CAFM-System erklärt: Funktionen, Vorteile & die 5 besten CAFM-Softwarelösungen in Deutschland (2026)

Für Facility Manager und Immobilienverantwortliche in Deutschland, Österreich und der Schweiz verläuft der Arbeitstag selten nach Plan. Prozesse sind über Teams und Dienstleister verteilt, und die benötigten Daten liegen für jeden Standort an einem anderen Ort. Schon ein vollständiges Bild des gesamten Bestands zu erhalten, ist eine Aufgabe für sich. Hinzu kommt wachsender Compliance-Druck, denn gesetzliche Pflichten aus der Betreiberverantwortung und eine lückenlose Dokumentation müssen für jedes Gebäude aktuell gehalten werden. Auch das ESG- und Net-Zero-Reporting landet inzwischen auf demselben Schreibtisch. Dafür werden Energie- und CO₂-Daten benötigt, die die meisten Teams noch immer von Hand zusammentragen. Ein CAFM-System bringt all das wieder unter Kontrolle.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein CAFM-System (Computer-Aided Facility Management) bündelt Instandhaltung, Anlagen, Compliance und Reporting in einer Plattform. So steuern Facility Manager ihre Gebäude und Immobilien auf Grundlage einer zentralen Datenbank.
• CAFM liegt zwischen einem CMMS, das sich ausschließlich auf das Instandhaltungsmanagement konzentriert, und einem umfassenden IWMS, das die Immobilienstrategie von Unternehmen steuert.
• Zu den fünf besten CAFM-Anbietern im Jahr 2026 zählen SINGU, Planon, Spacewell, Eptura (Archibus) und IBM Maximo. Eine ausführliche Marktübersicht finden Sie weiter unten.
• Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer CAFM-Software sind Funktionsspektrum, Unterstützung bei Richtlinien und Anforderungen im DACH-Raum, Integrationen, mobile Apps, Dauer der Umsetzung und Skalierbarkeit über mehrere Standorte.

Was ist ein CAFM-System?

Ein CAFM-System ist eine Softwarelösung, die die Verwaltung eines Gebäudes oder eines gesamten Immobilienportfolios zentralisiert. Die Abkürzung steht für Computer-Aided Facility Management, also computergestütztes Facility Management. Nach dieser Definition laufen Instandhaltung, Assets, Flächen und Compliance in einer einzigen Plattform zusammen. Das Ziel ist einfach. Verstreute Excel-Tabellen und isolierte Software-Tools werden durch eine zentrale Datenquelle ersetzt, auf deren Grundlage Facility Manager in Echtzeit Entscheidungen treffen.

Die Idee reicht bis in die 1960er-Jahre zurück, als erste Programme zur Flächenplanung Organisationen zeigten, wie ihre Gebäude genutzt wurden. Seitdem hat sich CAFM von CAD-basierter Desktop-Software zu Cloud-Plattformen entwickelt. Mit der Digitalisierung kamen mobile Apps, IoT-Daten und Analysefunktionen hinzu, die aus alltäglichen Arbeitsabläufen fundierte Entscheidungen machen.

Ein CAFM-System steuert Gebäude im laufenden Betrieb. Es deckt Arbeitsaufträge, vorbeugende Wartung, Echtzeit-Tracking von Anlagen und Compliance ab, an einem oder an mehreren Standorten. Damit liegt es zwischen einem CMMS, das sich ausschließlich um die Instandhaltung kümmert, und einem umfassenden IWMS, das die Immobilienstrategie von Unternehmen steuert. Im nächsten Abschnitt erklären wir die Unterschiede im Detail.

Wie funktioniert ein CAFM-System?

Ein CAFM-System basiert auf einer zentralen Datenbank, in der alle Immobilien, Anlagen und Flächen des Portfolios erfasst sind. Darauf bauen automatisierte Workflows auf, die Arbeitsaufträge, vorbeugende Wartung und Inspektionen an die richtige Person weiterleiten. Über eine mobile App übernehmen Techniker Aufträge direkt vor Ort und aktualisieren deren Status. Dashboards zeigen in Echtzeit offene Tickets, den Zustand der Anlagen, Kosten und den Stand der Compliance. So behält der Facility Manager jederzeit den Überblick über alle Standorte.

Da alle Beteiligten mit demselben Datenbestand arbeiten, ist jede Änderung vor Ort sofort auch für das Management sichtbar. Für Berichte müssen keine Excel-Tabellen mehr zusammengeführt werden. Genau diese zentrale Datenquelle bringt Facility-Management-Teams vom reaktiven Krisenmodus zu geplanten, datenbasierten Abläufen.

In der Praxis arbeitet ein CAFM-System selten allein. CAFM-Systeme erfordern oft Schnittstellen zu bestehenden Softwarelösungen wie ERP, Buchhaltung oder Gebäudeleittechnik, damit Daten ohne doppelte Datenerfassung fließen. Ebenso wichtig für den Erfolg ist eine saubere Datenpflege, denn nur aktuelle Daten bilden eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen.

