Die Umgestaltung des Immobilienmanagements bei BCHC mit SINGU

Auf einen Blick

Einleitung

Der Birmingham Community Healthcare NHS Foundation Trust (BCHC) ist einer der größten kommunalen Gesundheitsdienstleister Großbritanniens und verwaltet ein komplexes Immobilienportfolio an mehreren Standorten. Als der bestehende CAFM-Vertrag zur Verlängerung anstand, sah der Trust darin eine Chance, nicht nur die Software zu ersetzen, sondern auch die Arbeitsweise seiner Immobilien- und Facility-Teams zu modernisieren, die Effizienz zu steigern, die Compliance zu stärken und eine moderne digitale Plattform zu etablieren – und dabei den unterbrechungsfreien Support für die klinischen Dienstleistungen an vorderster Front aufrechtzuerhalten.

In Zusammenarbeit mit Micad by SINGU führte der BCHC als erste NHS-Organisation in Großbritannien die SINGU-CAFM-Plattform ein und leistete damit Pionierarbeit für die nächste Generation des NHS-Immobilienmanagements.

Herausforderung

Die Immobilien- und Facility-Management-Teams des NHS müssen sichere, vorschriftsmäßige und effiziente Immobiliendienstleistungen erbringen und gleichzeitig die wachsende operative Komplexität bewältigen. Neben der reaktiven Instandhaltung und der geplanten vorbeugenden Instandhaltung (PPM) sind sie für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, das Anlagenmanagement, die Überwachung von Auftragnehmern, die Investitionsplanung und die Leistungsberichterstattung verantwortlich – und das alles, ohne die Patientenversorgung zu beeinträchtigen.

BCHC benötigte eine Lösung, die Folgendes leisten konnte:

• die veralteten Immobilienprozesse modernisieren
• die betriebliche Effizienz zu verbessern
• die Compliance und Governance stärken
• Bessere Berichterstattung und Business Intelligence gewährleisten
• den manuellen Verwaltungsaufwand reduzieren
• Verbesserung der Qualität der Anlagendaten
• Gewährleistung der Geschäftskontinuität während der gesamten Implementierung

„Wir wollten nicht einfach nur unser CAFM-System ersetzen. Es handelte sich um eine strategische Investition, die auf unser zukünftiges Betriebsmodell und die Ziele des 10-Jahres-Plans des NHS abgestimmt war. Wir wollten eine Plattform, die die Immobilienverwaltung vereinfacht, die Qualität unserer Daten verbessert und eine bessere Entscheidungsfindung im gesamten Trust ermöglicht. In Zusammenarbeit mit dem Micad by SINGU-Team haben wir die Plattform auf die Compliance-, Sicherheits- und Betriebsanforderungen unserer NHS-Umgebung zugeschnitten. SINGU gab uns die Gewissheit, dass wir in die Zukunft unserer Immobilienverwaltung investieren und nicht nur die Vergangenheit ersetzen“,

sagt Phil Budd, Leiter der Immobilienverwaltung bei BCHC.

Implementierung

BCHC betrachtete die Implementierung als Chance zur Modernisierung des Immobilienbetriebs und nicht nur als einfachen Austausch seines CAFM-Systems.

Das Programm wird in sorgfältig abgestuften Phasen durchgeführt, um Risiken zu minimieren und die klinischen Dienste ohne Unterbrechung weiter zu unterstützen. Es umfasst Datenmigration, Anwendertests, gezielte Schulungen, Superuser-Champions und fortlaufende Hypercare, um einen reibungslosen Übergang zur neuen Plattform zu gewährleisten.

Dieser kooperative Ansatz hilft dem BCHC dabei, das Immobilienmanagement zu modernisieren, gleichzeitig die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten und den Anwendern das Vertrauen zu geben, neue Arbeitsweisen anzunehmen.

„Die Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität während der gesamten Umsetzung ist unerlässlich. Ebenso wichtig ist es, sicherzustellen, dass unsere Mitarbeiter sich im Umgang mit der neuen Plattform sicher fühlen. Die schrittweise Einführung, maßgeschneiderte Schulungen, die Unterstützung durch unsere Superuser-Champions und die hervorragende Hypercare durch das Micad by SINGU-Team sorgen dafür, dass der Übergang weitaus reibungsloser verläuft, als wir erwartet hatten“,

sagt Zeeshan Qureshi, EBME & Estates Officer bei BCHC.

Umfang

Durch den Ersatz zahlreicher manueller Prozesse durch eine einzige vernetzte Plattform unterstützt SINGU das BCHC bei der Modernisierung des Liegenschaftsbetriebs durch Automatisierung, Echtzeit-Einblicke und KI-gestützte Entscheidungsfindung. Indem Instandhaltung, Anlagen, Compliance und Berichterstattung in einem intelligenten System zusammengeführt werden, verbessert der Trust die Transparenz, reduziert den Verwaltungsaufwand und steigert die betriebliche Effizienz.

