Industry
Einzelhandel
Product
Datenmanagement
Location
Polen
Client Beschreibung
Die GTC Group ist eines der führenden Unternehmen im Bereich der gewerblichen Immobilien in Mittel-, Ost- und Südeuropa. Seit ihrer Gründung im Jahr 1994 konzentriert sich die Gruppe auf hochwertige Bürogebäude und Einzelhandelsimmobilien in der Region Mittel- und Osteuropa. Heute besitzt und verwaltet GTC 35 Gewerbeimmobilien mit mehr als 586 000 m² Büro- und Einzelhandelsfläche für seine Kunden in Polen, Serbien, Rumänien, Kroatien, Bulgarien und Ungarn.
Der geschäftliche Bedarf
Der Bau eines der größten Einkaufszentren in Warschau erforderte unter anderem eine sehr gute Dokumentation. Die Dokumente werden von allen beteiligten Parteien wie dem Investor, den Architekten, der Projektmanagementgesellschaft oder dem Generalunternehmer ausgestellt. Ein solcher Prozess erfordert eine hohe Transparenz des Informationsflusses und einen schnellen Zugang zu den Dokumenten. Es ist auch wichtig, fehlende Dokumente zu identifizieren, damit der Investor am Ende des Projekts über ein vollständiges Archiv verfügt, sowohl digital als auch in Papierform.
Die Lösung
GTC SA wählte SINGU Data Room, ein virtuelles Dokumentenmanagementsystem, für sein neu implementiertes kommerzielles Projekt. Mit Hilfe des Systems können Dokumente sowohl von internen Abteilungen von GTC SA als auch von vielen Dritten verwaltet werden. Das System ermöglicht nicht nur die Digitalisierung der Dokumentation, sondern auch die Erstellung von Verknüpfungen zwischen einzelnen Dateien. Diese Funktion verbessert den nachfolgenden Due-Diligence-Prozess und spart Zeit und damit verbundene Kosten. Das System bietet auch die Möglichkeit, die Dokumentation auf sichere Weise mit anderen Parteien (z.B. Subunternehmern) zu teilen und bei Bedarf die notwendige Abnahme zu erzwingen.
Erreichte Ziele
- Vollständige Kenntnis der aktuellen Mängel in der Dokumentation
- Senkung der Betriebskosten durch Verbesserungen bei der Verwaltung der Dokumentation
- Transparenz der von Dritten erbrachten Dienstleistungen (Architekten, Projektmanager)
- Unterstützung im Prozess der Dokumentation der Vermietung
- Erstellung eines voll funktionsfähigen Archivs der Immobilie für eine effizientere technische Wartung