Wie CAFM CAD- und BIM-Daten nutzt

Viele CAFM-Systeme bauen ihr Immobilien- und Anlagenverzeichnis auf Planungsdaten auf. CAD-Grundrisse bilden Räume und Zonen ab, während BIM-Modelle strukturierte Gebäudedaten zum Bauwerk und seiner technischen Ausstattung liefern. Im DACH-Raum und international regelt die DIN EN ISO 19650, wie diese Informationen aus der Bauphase in die Betriebsphase übergeben werden. An diesem Punkt übernimmt das CAFM-System. Auf Basis der Grundrisse unterstützt es auch das Flächenmanagement und optimiert die Nutzung von Büro- und Arbeitsflächen. Ein effektives Raumverwaltungssystem überwacht dabei die tatsächliche Raumnutzung, und eine optimierte Raumnutzung senkt spürbar die Betriebskosten.

SINGU verfügt über einen integrierten Autodesk Forge Viewer. So können Teams ein 3D-Modell des Gebäudes direkt in der Plattform öffnen und es zusammen mit Instandhaltungs- und Anlagendaten betrachten, ohne zwischen verschiedenen Software-Tools wechseln zu müssen.

CAFM vs. CMMS vs. IWMS vs. CPIP: Was ist der Unterschied?

CAFM, CMMS, IWMS und CPIP überschneiden sich, decken aber jeweils einen anderen Bereich ab. Gleichzeitig spiegeln sie eine Entwicklung wider. Zuerst kam CAFM, IWMS erweiterte den Umfang, und CPIP ist die jüngste Ebene, die auf Live-Daten und Analysen aufbaut.

Wie sich die Kategorien entwickelt haben

Diese vier Begriffe stehen eigentlich für Entwicklungsstufen von Immobiliensoftware. Frühe CAFM-Tools konzentrierten sich auf Anlageninformationen und Wartungspläne, meist für einen einzelnen Standort oder ein kleines Portfolio. IWMS erweiterte den Umfang später um Mietvertrags-, Flächen- und Energiemanagement auf Unternehmensebene. In jüngerer Zeit ist eine neue Kategorie entstanden, die Connected Portfolio Intelligence Platform (CPIP). Gemeint sind Cloud-Plattformen, die Live-Daten aus verschiedenen Datenquellen wie Gebäudetechnik, smarten Geräten und IoT-Sensoren mit fortgeschrittenen Analysen kombinieren, um ein gesamtes Portfolio zu optimieren. Kurz gesagt bewegt sich der Markt weg vom reinen Erfassen von Daten hin zum Handeln in Echtzeit.

Welche Lösung braucht Ihr Team?

Wenn Ihre Hauptaufgabe darin besteht, technische Anlagen an einem Standort am Laufen zu halten, kann ein CMMS ausreichen. Sobald Sie mehrere Standorte, Compliance, Dienstleister und Reporting steuern, ist ein CAFM-System die bessere Wahl, weil es den gesamten Betrieb abdeckt und nicht nur die Instandhaltung. Mietvertragsverwaltung und Investitionsplanung auf Portfolioebene führen in Richtung IWMS. Liegt der Fokus auf IoT-Echtzeitdaten und Portfolioanalysen, ist CPIP die passende Kategorie.

SINGU ist als All-in-one-Plattform für CAFM und CMMS konzipiert. Mit diesem Ansatz erhalten Teams ein tiefes Instandhaltungsmanagement und umfassende Facility-Management-Prozesse in einem System, ergänzt um vernetzte Daten und Analysen, die zeigen, wohin sich der Markt entwickelt.

Die wichtigsten Funktionen einer CAFM-Software

Ein modernes CAFM-System vereint die Kernaufgaben des Facility Managements in einer Plattform und umfasst oft auch die Funktionalitäten eines computergestützten Instandhaltungssystems (CMMS). Die folgenden Features sind die wichtigsten, jeweils mit dem Problem, das sie lösen.

Reaktive Instandhaltung & Arbeitsaufträge

Diese Funktion greift, sobald ungeplante Störungen auftreten. Wie ein Helpdesk-System erfasst und verwaltet das CAFM Störungsmeldungen zentral. Teams erstellen digitale Arbeitsaufträge, das System weist jede Meldung automatisch zu, und die SLA-Überwachung sorgt für eingehaltene Reaktionszeiten. Da alle Reaktions- und Erledigungszeiten dokumentiert sind, ermöglicht ein CAFM-System zudem eine objektive Leistungsprüfung externer Dienstleister. Statt Chaos per E-Mail und Telefon gibt es eine klare Liste, sodass Instandhaltungsteams immer wissen, was zuerst zu tun ist.

Geplante präventive Instandhaltung

So werden Anlagen gewartet, bevor sie ausfallen, und nicht erst danach. Automatisierte Wartungspläne, digitale Checklisten und eine lückenlose Dokumentation der erledigten Arbeiten machen aus Rätselraten Routine. Die Dokumentation von Wartungsintervallen schützt außerdem vor Haftungsrisiken, weil Betreiber jederzeit nachweisen können, dass sie ihre Pflichten erfüllt haben. Der Wechsel von reaktiver zu proaktiver Instandhaltung verringert Ausfallzeiten und verlängert die Lebensdauer der Anlagen.

Anlagen- und Asset Management

Jede Anlage erhält eine vollständige digitale Akte, von Historie und technischen Daten bis zum Garantiestatus, oft mit NFC- oder QR-Code-Kennzeichnung zur schnellen Identifikation vor Ort. Das unterstützt das Lebenszyklusmanagement der Assets und bessere Investitionsentscheidungen, weil Sie sehen, was Sie besitzen, wo es sich befindet und wie es funktioniert.

