ECE revolutioniert das Einkaufszentrumsmanagement mit SINGU: Deutlicher ROI und hohe Effizienz

Einführung

ECE is a European leader in managing and operating shopping centers, with a significant presence across multiple markets. To match its high operational standards with a platform built for portfolio-scale complexity, ECE selected SINGU as its facility management system of record for its CEE shopping center portfolio. SINGU was deployed to unify work orders, preventive maintenance, tenant communication, and real-time analytics within a single integrated environment, consistently across every property.

Die Herausforderung

With a substantial portfolio of shopping centers across multiple markets, ECE set out to bring all facility management operations onto a single, unified platform for its CEE portfolio. Further standardizing and digitizing maintenance workflows, consolidating tenant communication, and enabling real-time visibility across all properties became the natural next step for a company operating at this level.

We had decided to use the SINGU platform to further expand the standardization and digitization of our operations, we found that a usable system could greatly support both technical managers and ECE staff and improve the flow of information. The pandemic period was the time when all investments paid off, and it turned out that the investment in software was a great idea because it allowed us to quickly adapt to change, introduce new solutions, and use those solutions that had already been developed over the years. Without software, it would have been much more complex to manage employees or continue to keep the facilities open.

- says Tomasz Polek, Technical Manager at ECE.

SINGU-Implementierung

SINGU was deployed across ECE's CEE portfolio with a full-scope integration that connected every layer of operations:

1. Automatisiertes Auftragsmanagement: Alle Wartungsanfragen werden digital über SINGU abgewickelt, was eine schnelle Zuweisung, Nachverfolgung und Bearbeitung in allen Standorten ermöglicht.
2. Planung vorbeugender Wartungsmaßnahmen: Die planmäßigen Wartungsarbeiten an allen Standorten werden proaktiv in SINGU verwaltet, wodurch sichergestellt wird, dass die Anlagen stets in einem optimalen Zustand bleiben und ungeplante Ausfallzeiten auf ein Minimum reduziert werden.
3. Objektbegehungen: Die Abläufe bei Ein- und Auszug sowie die mieterbezogenen Instandhaltungsmaßnahmen werden im System lückenlos dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar.
4. Echtzeit-Analysen und Berichterstattung: Die technischen Leiter von ECE greifen auf Live-Betriebsdaten aller Objekte zu, was eine fundierte Entscheidungsfindung und die kontinuierliche Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten ermöglicht.
5. Integration mit IoT und NFC: Durch den Einsatz von IoT, NFC-Tags und Beacons, die an ausgewählten Objekten angebracht sind, ermöglicht ECE eine präzise Nachverfolgung von Rundgängen, eine Echtzeit-Überwachung der Ausrüstung sowie eine genaue Kostenabrechnung auf Objektebene.
6. SINGU-Mieter-App: Alle Mieter des gesamten Immobilienportfolios haben über eine eigene mobile App direkten Zugriff auf die Plattform, wobei die gesamte Kommunikation zwischen der ECE-Verwaltung, dem Sicherheitsdienst und den Reinigungsdiensten in einem digitalen Kanal gebündelt ist.
7. Kontrolle externer Dienstleister: ECE behält den vollständigen Überblick über die Arbeit externer Dienstleister – verfolgt den Fortschritt, überprüft die Fertigstellung und greift auf aktuelle Leistungsdaten zu, um Vertragsverhandlungen zu unterstützen.
8. Verbrauchsmangement: Alle Zählerstände des gesamten Portfolios werden in SINGU zentral erfasst, sodass ECE Verbrauchsmuster überwachen, schnell auf Abweichungen reagieren und die Medienkosten optimieren kann.
9. Lager: Im System wird eine vollständige Datenbank mit Materialbeständen und Ersatzteilen geführt, einschließlich der gesamten Transaktionshistorie und der Bestandsverfolgung.

Der Umfang:

SINGU, a comprehensive facility management solution, supports the operations and management of 17 shopping centers across the Central and Eastern Europe region. This expansive coverage includes 26 buildings and serves a diverse user base of 6,872 individuals.

