Zu Beginn des neuen Jahres ist es notwendig, sich um die Inspektionen im Rahmen des geplanten Instandhaltungsmanagements zu kümmern. Aus diesem Grund sollten Sie die Zeitpläne bestehender Inspektionen überarbeiten und erweitern oder neue Inspektionsdefinitionen hinzufügen.
Eine gut geplante und vorbeugende Wartung stellt sicher, dass Ihre Anlagen einsatzbereit sind und stets laufen, während das Risiko unerwarteter Ausfallzeiten zu verringern und Kosten. In diesem Artikel werden wir auf die Einzelheiten innerhalb der Das Modul „Geplante und vorbeugende Instandhaltung (PPM)“ von Singu FM So können Sie Inspektionen richtig und einfach planen.
Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Artikel
Bereiten Sie die Prüfchecklisten sorgfältig vor
- Achten Sie darauf, dass Sie diese in kleinere Abschnitte unterteilen, damit sie überschaubarer werden. Wenn Sie Ihrer Inspektion eine Checkliste zuordnen, können die Beteiligten den Fortschritt Ihrer Überprüfungen viel leichter nachverfolgen, und der gesamte Prozess wird dadurch wesentlich übersichtlicher.
Legen Sie den richtigen Wartungszyklus fest
- Planen Sie Ihre Inspektion nicht schon fünf Jahre im Voraus. Nutzen Sie stattdessen die automatische Verlängerungsfunktion. Generieren Sie generell nicht etwa 100 oder 1.000 Inspektionen auf einmal, sondern nutzen Sie einfach die automatischen Verlängerungsfunktionen.
Legen Sie nach Möglichkeit die gesamte Abteilung als verantwortlich fest
- Es ist immer besser, wenn mehrere Personen für eine bestimmte Inspektion als Verantwortliche benannt werden. Auf diese Weise vermeiden Sie Ausfallzeiten und Verzögerungen auf Ihrem Grundstück.
Stellen Sie die Erinnerungsbenachrichtigung entsprechend den Inspektionsdetails ein
- Bei täglichen oder wöchentlichen Kontrollen ist es nicht notwendig, eine Erinnerung einzurichten; bei weniger häufigen Kontrollen kann es jedoch sehr praktisch sein, daran erinnert zu werden.
Erwägung einer Verlängerung der automatischen Überprüfung
- Auf diese Weise werden Sie und Ihr Team die Verlängerung von Inspektionen nie vergessen und Ihre Arbeit optimieren.
Unterstützung für externe Dienstleister
- Scheuen Sie sich nicht, mit Anbietern zusammenzuarbeiten. Singu FM unterstützt eine solche Zusammenarbeit, und Sie können sich vollkommen sicher fühlen, wenn Sie externen Diensten Zugriff auf die Anwendung gewähren.
Was versteht man unter der Begriffsdefinition „Inspektion“?
Zur Erinnerung: Jede Inspektionsdefinition beschreibt eine Reihe von Inspektionen, und innerhalb jeder Inspektionsdefinition können Sie die Anzahl der Inspektionen festlegen sowie die Häufigkeit der Wartungsarbeiten, z. B. monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich, und vieles mehr. Eine Inspektionsdefinition bezieht sich auf eine Art von Gebäudeinspektion.
Wie lassen sich die bestehenden Wartungspläne erweitern?
Bei der Arbeit mit dem Modul „Instandhaltungsmanagement – Inspektionen“ ist es möglicherweise schon einmal vorgekommen, dass die Gültigkeit Ihrer Inspektionsdefinition abgelaufen ist und Sie diese Definition um einen weiteren Zyklus verlängern möchten. Wie lässt sich die abgeschlossene Inspektion mit der CMMS-Instandhaltungssoftware schnell verlängern? Der Vorgang ist sehr intuitiv.
Als allererstes müssen Sie das Menü „Inspektionsdefinitionen“ von Singu FM aufrufen und das Kontrollkästchen „Geschlossene und stornierte Inspektionen einbeziehen“ aktivieren. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird eine Liste sowohl der offenen als auch der geschlossenen oder stornierten Inspektionen angezeigt.
Um eine bereits durchgeführte oder abgelaufene Inspektion zu verlängern, müssen Sie die entsprechende Karte mit allen Inspektionsdetails öffnen. Dort finden Sie die Schaltfläche „Verlängern“.
Nachdem Sie diese Schaltfläche ausgewählt haben, schlägt Ihnen das System automatisch ein neues Ende des Inspektionszyklus vor. Der vorgeschlagene Zyklus bezieht sich auf den Zyklus der ursprünglichen Inspektion. Wenn die ursprüngliche Inspektion beispielsweise für sechs Monate geplant war, schlägt das System vor, den Zyklus um weitere sechs Monate zu verlängern. Selbstverständlich ist dieses Feld vollständig anpassbar, sodass Sie dieses Datum nach Belieben ändern können. Nach dem Speichern der Änderungen werden neue Inspektionen angelegt.