Compliance-Management und Betreiberpflichten

Diese Funktion hilft Facility-Management-Teams, gesetzliche Vorgaben und Richtlinien ohne manuelle Nachverfolgung einzuhalten. Zentral gespeicherte Compliance-Daten, Zugriffskontrollen und digitale Prüfpfade halten die Betreiberpflichten an jedem Standort aktuell und nachweisbar. Das senkt Risiken und erspart die Hektik vor jedem Audit.

Reporting, Dashboards & BI

Hier werden aus operativen Daten Entscheidungen. Individuell anpassbare Dashboards, KPIs und Trendanalysen geben Teams einen Live-Überblick über die Leistung. Die Daten lassen sich zudem für tiefere Analysen in BI-Tools übertragen. Viele Unternehmen nutzen Datenanalysen bereits, um ihre Strategie zu verbessern. Ein CAFM-System macht genau das auch im Facility Management in der Praxis möglich.

ESG-, Verbrauchs- und Abfalldaten

Diese Funktion holt das Nachhaltigkeitsreporting in dieselbe Plattform. Werden Energie-, Verbrauchs-, Abfall- und CO₂-Daten an einem Ort zusammengeführt, wird ESG-Reporting vom manuellen Kraftakt zur Routineaufgabe. Teams können so ihren Energieverbrauch steuern und ESG- sowie Net-Zero-Anforderungen erfüllen, ohne endlose Excel-Tabellen zu pflegen. Intelligente Gebäude, die IoT-Daten mit dem CAFM verbinden, verbrauchen zudem deutlich weniger Energie.

KI-gestützte Automatisierung

Hier setzen sich neuere Plattformen ab, indem sie manuelle, sich wiederholende Arbeit übernehmen. SINGU ist ein Beispiel dafür. SINGU AI erfasst eingehende Meldungen und Anlagendaten, und der AI Report Reader wandelt Prüfberichte in Entwürfe für Arbeitsaufträge um. Bevor etwas umgesetzt wird, prüft ein Mitarbeiter jeden Entwurf. So automatisieren Teams Routineaufgaben und konzentrieren sich auf die Arbeit, die Erfahrung und Urteilsvermögen erfordert.

Mobiler Zugriff für Techniker

Damit liegt die Plattform in den Händen der Menschen vor Ort. Über eine Mobile-First-App erhalten Techniker Aufträge, geben Status-Updates und dokumentieren ihre Arbeit, egal wo sie sind, ob auf dem Smartphone oder dem Tablet. So laufen die Instandhaltungsprozesse weiter, ohne dass jemand an den Schreibtisch gebunden ist.

Der Funktionsumfang unterscheidet sich je nach Anbieter. SINGU deckt zum Beispiel auch Immobilienaudits, Dienstleister- und Lieferantenmanagement, Ausschreibungs- und Vergabemanagement, Lagerverwaltung, Mietererlebnis, CAPEX- und Projekt-Tracking, IoT-Sensorintegration sowie zahlreiche Integrationen ab. So läuft der gesamte Betrieb an einem Ort zusammen.

Vorteile eines CAFM-Systems

Der Nutzen eines CAFM-Systems zeigt sich in Zahlen und nicht nur in reibungsloseren Abläufen. Auch der Markt selbst wächst schnell. Branchenschätzungen zufolge soll der CAFM-Markt von 3,8 Mrd. USD im Jahr 2024 auf 9,6 Mrd. USD bis 2033 wachsen. Die folgenden Vorteile zeigen, woher dieser Wert kommt.

Niedrigere Instandhaltungskosten und messbarer ROI

Ein CAFM-System reduziert Verschwendung, indem es reaktive Noteinsätze durch geplante Arbeiten und klare Kostenkontrolle ersetzt. Schon eine strategische Wartungsplanung senkt die Betriebskosten spürbar. In der Praxis senken SINGU-Kunden ihre Instandhaltungskosten um bis zu 33 % und erreichen einen prognostizierten ROI von über 500 % über drei Jahre. Aus einem schwer kalkulierbaren Kostenfaktor wird so ein Budget, das sich planen und begründen lässt.

Weniger Ausfallzeiten und längere Lebensdauer der Anlagen

Werden Anlagen gewartet, bevor sie ausfallen, bleiben Gebäude in Betrieb und teure Technik hält länger. Weil Probleme früh erkannt und eingeplant werden, verzeichnen SINGU-Kunden bis zu 30 % weniger Ausfallzeiten. Weniger Ausfälle bedeuten weniger Notreparaturen und weniger Störungen für die Nutzer des Gebäudes.

Schnellere Reaktion und Problemlösung

Werden Meldungen an einem Ort erfasst, weitergeleitet und verfolgt, bleibt nichts im Postfach liegen. SINGU-Kunden lösen Probleme bis zu 40 % schneller. Mieter und Mitarbeitende warten weniger, und kleine Probleme wachsen nicht zu großen heran. Eine schnelle Lösung nehmen Nutzer am stärksten wahr, deshalb steigert sie die Zufriedenheit direkt.