• Mieterbindung und Effizienz: Die SINGU-Mieter-App wird von über 1.000 Mietern genutzt, wobei rund 100.000 Arbeitsaufträge über die Plattform abgewickelt werden. Die gesamte Dokumentation erfolgt vollständig digital – schneller, nachvollziehbar und papierlos.
• Exzellenz im Facility Management: ECE hat über SINGU 347.782 Immobilienbegehungen und 157.900 Meldungen abgewickelt. Ein aktuelles Bestandsverzeichnis mit 20.000 Geräten ermöglicht die Echtzeitüberwachung des Infrastrukturzustands, des Gerätezustands und der Inspektionstermine in allen Zentren.
• Integration externer Dienste: Die Plattform hat fast 500 externe Dienste erfolgreich integriert und gewährt ihnen Zugriff auf das System, um eine nahtlose Arbeitsabrechnung und -verwaltung zu ermöglichen.
• Innovativer Einsatz des IoT: 527 NFC-Tags und 153 Beacons bilden an ausgewählten Objekten ein vollständig integriertes IoT-Netzwerk, das eine präzise Durchführung von Rundgängen, die Überwachung der Ausrüstung und die Überprüfung von Inspektionen auf Objektebene ermöglicht.
• Lagerverwaltung: SINGU verwaltet die Lagerressourcen effizient und erfasst derzeit 1.000 Lagerartikel. Das System hat 43.041 Lagertransaktionen verarbeitet und ermöglicht so eine kontinuierliche Überwachung der Lagerbestände und deren Werte.
• Überwachung des Medienverbrauchs: Das System verarbeitet die Messwerte von über 1.000 Zählern reibungslos, wobei 8.380 Messwerte in das System eingegeben wurden. ECE nutzt diese Daten, um Verbrauchsmuster zu überwachen, schnell auf Anomalien zu reagieren und die Medienkosten im gesamten Portfolio zu optimieren.

Ergebnisse:

The implementation of the SINGU platform resulted in time and cost savings and significant ROI for ECE managing and improving the operational efficiency of properties in the following areas:

1. Verbesserte betriebliche Effizienz: Mithilfe des zentralisierten Dashboards von SINGU verwaltet ECE Arbeitsaufträge mit vollständiger Transparenz und Kontrolle über alle Standorte hinweg und erzielt dabei kürzere Reaktionszeiten im gesamten Portfolio.
2. Exzellenz in der vorbeugenden Instandhaltung: Durch einen systematischen Ansatz bei der vorbeugenden Instandhaltung konnte die Lebensdauer der Anlagen von durchschnittlich 10 auf 12 Jahre verlängert werden, wodurch die Häufigkeit von Ausfällen reduziert und messbare Kosteneinsparungen im gesamten Portfolio erzielt wurden.
3. Datengestützte Entscheidungsfindung: Die technischen Leiter von ECE treffen strategische Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten, wobei sich der Zeitaufwand für die Erstellung von Berichten von drei Tagen auf nur eine Stunde reduziert hat.
4. Kosteneffizienz: Durch optimierte Prozesse und eine proaktive Instandhaltungsstrategie konnten pro Standort erhebliche jährliche Kosteneinsparungen erzielt werden.
5. Verbesserte Mieterbeziehungen: Die Mieterzufriedenheit hat sich deutlich erhöht, was auf eine schnellere Problemlösung und einen vollständig digitalen Arbeitsauftragsprozess zurückzuführen ist. Die Bearbeitungszeit für Benachrichtigungen und Genehmigungen wurde von 2 Tagen auf nur 3 Stunden verkürzt.
6. Nachhaltiger Betrieb: Eineffizientes Ressourcenmanagement mithilfe von SINGU fördert einen nachhaltigeren Betrieb der Einrichtungen und trägt zu den Zielen der ECE bei, den CO₂-Fußabdruck zu verringern.

Zukünftige Bestrebungen:

ECE continues to expand its use of SINGU, exploring further integrations and customizations to advance facility management capabilities, elevate the tenant experience, and reinforce its leadership position in retail real estate management.

Die Schlussfolgerung:

ECE has built a fully integrated facility management environment that sets a clear standard for its shopping center operations in the CEE market at scale. Every workflow, from maintenance scheduling to tenant communication, runs through a single unified platform. With a significant return on investment, SINGU remains a core part of ECE's operational foundation, delivering measurable results across every property in the portfolio.

After all the positive experience, we can hardly imagine managing shopping centers without the SINGU system. The solution is deeply integrated into our structures that even during hard times like the COVID pandemic and including the partial closure of shopping centers, we never thought of abandoning it. Mainly because the system generates real savings. Shift workers, tenants, management - they can all communicate easily through the system or a mobile app.

adds Tomasz Polek, Technical Manager at ECE