Beschreibung des Kunden
Unibail-Rodamco ist der Branchenführer im Immobilienbereich in Europa und das drittgrößte börsennotierte Unternehmen des Sektors weltweit. Unibail-Rodamco verwaltet derzeit über seine Gruppe von Joint-Venture-Unternehmen ein Portfolio von Geschäftsgebäuden mit einem Gesamtwert von 37,8 Milliarden Euro. Die polnische Niederlassung verwaltet die prestigeträchtigen A-Klasse-Bürogebäude "Skylight" und "Lumen", die Teil des Złote Tarasy-Komplexes in Warschau sind, sowie Einkaufszentren: Arkadia, Galeria Mokotów, Galeria Wileńska und Wroclavia.
Der geschäftliche Bedarf
Die Koordinierung der täglichen Aufgaben (mit mehr als 70 Mietern), die Verwaltung technischer Fragen (Störungen, Inspektionen, Wartung, Geräte) und die Dokumentation erforderten die Einführung einer voll funktionsfähigen Softwareplattform. Ein zusätzlicher Bedarf bestand in der Einführung eines modernen Gästebuchs, das den Eingang zum Büro im Empfangsgebäude automatisiert.
Die Lösung
Unibail-Rodamco hat beschlossen, Singu FM, eine Software für das Facility- und Wartungsmanagement, in den Bürogebäuden Lumen & Skylight einzuführen. Der Eigentümer und der Verwalter wollten verschiedene Module für die wichtigsten Dienstleistungen (Techniker, Sicherheit, Reinigung und branchenbezogene Dienstleistungen) bereitstellen. Die externen Wartungsfirmen, die Zugang zum System haben, können E-Mail-Benachrichtigungen über ihre Arbeiten hinzufügen, die dann von allen Gebäudediensten akzeptiert werden. Auch die Feuerwehren haben Zugang zur Plattform, wenn es um die Abnahme von Arbeiten mit offenem Feuer geht. Das Mieterportal ermöglicht den Zugriff auf relevante Anfragen und Probleme, Helpdesk-Anfragen, gemeinsame Dokumente, aktuelle Zählerstände oder eine Online-Liste der Servicebesuche innerhalb des Gebäudes.
Unibail-Rodamco entschied sich auch für das Singu Guestbook - ein digitales Besuchermanagementsystem. Die Gäste können sich unter Angabe des Unternehmens, das sie besuchen, an den Selbstbedienungsstationen mit Touchscreens registrieren. Dank der QR-Codes, die in einer E-Mail-Einladung verschickt werden, kann der Gast diese einscannen und den Registrierungsprozess beschleunigen. Die Mieter werden per E-Mail über die Ankunft des Gastes informiert und haben Zugriff auf die Historie aller Besuche in ihrem Büro.
Erreichte Ziele
- Übertragung der gesamten Kommunikation auf eine einzige, zentrale Besucherverwaltungsplattform
- Transparenz zwischen Mietern, Haustechnik, externen Diensten, Verwalter und Eigentümer
- Verringerung des Zeitaufwands für die Bearbeitung der von den Mietern eingereichten Tickets und Verbesserung der Qualität der von den Mitarbeitern des Gebäudeservice erbrachten Dienstleistungen
- Verbesserung der Sicherheit der Einrichtung
- Schaffung eines zusätzlichen Werts für die Mieter, der das Prestige der Immobilie erhöht
- Beschleunigung des Registrierungsprozesses für die Gäste