Eine zentrale Datenquelle und Transparenz in Echtzeit

Ein CAFM-System ersetzt verstreute Excel-Tabellen und isolierte Tools durch eine einzige, aktuelle Sicht auf alle Standorte, Anlagen und Aufträge. Diese Transparenz macht datenbasierte Entscheidungen erst möglich, weil das Management mit aktuellen Informationen arbeitet statt mit dem Bericht vom Vormonat. Zugleich entfällt viel Zeit für das Nachfragen von Updates und die doppelte Datenerfassung in verschiedenen Systemen. Das steigert die Effizienz und Produktivität des gesamten Teams.

Einfacheres ESG- und Nachhaltigkeitsreporting

Werden Energie-, Abfall- und CO₂-Daten in einer Plattform gebündelt, wird ESG-Reporting vom manuellen Kraftakt zur Routine. Auch die Optimierung des Energieverbrauchs senkt die Betriebskosten. SINGU-Kunden verkürzen den Zeitaufwand für ESG-Reporting um bis zu 70 % und senken ihren Energieverbrauch um 5 bis 7 %. Nachhaltigkeitsziele werden so messbar statt bloß angestrebt. Mit wachsendem Druck in Richtung Net Zero wird dieses Reporting schnell von einer Kür zur Pflicht.

CAFM und Compliance: Anforderungen im DACH-Raum

Beim Thema Compliance tragen Facility-Management-Teams das größte Risiko. Die Vorschriften unterscheiden sich von Land zu Land. Ein CAFM-System beweist seinen Wert deshalb, indem es Teams hilft, die Pflichten jeder Rechtsordnung zu erfüllen, und Aufgaben, Prüfungen und Prüfpfade für das gesamte Portfolio an einem Ort bündelt. Deutschland zeigt anschaulich, wie das in der Praxis aussieht.

Regulatorischer Rahmen in Deutschland

In Deutschland unterstützt ein CAFM-System die wichtigsten Vorschriften, indem es die richtigen Prüfungen plant, Nachweise dokumentiert und an jedem Standort einen lückenlosen Prüfpfad sicherstellt.

In Österreich kommen unter anderem die ÖNORM B 1300 und B 1301 für Objektsicherheitsprüfungen hinzu, in der Schweiz die Brandschutzvorschriften der VKF und das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG). Ein CAFM-System bildet diese Anforderungen mit denselben Werkzeugen ab, also mit Prüfplänen, Checklisten und digitaler Dokumentation. Über die gesetzlichen Pflichten hinaus definieren die GEFMA-Richtlinien, etwa GEFMA 160, Anforderungen für nachhaltiges Facility Management.

Wie SINGU die Compliance im DACH-Raum und in Europa unterstützt

SINGU wurde für die Compliance über mehrere Standorte hinweg entwickelt, für Portfolios in Großbritannien und ganz Europa. Individuell anpassbare Prüfchecklisten und digitale Prüfpfade halten Nachweise an jedem Standort aktuell, sodass Betreiberpflichten nachverfolgt werden und nicht verstreut liegen. Das ESG-Reporting führt Energie-, CO₂- und Abfalldaten in derselben Plattform zusammen und macht Nachhaltigkeitsberichte damit nachweisbar statt geschätzt. Im Bereich Sicherheit und Datenschutz ist SINGU nach ISO 27001 und Cyber Essentials zertifiziert, DSGVO-konform und wird regelmäßig unabhängigen Sicherheitsaudits unterzogen, unter anderem nach OWASP. Zudem ist SINGU nach GEFMA 444 zertifiziert, dem deutschen Standard für CAFM-Software. Das unterstreicht die Eignung für Immobilienportfolios im deutschsprachigen Raum und in ganz Europa.

Wer nutzt CAFM-Software?

CAFM-Software kommt in nahezu jeder Branche zum Einsatz, die Gebäude betreibt, und wird dort von ganz unterschiedlichen Rollen genutzt. Hier sehen Sie, wer darauf setzt und warum.

Nach Branche

• Bürogebäude. Vermieter und Nutzer koordinieren Instandhaltung, Flächen und Mieteranfragen in einem oder vielen Bürogebäuden.
• Einkaufszentren. Stark frequentierte Handelsimmobilien steuern Störungen, Prüfungen und die Abstimmung mit Mietern an einem Ort.
• Einzelhandelsketten. Filialisten vereinheitlichen Instandhaltung und Reporting über Hunderte von Standorten.
• Logistik und Lager. Betreiber verwalten große Anlagen und länderübergreifende Portfolios mit einheitlichen Workflows.
• FM-Dienstleister. Dienstleister steuern mehrere Kundenverträge über eine Plattform, mit voller Transparenz für jeden Kunden.
• Property Management. Verwalter steuern Instandhaltung, Compliance und Mieterzufriedenheit in den betreuten Portfolios.

