Ihr Unternehmen ist also an einem entscheidenden Punkt angelangt, an dem die Excel-Tabelle nicht mehr ausreicht, und es ist an der Zeit, den Markt nach einem professionellen CMMS/CAFM-System zu sondieren, oder vielleicht ist es ein weiterer Versuch, die perfekte Lösung zu finden. Doch selbst wenn Sie Ihre Hausaufgaben richtig gemacht und die perfekte Plattform ausgewählt haben, müssen Sie sich über die Hindernisse und Herausforderungen im Klaren sein, denen Sie auf dem Weg dorthin begegnen werden. Im Folgenden erfahren Sie, worauf Sie sich bei der Implementierung eines CAFM-Systems einstellen sollten.
Herausforderungen bei der Einführung von CMMS/CAFM-Systemen
1. Auswahl des richtigen Lösungsanbieters
Wenn Sie dachten, dass die Liste erst etwas weiter unten beginnt, habe ich schlechte Nachrichten für Sie. Die Wahl der richtigen Lösung könnte die wichtigste Entscheidung sein, die es zu treffen gilt, und die den gesamten Prozess entweder zu einem Spaziergang oder zu einem lebenden Albtraum machen könnte. Es gibt Dutzende von verschiedenen Lösungen, also nehmen Sie sich Zeit für Ihre Recherchen. Im Zweifelsfall sollten Sie daran denken, dass die meisten Systemanbieter Ihnen die Möglichkeit bieten, ihre Demoplattformen zu testen. Natürlich gibt es auch andere Faktoren zu berücksichtigen, wie den Preis, den Umfang der abgedeckten Funktionen oder die Erfolgsbilanz des Dienstleisters.
Ich werde hier nicht für eine bestimmte Lösung plädieren, aber hier ist mein Rat: Überprüfen Sie, ob das Unternehmen Ihrer Wahl auf eine Reihe erfolgreicher Implementierungen zurückblicken kann, insbesondere in dem Sektor, in dem Sie tätig sind. Betrachten Sie es so, als ob Sie einen Geschäftspartner suchen, nicht eine Standardlösung. Sie sollten auch die Frage des Supports nach der Implementierung untersuchen, was Ihnen bei der Auswahl des Systems vielleicht nicht als erstes in den Sinn kommt, aber glauben Sie mir, es ist genauso wichtig. Überprüfen Sie, wie er funktioniert, wen Sie kontaktieren und wo Sie Probleme melden können. Kurz gesagt, stellen Sie sicher, dass Sie an allen Fronten abgesichert sind.
2. Bereiten Sie sich gut vor und setzen Sie Ihre Ressourcen ein
Nehmen wir an, Sie haben endlich die richtige Lösung gefunden, die Ihren Anforderungen entspricht und in Ihr Budget passt. Die nächste Herausforderung, die auf Sie wartet, ist die Sicherstellung ausreichender Ressourcen während und nach der Implementierung. Eine erfolgreiche Implementierung erfordert viel Zeit und Mühe, nicht nur von Ihrem Systemanbieter, sondern auch von Ihrem Team.
Stellen Sie sicher, dass Sie einen Implementierungskoordinator oder sogar ein Implementierungsteam in Ihrem Unternehmen benennen, damit die Kommunikation zwischen dem CAFM/CMMS-Anbieter und Ihrem Unternehmen effektiv ist und beide Parteien einander verstehen. Das Team sollte aus Personen bestehen, die sich mit Computern auskennen und Ihre Anforderungen an das Facility Management verstehen. Außerdem sollten Sie Ihrem Team etwas Zeit geben, denn je nach Projekt und Softwaretyp kann die Implementierung zwischen einem Monat und einem Jahr dauern. Das Sortieren der Details, die Konfiguration, das Sammeln und Eingeben von Daten sollte nicht unterschätzt werden, wenn Sie wollen, dass das System effektiv funktioniert.
3. Sicherstellung der Qualität der Daten
Ganz gleich, für welche Lösung Sie sich entscheiden, sie alle hängen von den Daten ab, die Sie eingeben. Verschiedenen Untersuchungen zufolge scheitern die meisten (etwa 70 %) CMMS-Implementierungsprojekte aufgrund einer mangelhaften Dateneingabe. In der IT gibt es sogar ein Sprichwort: "Garbage in, garbage out", und CAFM/CMMS-Systeme bilden hier keine Ausnahme. Wenn Sie also wollen, dass das System hochwertige Ergebnisse liefert, müssen Sie sicherstellen, dass Sie hochwertige Daten eingeben.
