessern, die Erfahrungen der Mieter zu steigern und ihre Führungsposition im Bereich der Einzelhandelsimmobilien zu behaupten.
Die Schlussfolgerung
Die Einführung von Singu FM in den ECE-Einkaufszentren hat einen neuen Standard im Facility Management gesetzt. Durch die Nutzung technologischer Fortschritte hat die ECE nicht nur ihre Betriebsabläufe optimiert, sondern auch ein skalierbares Modell für die Zukunft geschaffen, das den anhaltenden Erfolg und die Führungsposition auf dem wettbewerbsintensiven Markt für Einzelhandelsimmobilien sichert. Mit einer Investitionsrendite von über 500 % für ein Portfolio komplexer Einkaufszentren macht sich das System wirklich bezahlt.
Wir können uns die Verwaltung von Einkaufszentren ohne das Singu-System nicht vorstellen. Die Lösung ist so tief in unsere Strukturen integriert, dass wir selbst in schwierigen Zeiten wie der COVID-Pandemie und auch bei der Schließung von Einkaufszentren nie daran gedacht haben, sie aufzugeben. Vor allem, weil das System echte Einsparungen bringt. Schichtarbeiter, Mieter, Management - sie alle können problemlos über das System oder eine mobile App kommunizieren.
fügt Tomasz Polek, technischer Leiter bei der ECE, hinzu.