Nach Rolle

• Facility Manager steuern den täglichen Betrieb und koordinieren die Instandhaltung an einem oder mehreren Standorten.
• Objektleiter und Immobilienverantwortliche überwachen die Einhaltung gesetzlicher Pflichten und die langfristige Bestandsstrategie.
• Property Manager koordinieren Instandhaltung und Mieterbetreuung in den verwalteten Gebäuden.
• Eigentümer und Asset Manager verfolgen Wert, Leistung und Lebenszyklus der Immobilien im gesamten Portfolio.
• ESG-Beauftragte bündeln Energie-, CO₂- und Abfalldaten für das Reporting.
• Compliance-Beauftragte weisen die Einhaltung gesetzlicher Pflichten an jedem Standort nach.
• Dienstleister erbringen vertraglich vereinbarte Leistungen und berichten ihren Kunden darüber.
• Techniker erhalten, aktualisieren und erledigen Aufträge über eine mobile App.
• Mieter und Nutzer melden Anliegen und verfolgen deren Bearbeitung bis zur Lösung.

Die 5 besten CAFM-Softwarelösungen in Deutschland (2026)

Bei der Suche nach der passenden CAFM-Lösung hängt die Wahl davon ab, was die Software für die Bedürfnisse Ihrer Organisation leisten soll. Diese Auswahl beruht deshalb auf einheitlichen Kriterien und nicht auf Meinungen. Wir haben jede Plattform nach Funktionsspektrum, Marktpräsenz in Deutschland und im übrigen Europa, Benutzerfreundlichkeit und mobilem Zugriff, Integrationen, Dauer der Umsetzung, Qualität der Unterstützung und Skalierbarkeit über mehrere Standorte bewertet.

1. SINGU

SINGU ist eine All-in-one-Plattform für CAFM und CMMS, die Instandhaltung, Anlagen, Compliance und ESG in einem System vereint. Sie wurde für Gewerbeimmobilienportfolios mit mehreren Standorten in Europa entwickelt und eignet sich für Betreiber, die tiefes Instandhaltungsmanagement und umfassende Facility-Management-Prozesse an einem Ort wollen, statt mehrere Tools zusammenzustückeln.

Funktionen

SINGU vereint Arbeitsaufträge und geplante präventive Instandhaltung, Anlagenmanagement, Prüfungen, Compliance, Dienstleistermanagement, Lagerverwaltung, Mietererlebnis, CAPEX-Tracking und Reporting in einer Plattform. Über die IoT-Sensorintegration fließen Live-Gebäudedaten ein, und Power BI ermöglicht tiefere Analysen. Der Support umfasst ein SLA mit 99,9 % Verfügbarkeit und priorisierte Unterstützung rund um die Uhr. Die Plattform wird in großen Portfolios mit mehreren Standorten in Großbritannien und Europa eingesetzt.

Vorteile. All-in-one-CAFM und CMMS, starke Präsenz in Europa, GEFMA-444-Zertifizierung, KI-Funktionen, schnelle Umsetzung, umfassender Support. Nachteile. Am besten geeignet für Portfolios ab etwa zehn Standorten und daher weniger für einzelne kleine Objekte. Zum Zeitpunkt der Erstellung mit 4,9/5 auf Capterra bewertet.

2. Planon

Planon ist eine ausgereifte IWMS- und CAFM-Plattform für große, oft international tätige Unternehmen, die Immobilien, Arbeitsplätze und Facilities in einem System verwalten.

Funktionen

Module für Immobilien-, Flächen-, Arbeitsplatz- und Instandhaltungsmanagement sowie Energie und Nachhaltigkeit, mit Anbindung an ERP-Systeme.

Preise

Individuelle Enterprise-Preise, nicht öffentlich einsehbar.

Vorteile. Sehr breiter Funktionsumfang, große Stärken bei Unternehmensimmobilien und Mietvertragsmanagement. Nachteile. Komplex und kostenintensiv, mit längerer Einführungszeit. Zum Zeitpunkt der Erstellung mit 4,4/5 auf Capterra bewertet.

3. Spacewell

Spacewell ist eine belgische IWMS- und Smart-Building-Plattform der Nemetschek Group. Sie richtet sich an mittlere bis große Organisationen, die Arbeitsplatz, Anlagen und Energie datenbasiert steuern wollen.

Funktionen

Arbeitsplatz- und Flächenmanagement, Raumbuchung sowie Anlagen- und Instandhaltungsmanagement, ergänzt um IoT-Daten zu Belegung und Raumklima und ein KI-gestütztes Energiemanagement.

Preise

Individuelles Angebot, modular nach Standort oder Modul.

Vorteile. Starke IoT- und Energiekompetenz, von Verdantix als Leader im Bereich IWMS geführt. Nachteile. Eher Workplace-Lösung als operatives CAFM. Zum Zeitpunkt der Erstellung mit 4,6/5 auf Capterra bewertet.

4. Eptura (Archibus)

Eptura basiert auf der seit Jahrzehnten etablierten Plattform Archibus und konzentriert sich innerhalb eines breiten IWMS auf Flächen- und Arbeitsplatzmanagement.

Funktionen

Flächenplanung und Mietvertragsverwaltung, CAD- und BIM-Integration über AutoCAD und Revit sowie Instandhaltung und Anlagenverfolgung.

Preise

Individuelles Angebot pro Nutzer, Vertrieb über Partner.

Vorteile. Langjährige Erfahrung bei Flächen und CAD/BIM. Nachteile. Weniger Fokus auf operatives FM. Zum Zeitpunkt der Erstellung mit 4,3/5 auf Capterra bewertet.