Wie lassen sich Inspektionen automatisch verlängern?
Um zu vermeiden, dass Sie Ihre Inspektionen jedes Mal manuell verlängern müssen, wenn der Zyklus endet, gibt es eine bessere Möglichkeit, diesen Vorgang zu automatisieren.
In den Details zur Inspektionsdefinition können Sie eine zusätzliche Option auswählen, die die Inspektion nach Ablauf des Fälligkeitsdatums der letzten Inspektion automatisch verlängert. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, erstellt Singu FM automatisch einen neuen Inspektionszyklus, sobald die letzte Inspektion in Ihrem Zyklus abgelaufen ist.
So erstellen Sie eine neue Prüfdefinition
Sie wissen bereits, wie Sie mit Singu FM abgelaufene Audits ganz einfach verlängern können. Manchmal ist es jedoch notwendig, eine neue Inspektion anzulegen. Wie geht das? In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie eine Inspektionsdefinition erstellen und welche bewährten Vorgehensweisen Sie dabei beachten sollten.
Der neue Definitions-Generator ist intuitiv zu bedienen und enthält einige Felder, die ausgefüllt werden müssen, wie zum Beispiel:
- Name der Prüfdefinition
- Komplex, dem Sie die Inspektion zuordnen möchten
- Gebäude
- Verantwortlicher (ein ausgewählter Benutzer oder die gesamte für die Inspektion zuständige Abteilung)
- Optional können Sie der Inspektion auch einen externen Dienstleister zuweisen.
- Prüfkategorie und -art
- Dauer und Zeitpunkt der Inspektion
- Prüfcheckliste
- Inspektionszyklus – Angaben dazu, wie oft die Inspektion durchgeführt werden soll, wann der Zyklus beginnt und endet sowie wie viele Tage vor der Inspektion eine Erinnerung versendet werden soll
Was sind bewährte Vorgehensweisen bei der Planung von Wartungsinspektionen?
Nun ist es an der Zeit, einige bewährte Vorgehensweisen zum Hinzufügen einer neuen Prüfdefinition vorzustellen.
- #TIPP 1 Es empfiehlt sich, beim Hinzufügen des Namens der Prüfdefinition auch Angaben zum Prüfzyklus anzugeben. Dies kann beim Durchsehen der Liste der Prüfdefinitionen hilfreich sein.
- #TIPP 2 Ein weiterer wichtiger Punkt beim Erstellen einer Inspektionsdefinition ist die Auswahl der verantwortlichen Stelle. Singu FM bietet Ihnen die Möglichkeit, entweder eine einzelne Person oder die gesamte Abteilung auszuwählen. Es wird empfohlen, stets die technische Abteilung oder andere Abteilungen entsprechend Ihrem Arbeitsablauf zuzuweisen. Auf diese Weise können Sie weitere Probleme wie Ausfallzeiten oder Verzögerungen vermeiden, falls die verantwortliche Person nicht vor Ort ist.
- #TIPP 3 Eine weitere empfehlenswerte Vorgehensweise ist es, diese Inspektionen nach Möglichkeit für ein ganzes Jahr anzulegen und dabei die Option einer automatischen Verlängerung zu wählen.
- #TIPP 4 Beim Erstellen einer neuen Inspektionsdefinition kann auch eine Erinnerung festgelegt werden. Diese legt fest, wie oft ein Benutzer vor der Inspektion eine E-Mail-Benachrichtigung erhält. Bei häufigen Wartungsarbeiten (tägliche oder wöchentliche Inspektionen) können Sie dieses Erinnerungsfeld leer lassen. Bei vierteljährlichen oder jährlichen Inspektionen, auf die sich die verantwortliche Person angemessen vorbereiten muss, empfiehlt es sich, die Erinnerung auf einen längeren Zeitraum festzulegen, beispielsweise 10 Tage im Voraus.
Was ist eine Inspektionscheckliste?
Prüfchecklisten spielen eine entscheidende Rolle für einen reibungslosen und sicheren Geschäftsbetrieb. Sie können branchenübergreifend eingesetzt werden und sind ein unverzichtbares Managementinstrument für verschiedene Fachleute aus der Immobilienbranche. Eine Checkliste hilft dabei festzustellen, ob ein Prozess, ein Verfahren, ein Gerät oder eine Einrichtung den behördlichen, branchenüblichen oder internen Standards entspricht.
Klare und effektive Inspektionschecklisten können dazu beitragen, dass die Anlagen Ihres Unternehmens ordnungsgemäß überprüft werden, wodurch Ihr Personal und Ihre Ressourcen geschützt werden und sichergestellt wird, dass Ihre Anlagen sicher genutzt werden können.
Die Inspektionscheckliste, die mit einer Software für die planmäßige Instandhaltung erstellt wird, lässt sich in kleinere Abschnitte unterteilen. Auf diese Weise lassen sich alle abzuhakenden Punkte der Checkliste leichter im Blick behalten, und die gesamte Checkliste wirkt professioneller.