Das heißt nicht, dass Sie 100 % der Daten in das System eingeben müssen, sondern dass alle Daten, die in das System gelangen, genau und von guter Qualität sein sollten und genügend Informationen für eine effektive Verwaltung Ihrer Tätigkeiten liefern. Um Ihnen eine Idee zu geben, konzentrieren Sie sich bei der Erstellung Ihrer Ausrüstungsdatenbank auf die Anlagen, die die meiste Aufmerksamkeit in Bezug auf korrigierende und vorbeugende Wartung erfordern, und erweitern Sie Ihre Datenbank dann schrittweise.
4. Sicherstellung der Geschäftskontinuität
Die Einführung einer neuen Software für das Instandhaltungsmanagement kann zu echten Problemen führen, wenn es darum geht, wesentliche Funktionen während der Einführungszeit aufrechtzuerhalten. Das CAFM/CMMS-System enthält in der Regel alle Ihre Wartungspläne, Ausrüstungsdaten, Arbeitsaufträge und relevanten Unterlagen. Stellen Sie sich nun vor, all diese Daten sind verschwunden und können mehrere Wochen lang nicht abgerufen werden.
Um diese Art von Szenarien zu vermeiden, ist es ratsam, eine Übergangszeit einzurichten, in der Sie Ihre derzeitigen Arbeitsmethoden beibehalten und einen Termin festlegen, an dem Sie alle Ihre Tätigkeiten auf die neue Umgebung umstellen. Stellen Sie sicher, dass die Umstellung erfolgt, sobald das neue System gut eingestellt, konfiguriert und getestet ist.
5. Organisatorische und kulturelle Akzeptanz
Jedes Mal, wenn ein Unternehmen eine neue Technologie einführt, steht es vor der Aufgabe, alle Benutzer davon zu überzeugen, die Änderung zu akzeptieren. Alte Gewohnheiten lassen sich nur schwer ablegen, und es spielt keine Rolle, ob Sie von einer Lösung auf eine andere umsteigen oder das allererste System in Ihrem Unternehmen einführen, Sie werden mit denselben Hindernissen konfrontiert. So sind wir nun einmal veranlagt: Wir halten gerne an dem fest, was uns vertraut ist, und trauen Neuem nicht. Der Schlüssel zu einem reibungslosen Übergang liegt in der Akzeptanz der Organisation, aber es gibt Möglichkeiten, den Implementierungsprozess weniger schmerzhaft zu gestalten und das Vertrauen der Benutzer in die neue Lösung zu gewinnen. Wie bei allen anderen Dingen auch, müssen Sie einige Anstrengungen unternehmen, um die Ergebnisse zu sehen.
Bitten Sie zunächst den Softwareanbieter um eine Schulung und bereiten Sie Ihre Teammitglieder auf die Nutzung des neuen Tools vor. Dies ist eine gute Möglichkeit, Vertrauen zu schaffen und die Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass neu auch besser sein kann. Befragen Sie Ihre Abteilungsleiter, um herauszufinden, welche Bedenken sie in Bezug auf das neue System haben, um alle Ängste auszuräumen, oder binden Sie sie sogar in die Systemkonfiguration ein, damit sie das Gefühl haben, persönlich Einfluss auf die Funktionsweise des Systems zu nehmen.
Problemlose Einführung von CMMS/CAFM - Mythos oder Realität?
Ein modernes CMMS/CAFM-System kann eine wesentliche Rolle bei der Schaffung von Mehrwert für Ihr Unternehmen spielen, insbesondere wenn Sie es mit dem Instandhaltungsmanagement ernst meinen. Unternehmen, die nach ständiger Verbesserung streben, um betriebliche Spitzenleistungen zu erreichen, erkennen, dass es sich langfristig um eine Investition handelt, die ihnen hilft, Kosten auszugleichen, Risiken zu minimieren und die Leistung zu optimieren. In diesem Sinne müssen wir uns der Risiken und Herausforderungen bewusst sein, die mit dem Implementierungsprozess einhergehen. Wenn wir wissen, was uns erwartet und wie wir diese Herausforderungen meistern können, wird der gesamte Prozess viel weniger schwierig.
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