5. IBM Maximo (TRIRIGA)

IBM Maximo Real Estate and Facilities ist die IWMS-Lösung von IBM für große Immobilienportfolios. Sie war lange als IBM TRIRIGA bekannt und ist heute Teil der Maximo Application Suite.

Funktionen

Facility Management, Flächen- und Portfoliomanagement, Mietvertragsverwaltung, Investitionsprojekte sowie Energie- und Nachhaltigkeitsmanagement in einer Plattform.

Preise

Individuelles Angebot über IBM oder Partner, nicht öffentlich einsehbar.

Vorteile. Weltweit bekannte Marke, sehr umfangreich und gut skalierbar für große Portfolios. Nachteile. Komplexe Einrichtung und aufwendige Einführung, eher für Großunternehmen geeignet.

So wählen Sie die richtige CAFM-Software aus

Die richtige CAFM-Software ist diejenige, die zur tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Teams passt, und nicht die mit der längsten Funktionsliste. Bevor Sie Anbieter vergleichen, lohnt sich eine einfache Checkliste. So bewerten Sie jede Lösung nach denselben Kriterien.

• Definieren Sie Ihren wichtigsten Bedarf. Beginnen Sie mit dem Problem, das Sie am dringendsten lösen müssen, ob reaktive Instandhaltung, Compliance oder Portfolio-Reporting. Ein klar definierter Bedarf verhindert, dass Sie für Module zahlen, die Sie nie nutzen, und hält den Vergleich fokussiert.
• Prüfen Sie die Schnittstellen. Stellen Sie sicher, dass sich die Plattform mit Ihren bestehenden Systemen verbinden lässt, etwa mit ERP, Finanzbuchhaltung und BI-Tools. Gute Integrationen verhindern, dass das CAFM-System zu einem weiteren Datensilo wird.
• Mobiler Zugriff für Techniker. Die Menschen, die die Arbeit erledigen, sitzen selten am Schreibtisch. Testen Sie deshalb die mobile App und nicht nur die Desktop-Ansicht. Ein starker mobiler Zugriff entscheidet oft darüber, ob ein System genutzt oder umgangen wird.
• Reporting über mehrere Standorte und das Portfolio. Wenn Sie mehr als ein Gebäude verwalten, prüfen Sie, ob Sie die Leistung des gesamten Portfolios an einem Ort sehen und vergleichen können. Ein Reporting, das nur Standort für Standort funktioniert, wächst nicht mit Ihnen mit.
• Unterstützung bei Anforderungen im DACH-Raum. Achten Sie darauf, dass die Plattform die gesetzlichen Pflichten aus der Betreiberverantwortung und die Prüfpfade abbildet, die Ihre Branche verlangt. Eine Zertifizierung nach GEFMA 444 zeigt zudem, dass die Software den Anforderungen des deutschen Marktes entspricht. Compliance, die im System verankert ist, ist weit sicherer als Compliance, die nebenher verfolgt wird.
• Gesamtkosten über drei Jahre. Schauen Sie über die Lizenzgebühr hinaus auf Implementierung, Schulung, Support und Zusatzmodule über drei Jahre. Eine günstigere Plattform mit hohem Konfigurationsaufwand kann am Ende teurer sein als eine Lösung mit höherem Listenpreis, die sofort einsatzbereit ist.
• Qualität von Umsetzung und Support. Fragen Sie, wie die Einführung abläuft, wie lange sie dauert und wie der Support nach dem Go-live aussieht. Die meisten gescheiterten CAFM-Projekte scheitern bei der Umsetzung und nicht an der Software selbst.
• Referenzen aus Ihrer Branche. Fragen Sie nach Kunden mit ähnlichen Portfolios und Herausforderungen und sprechen Sie mit ihnen. Ein Anbieter, der sich in Ihrer Branche bewährt hat, ist eine deutlich sicherere Wahl als einer mit beeindruckenden, aber fachfremden Referenzen.

Wer diese Checkliste durchgeht, sieht seine Shortlist meist von selbst schrumpfen. SINGU wurde für Gewerbeimmobilienportfolios mit mehreren Standorten in Europa entwickelt und ist nach GEFMA 444 zertifiziert. Damit passt es besonders gut zu Teams, die viele Standorte, strenge Compliance-Anforderungen und ein portfolioweites Reporting steuern.

CAFM-System einführen: Schritt für Schritt

Eine CAFM-Einführung gelingt am besten mit einem klaren, schrittweisen Vorgehen statt mit einer Umstellung auf einen Schlag. Hilfreich ist auch zu wissen, warum Einführungen scheitern, denn das größte Risiko ist nicht die Software. Rund 70 % der CMMS- und CAFM-Projekte geraten wegen mangelhafter Daten in Schwierigkeiten. Saubere, gut strukturierte Anlagendaten und eine sorgfältige Datenpflege sind daher weit wichtiger, als die meisten Teams erwarten. Eine gute Implementierung berücksichtigt das vom ersten Tag an. Die Experten-Implementierung von SINGU setzt dafür auf ein dokumentiertes Vier-Phasen-Modell, mit dem die meisten Kunden in rund 12 bis 16 Wochen vom Kick-off zum Go-live kommen.

