SINGU bei Corvin ONE (Futureal)

Der bestehende Prozess der Besucherverwaltung in Corvin ONE Offices - einem Bürogebäude der Klasse A im größten Geschäftszentrum der Budapester Innenstadt - erwies sich als schwierig, den Besucherverkehr in der Einrichtung genau zu überwachen. Bei der Suche nach einem Besuchermanagementsystem für die Futureal Group (dem ersten Eigentümer des Gebäudes) hatte die Suche nach einer einfach zu bedienenden Softwarelösung, die die Besucher selbst verwaltet, höchste Priorität. Ebenso wichtig war es, die Registrierung der Gäste zu rationalisieren, um einen effizienten Anmeldeprozess zu gewährleisten, die ungesicherten Papierlogbücher zu ersetzen und die Sicherheit im Gebäude zu erhöhen.

Herausforderungen vor der Umsetzung

Vor der Einführung des SINGU-Gästebuchs gab es mehrere Herausforderungen, wie z.B.:

• Der ineffiziente und zeitaufwändige Prozess der manuellen Besucherregistrierung über Logbücher
• Warteschlangen an der Rezeption und viel Hilfe durch eine Empfangsdame für die Besucherverwaltung erforderlich
• Schwierigkeiten bei der Verfolgung von Besuchern und Unfähigkeit, der höheren Führungsebene schnelle Berichte über Besucher zu liefern

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Lösung

Mit einer einfachen Konfiguration und leicht zu bedienenden Funktionen für Administratoren, Mitarbeiter und Besucher von Corvin ONE Offices erfüllte das Besucherverwaltungssystem SINGU Guestbook die Herausforderungen und ursprünglichen Anforderungen des Kunden. Die Implementierung begann in der zweiten Aprilhälfte 2018 und endete erfolgreich Ende Juni 2018. Bis jetzt hat das SINGU Guestbook System fast 30 Tausend Besucher von 14 Mieterfirmen im Gebäude registriert.

Die Gästeregistrierung wurde durch die Installation von zwei iPad-Selbstbedienungsstationen verbessert, die eine unbegrenzte Anzahl von Besuchern verwalten können und das manuelle und zeitaufwändige Check-in-Verfahren ersetzen. Eines der iPads wurde an der Hauptrezeption installiert, das zweite in einem speziellen All-in-One-Kiosk, der sowohl ein iPad als auch einen DYMO-Drucker enthält, um automatisch personalisierte Ausweise mit einem QR-Code zu drucken. Dieser Kiosk wurde auf der anderen Seite des Gebäudes installiert, wo sich der zweite Empfangsschalter befindet. SINGU Guestbook wurde mit QR-Code-Scannern und dem Zugangskontrollsystem im Gebäude integriert.

So scannen registrierte Besucher einfach die QR-Codes auf ihren mobilen Einladungen oder auf gedruckten Ausweisen, um Drehkreuze oder Drehtüren zu öffnen. Dies verbessert nicht nur ihre Bewegung durch das Gebäude, sondern erhöht auch die Sicherheit. Mit speziellen Dashboards und ausgefeilten Reporting-Tools löste SINGU Guestbook das Problem der Nachverfolgung, wer auf dem Gelände war und wer nicht.

Seit der Einführung von SINGU Guestbook - dem ultimativen Besucherverwaltungssystem - ist der Selbstregistrierungsprozess für alle Arten von Besuchern schneller denn je geworden. SINGU kann Ihnen dabei helfen, alles zu verwalten, was Sie brauchen, um Ihr Gebäude in einen modernen Arbeitsplatz zu verwandeln. Die Integration von QR-Codes ermöglicht es Besuchern, Drehkreuze und Drehtüren zu öffnen, was die Wartezeit erheblich verkürzt und die Sicherheit erhöht. SINGU Guestbook, ein hochgradig konfigurierbares und flexibles Besuchermanagement, ist ein Muss, um mit den Anforderungen moderner Unternehmen Schritt zu halten. Wir könnten nicht zufriedener sein.

Ferenc Kelemen, Direktor Facility Management, Futureal Gruppe

Vorteile der Einführung des Singu-Besucherverwaltungssystems

• Straffung des Registrierungsprozesses durch Einführung einer digitalen Frontdesk-Lösung
• Ersetzung der papierbasierten Anmeldemöglichkeit durch eine mehrsprachige iPad-Kioskstation
• Erhöhte Datensicherheit (die Daten der Besucher werden sicher in der Cloud gespeichert)
• Detailliertes Berichtssystem, um auf einen Blick zu sehen, wie viele Besucher eingecheckt sind, wer sie sind oder wann sie das Gebäude verlassen haben, und vieles mehr
• Vollständige Automatisierung eines der beiden Empfangstresen, dadurch Senkung der Arbeitskosten
• Betreten des Gebäudes ohne menschliche Interaktion dank der Integration von QR-Codes.