Einführung
Echo Investment, einer der größten Bauträger in Mittel- und Osteuropa nach Projektvolumen und Fläche, hat fortschrittliche Technologielösungen integriert, um seine betriebliche Effizienz und Kundenzufriedenheit zu steigern. Diese Fallstudie befasst sich mit den Herausforderungen, Lösungen und Vorteilen, die Echo Investment durch die Implementierung der Singu-Anwendung für die Verwaltung von Garantieleistungen in seinen Immobilien erzielt hat.
Kundenübersicht
Echo Investment ist auf den Bau, die Vermietung und den Verkauf von Gewerbe- und Büroimmobilien, Wohnanlagen und Immobilientransaktionen spezialisiert. Das Unternehmen setzt auf den Einsatz von Technologie, um den Kundenservice zu verbessern und die Abläufe im Team zu optimieren. Zu den Schwerpunkten gehören Benutzerkomfort, Sicherheit und Zeitersparnis.
Herausforderungen vor der Implementierung
Vor der Einführung von Singu stand Echo Investment vor mehreren Herausforderungen:
- Der Bedarf an einer rationalisierten Anwendung zur Verwaltung von Garantien für technische Infrastrukturen.
- Senkung der Servicekosten durch standardisiertes Datenmanagement, Kommunikation, Mahnungen und Berichte.
- Verbesserung der Kommunikation zwischen Facility-Management-Unternehmen, externen Dienstleistern (Gewährsleistern) und den Vertretern der Investoren/Vermieter.
- Die bestehenden Kommunikationsmethoden waren ineffizient und stützten sich hauptsächlich auf E-Mails und Telefonate.
- An der Koordinierung der Arbeiten waren mehrere Personen beteiligt, so dass die Einführung eines zentralen Systems für die Bearbeitung von Tickets mit Echtzeit-Informationszugang unerlässlich war.
Umgesetzte Lösung
SINGU
Echo Investment entschied sich für die Implementierung von Singu, einer Software für die Verwaltung und Instandhaltung von Immobilien. Zu den wichtigsten von Echo Investment genutzten Funktionen gehören:
1. Modul Reaktive Wartung:
- Erleichtert die Bearbeitung von Gewährleistungsansprüchen als Generalunternehmer.
- Maßgeschneiderte Ticketing-Workflows, die auf die Anforderungen von Echo Investment zugeschnitten sind.
2. Berichtswesen:
- Schnelle Meldung von Mängeln mit der Möglichkeit, Entdeckungsdaten, Beschreibungen und Fotos hinzuzufügen (auch über die mobile App).
- Detaillierte Standortregistrierung auf Bauplänen.
- Möglichkeit zur Angabe von Unternehmen, Gebäude, Auftragnehmer, Priorität, Ticket-Typ, SLA und relevantem technischen Bereich.
- Standardisierung der Ticketinformationen für eine einfachere Suche und Filterung.
3. Geräteliste:
- Erstellung einer digitalen Gerätedatenbank, die mit gemeldeten Problemen verknüpft ist.
- Die Geräteinformationen umfassen das Ablaufdatum der Garantie und andere relevante Details.
4. Mobile Anwendung:
- Der Zugriff erfolgt sowohl über Webbrowser als auch über eine mobile App (einschließlich Offline-Modus).
- Zu den mobilen Funktionen gehören die Erstellung von Tickets, das Anhängen von Fotos, Statusänderungen und die Dokumentation von Besuchen vor Ort.
- Verbesserte Kommunikation durch Hinzufügen von Notizen, Statusverläufen und Kontaktlisten für wichtige Mitarbeiter.
5. Berichterstattung und Kommunikation:
- Möglichkeit, PDF-Berichte mit digitalen Signaturen zu erstellen.
- Verbesserte Kommunikation mit den beteiligten Parteien durch ticket-spezifische Notizen und umfassende Ticket-Historien.
6. Zusätzliche Module:
- Singu Data Room für die Digitalisierung der Dokumentation nach dem Bau.