Phase 1: Analyse (Woche 1–2)

In den ersten zwei Wochen geht es darum zu verstehen, wie Ihre Teams tatsächlich arbeiten. SINGU führt Interviews mit allen Beteiligten, erfasst Ihre bestehenden Prozesse und vereinbart einen Erfolgsplan, der festlegt, wie das Ziel aussieht, bevor die Konfiguration beginnt. Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, intern eine verantwortliche Person für die Einführung zu benennen. Projekte kommen schneller voran, wenn eine Person die Koordination auf Kundenseite übernimmt.

Phase 2: Implementierung (Woche 3–8)

Danach folgt der Aufbau. SINGU konfiguriert die Plattform passend zu Ihren Workflows, richtet Schnittstellen zu Ihren bestehenden Systemen ein und migriert Ihre Anlagen- und Instandhaltungsdaten. So starten Sie auf einer sauberen, strukturierten Grundlage. Wer die Daten an dieser Stelle richtig aufsetzt, vermeidet die Probleme, an denen später so viele Projekte scheitern.

Phase 3: Schulung und Abnahme (Woche 8–12)

Sobald die Plattform bereit ist, rücken die Menschen in den Fokus. Rollenbasierte Schulungen machen jedes Team sicher in den Bereichen, die es nutzt. Abnahmetests bestätigen vor dem Go-live, dass das System so funktioniert, wie Ihre Teams es brauchen. Klare Kommunikation während dieser Phase macht aus einem neuen Tool eine neue Gewohnheit, sodass Teams das System nutzen statt es zu umgehen.

Phase 4: Erfolg und Wachstum (ab Woche 12)

Nach dem Go-live verlagert sich die Arbeit auf Akzeptanz und Mehrwert. SINGU beobachtet, wie Teams die Plattform nutzen, und führt quartalsweise Reviews durch, um die Ergebnisse laufend an Ihre veränderten Anforderungen anzupassen.

Typische Fehler bei der Einführung und wie Sie sie vermeiden

Die meisten CAFM-Projekte, die ins Stocken geraten, scheitern an denselben wenigen Gründen, und alle lassen sich vermeiden. Der wichtigste ist eine schlechte Datenqualität. Deshalb ist die frühe Migration sauberer, strukturierter Anlagendaten wichtiger als jede einzelne Funktion. Ein weiterer Grund ist eine fehlende Verantwortlichkeit. Eine intern benannte Projektleitung sorgt dafür, dass Entscheidungen vorankommen, statt zwischen Teams hängen zu bleiben. Hinzu kommt mangelnde Kommunikation, denn eine Plattform schafft erst dann Mehrwert, wenn Menschen sie tatsächlich nutzen. Das hängt von Schulung und Akzeptanz ab und nicht allein von der Technologie. Der letzte Grund ist ein unterschätzter Aufwand. Wer die Einführung als echtes Projekt mit eingeplanter Zeit und festen Ressourcen behandelt und nicht als Nebenaufgabe, sorgt für einen reibungslosen Start statt eines stockenden.

Dieser schrittweise Ansatz vom Pilotprojekt bis zum vollen Rollout soll den Nutzen früh belegen und dann ausweiten. Die meisten Teams erreichen innerhalb von 60 Tagen eine Nutzerakzeptanz von 85 %, und Kunden amortisieren ihre Investition in der Regel nach rund 7 Monaten. Auch auf Portfolioebene trägt das Modell, denn 76 % der Enterprise-Kunden weiten SINGU innerhalb von 24 Monaten auf weitere Teile ihres Bestands aus.

Die Lehre aus alldem ist einfach. Eine CAFM-Einführung ist eigentlich kein IT-Projekt, sondern eine Veränderung der täglichen Arbeitsweise von Facility-Management-Teams. Die Software ist wichtig, doch saubere Daten, eine klare Verantwortlichkeit und sichere Nutzer sind es genauso. Wer das richtig macht, für den ist die Plattform nicht mehr nur ein eingeschaltetes System, sondern die Art und Weise, wie der gesamte Betrieb läuft.

Die Zukunft von CAFM: KI, IoT und digitale Zwillinge

In einer Welt, in der Gebäude immer stärker vernetzt sind, verändert sich auch die Rolle von CAFM. Das System entwickelt sich vom Erfassen dessen, was bereits passiert ist, hin zur Vorhersage dessen, was als Nächstes passiert. Einige Trends treiben diesen Wandel an. Predictive Maintenance ersetzt feste Wartungsintervalle. Statt Anlagen nach Kalender zu warten, nutzen Teams Zustandsdaten, um kurz vor einem Ausfall einzugreifen. Das verringert Ausfallzeiten und verlängert die Lebensdauer der Anlagen. Gleichzeitig liefern IoT-Sensoren den CAFM-Systemen Live-Daten zu Temperatur, Belegung, Energieverbrauch und Anlagenzustand. Aus einem statischen Anlagenverzeichnis wird so ein Echtzeitbild des Gebäudes. Auch KI automatisiert manuelle Aufgaben im Facility Management, vom Erstellen und Zusammenfassen von Tickets bis zum Erkennen von Mustern in Instandhaltungs- und Kostendaten, die einem Menschen entgehen würden.

