Industry
Kommerziell & Büro
Product
Helpdesk, Vorbeugende Wartung, Geräteverwaltung
Location
Polen
Use Case
Gebäudemanagement
Überblick über das Projekt
Im Herzen der Warschauer Skyline steht der Varso Tower, das höchste Gebäude der Europäischen Union und das Herzstück des Varso Place Komplexes. Für HB Reavis, einen führenden internationalen Anbieter von Arbeitsplätzen, erforderte die Verwaltung dieses gemischt genutzten Ökosystems aus Büros, Einzelhandel, Gastgewerbe und Wellness mehr als herkömmliche Tools. Um mit dem Umfang und der Komplexität Schritt zu halten, wandte sich das Unternehmen an SINGU - einen digitalen Partner, der es ihm ermöglicht, Arbeitsabläufe zu vereinheitlichen und operative Spitzenleistungen zu erzielen.
Herausforderungen vor der Implementierung
Vor der Implementierung von SINGU sah sich HB Reavis mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert, die bei großen, dynamischen Entwicklungen üblich sind:
- Die Arbeitsabläufe stützten sich stark auf Papierdokumente und fragmentierte Tools.
- Die Koordination von Inspektionen, die Verwaltung von Genehmigungen und die Beantwortung von Mieteranfragen waren oft langsam und reaktiv.
- Es war schwierig, einen transparenten Echtzeit-Überblick über alle Vorgänge zu erhalten.
- Die Einhaltung von Inspektionsplänen und Gewährleistungsfristen war eine ständige Herausforderung.
Piotr Popławski, Property Manager bei HB Reavis, erklärt:
"Vor SINGU basierten unsere Arbeitsabläufe stark auf Papierkram und fragmentierten Tools. Die Koordination von Inspektionen, die Verwaltung von Genehmigungen und die Beantwortung von Mieteranfragen waren langsam und reaktiv. Wir brauchten volle Transparenz und Kontrolle."
Lösung
SINGU wurde während der Bauphase von Varso Place eingeführt und parallel zur Betriebsreife skaliert. Heute nutzt HB Reavis drei zentrale SINGU-Module, um die täglichen Arbeitsabläufe zu optimieren, Prozesse zu digitalisieren und die Transparenz zu erhöhen:
1. Tickets
Mit dem Modul Tickets hat HB Reavis einen eigenen Workflow für Arbeits- und Liefergenehmigungen geschaffen. Statt stapelweise Papierkram zu erledigen, wird nun alles digital abgewickelt. Die Mieter erstellen einfach einen Antrag in der SINGU Tenant App, und das Facility-Team genehmigt ihn in Echtzeit auf einem Tablet oder Computer. Jedes Ticket enthält den genauen Standort des Gebäudes auf dem Grundriss, was eine schnellere und effektivere Reaktion ermöglicht.
2. Vorbeugende Wartung und Inspektionen
Mit dem Modul Inspektionen konnte HB Reavis die papierbasierten Checklisten abschaffen und alle Inspektionspläne zentralisieren. Bei jeder Inspektion wird nun die komplette Historie der Anlage zusammen mit einer digitalen Checkliste erfasst. Dies gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften, spart Zeit und verhindert, dass Garantiefristen oder Mängel übersehen werden.
3. Gewährleistungsmanagement
Mit dem Modul Gewährleistungsmanagement werden Mängelberichte und Gewährleistungen automatisch verfolgt. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern und garantiert, dass Gewährleistungsfragen effizient angegangen werden.
Ergebnisse
Durch die Digitalisierung der Abläufe mit SINGU hat HB Reavis Folgendes erreicht
- Vollständige Transparenz der täglichen Abläufe in Varso Place.
- Optimierte Kommunikation zwischen Mietern, technischen Teams und Facility Managern.
- Zeitersparnis durch automatisierte Inspektionen und Gewährleistungsverfolgung.
- Verbesserte Erfahrung für die Mieter, unterstützt durch schnelleren und intuitiveren Service.
Jakub Jablonski, Facility Manager bei HB Reavis, hebt hervor:
"SINGU unterstützt meine tägliche Arbeit, indem es alles von Tickets und Inspektionen bis hin zu Mängelberichten an einem Ort zusammenführt. Unser technisches Team verlässt sich bei Inspektionen darauf, die Mieter nutzen es für Tickets, und ich verwende es jeden Tag, um den Betrieb von Varso Place zu verwalten.
Und Piotr Popławski fügt hinzu:
"Für mich geht es bei SINGU um die Automatisierung der täglichen Prozesse. Es ist eine Plattform, die wir jeden Tag nutzen, und ich würde sie jedem, der eine komplexe Anlage verwaltet, sehr empfehlen. Es macht Inspektionen, Genehmigungsworkflows und Mieterkommunikation nahtlos."
Fazit
Die Implementierung von SINGU bei Varso Place ermöglichte HB Reavis den Übergang von manuellen, unzusammenhängenden Arbeitsabläufen zu einem einheitlichen digitalen Ökosystem, das für gemischt genutzte Immobilien entwickelt wurde. Heute verfügt das Immobilienverwaltungsteam über Einblicke in Echtzeit, die Mieter genießen einen besseren Service und HB Reavis hat eine robuste Plattform, um operative Exzellenz in einem der berühmtesten Wahrzeichen Europas zu gewährleisten.