- Singu Property Survey für Inspektionen und Audits von Immobilien.
Wichtigste Vorteile
Die Einführung von Singu in 18 Komplexen und 20 Gebäuden in Polen, an denen 42 Mieter beteiligt sind und an denen 224 externe Dienste beteiligt sind, hat erhebliche Vorteile gebracht:
1. Erweitertes Verfahren für Gewährleistungsansprüche:
Effiziente Abwicklung von Garantieansprüchen, unterstützt durch die mobile App.
2. Verbesserter Zugang zu Informationen:
Schneller Zugriff auf das Ablaufdatum der Garantie, wodurch mögliche Kosten reduziert werden.
3. Kostenreduzierung:
Erinnerung an auslaufende Garantien und effiziente Verwaltung von Serviceaufträgen.
4. Rationalisierte Kommunikation:
Bessere Kommunikation zwischen den technischen Leitern, den externen Diensten und den Mitarbeitern von Echo Investment.
5. Die Digitalisierung:
Umstellung auf elektronische Dokumentenspeicherung, Erleichterung des Zugriffs auf Dokumente über die Cloud.
6. Effizienz der Berichterstattung:
Die Möglichkeit, elektronische Berichte zu erstellen, erhöht die Transparenz und Rechenschaftspflicht.
Unser Hauptziel war die Verwaltung technischer Fragen, einschließlich der Garantien. Dies ist ein entscheidender Teil der Anwendung Singu . Überraschenderweise müssen dabei viele Elemente miteinander verknüpft werden. Das System steht sowohl unseren Subunternehmern, wie z. B. Garantiegebern und technischen Unternehmen, als auch den Mietern zur Verfügung. Jedes dieser Unternehmen hat direkten Zugriff auf die Anwendung, wobei die Sichtbarkeit auf ausgewählte Funktionen beschränkt ist. Es war wichtig, dass alle diese Elemente miteinander verbunden sind und dass die Kommunikation reibungslos funktioniert.
Wir mussten über alles, was in einer bestimmten Immobilie passiert, auf dem Laufenden bleiben und genaue Informationen über die Infrastruktur, Garantien, Arbeitsfristen und Methoden zur Bearbeitung von Anfragen haben. Wir brauchten auch die Möglichkeit, Aufgaben nach Verträgen zu kategorisieren. Wir können diese Aufgaben auf keine andere Weise mehr bewältigen. Alle Aktivitäten werden innerhalb des Singu-Systems durchgeführt. Jeder Auftrag wird in der Anwendung registriert, und die Benutzer haben klar definierte Rollen. So haben wir in Echtzeit Einblick in das Geschehen auf den Grundstücken und können schnell reagieren.
sagt Ilona Bejma, Property Portfolio Management Manager bei Echo Investment
Schlussfolgerung
Die Integration von Singu hat die Gewährleistungsmanagementprozesse von Echo Investment verändert und zu erheblichen operativen Verbesserungen, Kosteneinsparungen und verbesserter Kommunikation geführt. Diese Fallstudie unterstreicht, wie wichtig es ist, fortschrittliche technologische Lösungen einzuführen, um den sich entwickelnden Anforderungen der Immobilienbranche gerecht zu werden.
Wir planen, unsere langfristige Zusammenarbeit fortzusetzen. Jede unserer neuen Immobilien ist mit der Singu-Plattform ausgestattet. Unser Ziel ist es, die etablierten Standards in neuen Gebäuden nahezu automatisch umzusetzen. Dank der vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten des Systems passen wir die Funktionalität teilweise an, indem wir die Anzahl der notwendigen Module erhöhen oder umgekehrt nur einen kleinen Teil davon implementieren. Das etablierte Kooperationsmodell bedeutet, dass die Einführung der Singu-Anwendung jetzt untrennbar mit dem Erwerb einer Immobilie oder ihrer endgültigen Übergabe an die Endnutzer verbunden ist - fügt Ilona Bejma hinzu.