Intelligentes Instandhaltungsmanagement

Reaktive Instandhaltung, PPM-Planung und automatisierte Arbeitszuweisung verbessern die Reaktionszeiten und die Produktivität der Mitarbeiter und reduzieren gleichzeitig den manuellen Verwaltungsaufwand.

Anlagenlebenszyklus-Management

Ein zentralisiertes Anlagenregister dient als zentrale Informationsquelle für die Immobilienbestände und unterstützt die Lebenszyklusplanung, Investitionsentscheidungen und die Einhaltung von Vorschriften.

Governance und Compliance

Rollenbasierte Berechtigungen, das Management von Auftragnehmern, digitale Prüfpfade und Workflows zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften stärken die Governance, verbessern die Rechenschaftspflicht und vereinfachen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Berichterstattung & Business Intelligence

Integrierte Power BI-Dashboards bieten Betriebs- und Führungsteams Leistungsübersichten in Echtzeit für schnellere und fundiertere Entscheidungen.

Strategisches Immobilienmanagement

Kapitalplanung, Lieferantenmanagement, ESG-Berichterstattung und die portfolioweite Leistungsüberwachung unterstützen die langfristige Immobilienstrategie.

Integrierte KI

KI wird in die alltäglichen Immobilien-Workflows integriert und automatisiert die Erstellung von Tickets, Arbeitsaufträgen und die Erfassung von Anlagendaten. Vorausschauende Instandhaltung hilft dabei, potenzielle Ausfälle zu erkennen, bevor sie auftreten, sodass Teams früher eingreifen, Ausfallzeiten reduzieren und die Zuverlässigkeit der Anlagen verbessern können.

Ergebnisse

Obwohl die Umsetzung noch im Gange ist, verzeichnet BCHC bereits messbare Verbesserungen bei Produktivität, Compliance und betrieblicher Leistung, wobei im Zuge der weiteren Einführung weitere Vorteile erwartet werden.

Betriebliche Vorteile

• Bis zu 40 % schnellere Behebung bei der reaktiven Instandhaltung
• 25–50 % Verbesserung der PPM-Compliance
• Bis zu 50 % weniger servicebezogene Beschwerden
• 85 % weniger manueller Verwaltungsaufwand

Finanzielle Vorteile

• Bis zu 33 % weniger Wartungskosten
• Prognostizierte Kapitalrendite von 500 % über drei Jahre
• Unterstützt die Umsetzung des Kostensenkungsprogramms (CIP) des Trusts

„In unserem Helpdesk zählt jede Sekunde. SINGU hilft uns bereits dabei, schneller und intelligenter zu arbeiten. Im Zuge der weiteren Einführung werden die automatisierte Aufgabenzuweisung und ein effizienteres Ticketmanagement den Verwaltungsaufwand noch weiter reduzieren, sodass wir mehr Zeit für die Unterstützung der Dienstleistungen an vorderster Front aufwenden können“,

Dawn Clarke, Helpdesk-Managerin bei BCHC.

Das Projekt bot zudem die Gelegenheit, die Datenqualität zu verbessern, veraltete Anlagen zu entfernen, Prozesse zu standardisieren und eine stärkere operative Steuerung zu etablieren.

Ausblick

Als erste NHS-Organisation in Großbritannien, die SINGU implementiert hat, arbeitet BCHC weiterhin partnerschaftlich mit Micad by SINGU zusammen, um die Plattform weiterzuentwickeln und ihre Nutzung im gesamten Trust auszuweiten.

In zukünftigen Phasen werden die KI-gestützte Automatisierung weiter ausgebaut, die Berichtsfunktionen verbessert und der Immobilienbetrieb weiter optimiert.

Das Programm schafft eine Blaupause, an der sich andere NHS-Organisationen bei der Modernisierung ihres Immobilienmanagements orientieren können.

Fazit

Der Birmingham Community Healthcare NHS Foundation Trust zeigt, wie eine CAFM-Implementierung zum Katalysator für eine umfassendere Transformation des Immobilienmanagements werden kann. Durch sorgfältige Planung, enge Zusammenarbeit und eine starke Fokussierung auf die Menschen modernisiert der Trust sein Immobilienmanagement, stärkt gleichzeitig die Compliance, verbessert die Effizienz und schafft eine Grundlage für kontinuierliche Verbesserung.

Als erste NHS-Organisation in Großbritannien, die SINGU implementiert hat, trägt der BCHC dazu bei, die Zukunft des digitalen Immobilienmanagements mitzugestalten, und zeigt, was möglich ist, wenn Technologie, Menschen und Prozesse zusammenkommen.

„Der BCHC hat dies als echtes Transformationsprogramm und nicht als reine Software-Implementierung angegangen. Ihre kooperative Einstellung und ihre Innovationsbereitschaft haben sie zu einem hervorragenden Partner gemacht, und gemeinsam tragen wir dazu bei, die Zukunft des digitalen Immobilienmanagements im gesamten NHS zu gestalten“,

sagt Jack Heappey, Account Executive bei Micad by SINGU.

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