Dahinter stehen zwei größere Entwicklungen. Digitale Zwillinge bilden ein Gebäude und seine Systeme virtuell ab, sodass Teams Szenarien testen und Arbeiten planen können, bevor sie die physische Anlage berühren. Allerdings ist das noch ein branchenweiter Trend im frühen Stadium und keine Standardfunktion. Gleichzeitig wachsen CAFM und IWMS weiter zusammen. Plattformen ergänzen Analysen und Intelligenz auf Portfolioebene, und die Grenze zwischen operativem Facility Management und Arbeitsplatzmanagement auf Unternehmensebene verschwimmt.

Wie SINGU KI und IoT einsetzt

SINGU ist als KI-gestützte CAFM-Plattform aufgebaut und macht Automatisierung zu einem Teil der täglichen Arbeit. SINGU AI übernimmt die manuellen Aufgaben, die Facility-Management-Teams ausbremsen. Die Lösung erstellt Tickets, schreibt Auftragszusammenfassungen und erfasst Anlagendaten automatisch. Der AI Report Reader geht noch weiter. Er liest Dokumente und Berichte und wandelt sie in strukturierte Daten um, mit denen Ihr Team direkt arbeiten kann. Darüber hinaus ist SINGU mit IoT-Sensoren verbunden und holt Live-Messwerte von Anlagen und Räumen in die Plattform. So sehen Facility-Management-Teams in Echtzeit, was im gesamten Bestand passiert, statt es erst im Nachhinein zu erfahren.

Routineaufgaben im Facility Management mit SINGU AI automatisieren

SINGU AI erstellt Tickets, generiert Auftragszusammenfassungen und erfasst Anlagendaten automatisch. Der AI Report Reader wandelt Prüfberichte in Entwürfe für Arbeitsaufträge um, und jeder Entwurf wird von Ihrem Team geprüft, bevor er umgesetzt wird.

Mehr erfahren

Fallstudie: M2C

Wie ein CAFM-System Facility Management über Ländergrenzen hinweg vereinheitlicht, zeigt M2C, ein international tätiger Anbieter von Integrated Facility Management.

Herausforderung

M2C betreut Hunderte Standorte für unterschiedliche Kunden in mehreren europäischen Ländern, darunter Tschechien, Rumänien und die Niederlande. Facility Manager und Standortverantwortliche arbeiteten in jedem Land mit eigenen, nicht verbundenen Systemen oder sogar mit manuellen Prozessen. Kunden wie LKQ koordinierten Hunderte Subunternehmer in ganz Europa, was Kostenkontrolle und Qualitätssicherung erschwerte. Gleichzeitig fehlte die Transparenz über Serviceanfragen, die Leistung der Dienstleister und den Betrieb vor Ort. Jede Expansion in ein neues Land erforderte zudem lokale Sprachversionen und anpassbare Workflows.

Lösung

M2C hat die CAFM-Plattform von SINGU als mehrsprachiges, länderübergreifendes System eingeführt. Ein zentrales Ticketsystem bündelt alle Serviceanfragen und die Kommunikation zwischen den Beteiligten. Das Prüfmodul vereinheitlicht Objektprüfungen in allen Regionen, sodass überall dieselben Qualitätsstandards gelten. Das Anlagenmodul schafft Transparenz über die Instandhaltung, unterstützt das Lebenszyklusmanagement und verringert Ausfallzeiten. Als nächsten Schritt prüft M2C den Einsatz des ESG-Moduls für die Fernablesung von Zählern und das Nachhaltigkeitsreporting.

60 bis 70 %

Zeitersparnis bei operativen Aufgaben durch zentrales Ticketing und automatisierte Workflows

500 bis 600 Standorte

von Amsterdam bis Bukarest auf einer Plattform

4 Länder

steuert der Kunde LKQ heute zentral aus einer einzigen Hauptverwaltung

Weniger Personalaufwand

für den Betrieb, was M2C wettbewerbsfähigere Preise für seine Kunden ermöglicht

Schnellere Rollouts

weil M2C neue Implementierungen heute eigenständig umsetzt und bewährte Vorlagen wiederverwendet

Kundenstimme

„Ich mag SINGU, weil ich das System überall und für alle einführen kann. Ich kann eine Verkäuferin genauso schulen wie einen CEO, und jeder weiß genau, was zu tun ist. So wird die Verwaltung Hunderter Standorte in ganz Europa nicht nur möglich, sondern auch effizient.“

Jakub Turek, Head of International Operations & CAFM Systems bei M2C

Fazit

Facility Management über mehrere Standorte muss heute nicht mehr verstreute Daten, manuelle Compliance und ein Reporting bedeuten, das die halbe Woche frisst. Ein CAFM-System bündelt Instandhaltung, Anlagen, Flächen, Compliance und ESG-Reporting in einer Plattform. Facility Manager und Immobilienverantwortliche erhalten so die Transparenz und Kontrolle, um proaktiv statt reaktiv zu arbeiten.

Wenn Sie Gewerbeimmobilien in großem Umfang im DACH-Raum und in Europa verwalten, ist SINGU unsere Empfehlung. Die KI-gestützte Plattform für CAFM und CMMS vereint Instandhaltung, Compliance und Reporting in einem System, ist nach GEFMA 444 zertifiziert und bringt Teams in rund 12 bis 16 Wochen zum Go-live. Das Ergebnis sind schnellere Abläufe, stärkere Compliance und verlässliche Daten für das gesamte Portfolio.

SINGU Team

#PROptechTEAM