Die Checklisten lassen sich individuell bearbeiten. Beim Hinzufügen einer neuen Checkliste haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Legen Sie den Namen der Aufgabe fest,
- Wählen Sie den Aufgabentyp aus, zum Beispiel „Checkpoint“, „Bewertung“, „numerisch“, „Ausführung“ und mehr,
- Wählen Sie einen Bereich aus, dem die Aufgabe zugewiesen werden soll,
- Oder fügen Sie einen neuen Abschnitt in die Checkliste ein.
Mieter und Lieferanten der Inspektion zuordnen
Möglicherweise haben Sie Bedenken und möchten externen Unternehmen unter Umständen keinen Zugriff auf Ihre Instandhaltungsmanagement-Software gewähren. Diese Unternehmen könnten Zugriff auf sensible Daten zum geistigen Eigentum erhalten, die sie nicht einsehen sollten. Glücklicherweise ist das kein Problem. Singu FM wurde entwickelt, um verschiedene Nutzer und Immobilienfachleute in einer mobilen CAFM/CMMS-App zu vernetzen, und jeder Nutzertyp hat nur Zugriff auf die Daten, die er oder sie einsehen darf. Wird beispielsweise ein Subunternehmer als Verantwortlicher für eine bestimmte Inspektion zugewiesen, greift dieses Unternehmen aus der Perspektive seines Singu FM-Kontos nur auf jene Inspektionen zu, denen es zugewiesen wurde.
Das Gleiche gilt für Mieter. Wenn Sie also Ihren Mieter in die Begutachtung einbeziehen und ihm Zugriff darauf gewähren möchten, damit er den Fortschritt verfolgen kann, können Sie Ihren Mieter ebenfalls in die Definition aufnehmen. Darüber hinaus hat der Mieter nach Abschluss der Begutachtung möglicherweise die Möglichkeit, das Protokoll dieser Begutachtung herunterzuladen.
Ein weiteres Szenario, das es zu berücksichtigen gilt, ist die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. Es kommt häufig vor, dass externe Dienstleister nicht immer bereit sind, ein bestimmtes Softwaresystem zu nutzen. Ein weiterer Fall ist, wenn sie Ihre Einrichtung nur einmal im Jahr besuchen. In dieser Situation besteht für sie kein wirklicher Bedarf, zusätzliche Software zu nutzen. Um dieses Problem zu lösen, können Sie im Namen eines solchen Dienstleisters eine Inspektion anlegen, ihn seine Arbeit erledigen lassen und sobald die Inspektion abgeschlossen ist, wird der Dienstleister Ihnen das Inspektionsprotokoll als Nachweis dafür übergeben können, dass die Inspektion durchgeführt wurde. Anschließend können Sie die Protokollunterlagen in das Singu FM-System hochladen, sodass Sie die Dokumentation sicher an einem Ort gespeichert haben.
Jahresberichte zur planmäßigen und vorbeugenden Instandhaltung
Eine weitere sehr nützliche Funktion von Singu FM und seinem PPM-Modul ist der Jahresbericht. Dabei handelt es sich um einen interaktiven Bericht, in dem Sie alle für ein gesamtes Jahr geplanten Inspektionen einsehen können. Alle Daten werden in Form einer interaktiven Tabelle dargestellt, in der jedes Feld eine einzelne Woche des Jahres repräsentiert.
Abschließend, Singu FM ist mit verschiedenen IoT-Sensoren vernetzt, wie beispielsweise Beacons oder NFC-Tags. NFC-Tags, die als Kontrollpunkte an verschiedenen Stellen der Anlage dienen, könnten beispielsweise bei Sicherheits- oder Reinigungsrundgängen hilfreich sein. Mit NFC-Tags lässt sich die Bewegung der Mitarbeiter nachverfolgen und sicherstellen, dass der Rundgang vollständig durchgeführt wurde. Darüber hinaus können diese NFC-Tags einzelnen Anlagen oder sogar ganzen Inspektionsdefinitionen zugeordnet werden, was eine hervorragende Möglichkeit darstellt, die Daten zu visualisieren und die Abläufe im Instandhaltungsmanagement zu optimieren.
Abschließende Gedanken
Die (effektive) Planung und Durchführung geplanter Wartungsmaßnahmen ist der beste Weg, um unerwartete Ausfallzeiten und kostspielige Reparaturen zu vermeiden und die Lebensdauer Ihrer Anlagen zu verlängern. Der Beginn des neuen Jahres mit einer strengen Wartungscheckliste ist der beste Zeitpunkt, um dies in Angriff zu nehmen.
Möchten Sie Ihr Anlagen- und Instandhaltungsmanagement optimieren?
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre planmäßige und vorbeugende Instandhaltung verbessern können?
Sie können gerne Kontaktieren Sie uns bei Fragen oder Anliegen, die Sie möglicherweise haben. Fordern Sie eine Singu FM Testen Sie das Inspektionsmodul in der Demo.
